Wyobraź sobie sytuację, gdy potrzebujesz stworzyć raport. Patrzysz na źródła danych i co widzisz? Liczba źródeł jest naprawdę duża, a w dodatku każde z tych źródeł jest zapisane w innym formacie. I tak mamy plik Excela, dane w SQL Serverze, pliki tekstowe, plik na SharePoint, dane przechowane w Azure i jeszcze na dodatek kurs wymiany walut ze strony internetowej. Na pewno zastanawiasz się jak do tego podejść. Pierwsze co przychodzi na myśl to sporo pracy i jak sprowadzić te wszystkie dane do jednego formatu tak żeby dały się w szybki i prosty sposób analizować?

Odpowiedzią na te pytania będzie Power BI. W programie możesz wykorzystać szereg źródeł danych, wystarczy że wybierzesz odpowiedni ich typ. Po załadowaniu danych do raportu, możesz je przeglądać jako tabele niezależnie od pierwotnego źródła. Pochodzenie źródła jest tylko ważne w momencie gdy łączymy się z plikiem. Brzmi super? I rzeczywiście takie jest. Więcej o Power Query przeczytasz w mojej książce. Power BI w praktyce. Przejdź na wyższy poziom analizy danych.
 

Jak przejść dalej? Skoro mamy już potrzebne dane w raporcie to chcielibyśmy je ze sobą połączyć. Jeśli korzystalibyśmy z Excela, pewnie użylibyśmy funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO. Jak działa to w przypadku Power BI? Odpowiedzią na to pytanie będzie wykorzystanie relacji. Po uruchomieniu Power BI Desktop, możesz zobaczyć z lewej strony, różne typy widoków. Widzisz widok raportu, widok tabeli, widok relacji. I właśnie ten ostatni będzie nas interesował. W widoku relacji, zobaczysz widok wszystkich tabel, które zostały dodane do raportu. Jeśli nie istnieją żadne połączenia między nimi, będą się wyświetlały jako pojedyncze tabele bez żadnych linii między nimi. Może się zdarzyć że Power BI sam wykryje relację, wtedy zobaczysz linie łączące 2 tabele. Jeśli chcesz stworzyć relację, między tabelami wystarczy wskazać część wspólną, jaka występuje w obu tabelach i zatwierdzić. Relacje, które Power BI bardzo lubi to wiele do jednego lub jeden do wielu. Dlaczego? Ponieważ jednoznacznie jesteśmy wstanie przypisać wartość. Wtedy jedna tabela posiada powtarzające się wartości, a druga zawiera unikalne. Jeśli w Twoim raporcie próbujesz zrobić relację między tabelami i widzisz, że Power BI przypisał relacje wiele do wielu, to znaczy że nie można przypisać jednoznacznie wartości.
 

Co zrobić w takim przypadku? Warto wspomnieć o kolejnym ważnym pojęciu jakim jest tworzenie kluczy. Załóżmy, że analizujesz dane finansowe i numer faktury w danym kraju jest unikalny, ale w innych krajach też może wystąpić. Najlepiej wtedy stworzyć unikalny klucz, który będzie kombinacją kodu kraju oraz numeru faktury. Dzięki temu w nowoutworzonej kolumnie będziemy mieli unikalne rekordy. Czasem stworzenie klucza, wymaga połączenia więcej niż dwóch kolumn. Sprawdź jak to wygląda w Twoich danych.

 

Dobrze, ale co nam daje stworzenie relacji pomiędzy tabelami? Jak wykorzystać ten fakt?  Relacje to bardzo ważny temat w Power BI. Umożliwiają łączenie danych, które w podejściu Excela najczęściej byłyby dodane wykorzystując właśnie WYSZUKAJ.PIONOWO. Relacje nawiązujemy jednorazowo, podczas tworzenia raportu. W momencie dodania nowych danych do źródeł, wystarczy zaktualizować raport i wszystkie informacje też będą dodane. Nie ma wtedy konieczności ręcznego przeciągania formuł i pamiętaniu o sprawdzeniu ścieżek. Relacje nie tylko skracają czas, ale też umożliwiają sprawne korzystanie z raportu. Możesz połączyć wiele danych ze sobą i potem korzystać z tych połączeń tworząc wizualizacje.
 

Dla przykładu – załóżmy że masz tabelę z zamówieniami i oddzielną ze zwrotami. W obu tabelach widzimy numer zamówienia i datę. Jeśli stworzymy relację będziemy mogli pokazać w jednej tabeli lub na wykresie, ile danego dnia było zamówień złożonych i ile zwróconych. Wszystko jest możliwe właśnie dzięki relacji.
 

W podstawowych raportach, najczęściej mamy jedną tabelę z danymi transakcyjnymi – tabelę faktów oraz tabele wymiarów – które przechowują np. kalendarz, przypisanie przedstawicieli handlowych, święta. W takim układzie mamy do czynienia z modelem gwiazdy, gdzie tabele wymiarów uzupełniają informacje w tabeli faktów.
 

W bardziej skomplikowanych raportach, posiadamy wiele tabel faktów. Wtedy kluczowe staje się dobre zaplanowanie relacji i przemyślenie w jaki sposób później chcemy z tych danych korzystać.
 

Brzmi ciekawie? Więcej opisuję w książce – Power BI w praktyce. Przejdź na wyższy poziom analizy danych. Zachęcam do sięgnięcia do tej pozycji.