Mark Woods, Trapper Woods

Zaatakuj swój dzień, zanim on zaatakuje Ciebie!

Sprytne zarządzanie czasem w biznesie i na co dzień

Tytuł oryginału: Attack Your Day!: Before It Attacks You

Tłumaczenie: Arkadiusz Romanek

ISBN: ePub: 978-83-246-8808-1, Mobi: 978-83-246-8809-8

Authorized translation from the English language edition: Attack Your Day!: Before It Attacks You; ISBN 0133352854; by Mark Woods, Trapper Woods; published by Pearson Education, Inc, publishing as FT Press.

Copyright © 2013 by Pearson Education

All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, recording or by any information storage retrieval system, without permission from Pearson Education Inc.

Polish language edition published by HELION S.A.. Copyright © 2014.

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji.

Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi bądź towarowymi ich właścicieli.

Autor oraz Wydawnictwo HELION dołożyli wszelkich starań, by zawarte w tej książce informacje były kompletne i rzetelne. Nie biorą jednak żadnej odpowiedzialności ani za ich wykorzystanie, ani za związane z tym ewentualne naruszenie praw patentowych lub autorskich. Autor oraz Wydawnictwo HELION nie ponoszą również żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w książce.

Drogi Czytelniku!

Jeżeli chcesz ocenić tę książkę, zajrzyj pod adres

http://onepress.pl/user/opinie/zaatak_ebook

Możesz tam wpisać swoje uwagi, spostrzeżenia, recenzję.

Wydawnictwo HELION

ul. Kościuszki 1c, 44-100 GLIWICE

tel. 32 231 22 19, 32 230 98 63

e-mail: onepress@onepress.pl

WWW: http://onepress.pl (księgarnia internetowa, katalog książek)

- Poleć książkę

- Kup w wersji papierowej

- Oceń książkę

- Księgarnia internetowa

- Lubię to! » nasza społeczność

Rozdział 1. Liczą się działania! Zegar nie dyktuje warunków. Nie bądź niewolnikiem czasu

Przeczytałeś wszystkie najlepiej sprzedające się książki na temat zarządzania czasem i efektywności. Na początku wydawało Ci się nawet, że chwyciłeś byka za rogi. Te książki są naprawdę dobre! Mimo to nie udało Ci się wdrożyć w życie, drogi Czytelniku, zawartych w nich wskazówek albo też udawało Ci się to tylko przez krótki czas, bo w pewnym momencie stwierdziłeś, że tylko bardziej komplikują i tak już nieźle skomplikowany świat. Trudno zapamiętać te wszystkie reguły i umiejętności, nie mówiąc już o ich zastosowaniu! Problem z niektórymi ze znanych strategii zarządzania czasem polega na tym, że wiele z nich nie pasuje do dzisiejszej wysokiej intensywności życia w szybko zmieniającym się otoczeniu, w świecie, w którym trzeba wykazać się umiejętnością dotrzymywania kroku i szybkiego reagowania.

Dzisiaj potrzebujemy natychmiastowych, elastycznych i… po prostu dziecinnie prostych rozwiązań, które pomogą nam zręczniej nawigować w nurcie czasu, jakim dysponujemy.

Czy istnieje łatwiejszy sposób radzenia sobie z wyzwaniami stawianymi przed współczesnym człowiekiem w tym pełnym chaosu świecie? Uważamy, że tak!

Teraz wiesz już, w czym tkwi problem: zmieniły się czasy. Nie chodzi o to, że zmienił się „czas” jako taki. Nie. Nic z tych rzeczy. Zmieniło się otoczenie, w którym żyjemy. To nie tak, że nie mamy wystarczająco dużo czasu — mamy go wszak tyle samo co zawsze i tyle samo będziemy go mieli w przyszłości.

Problem polega na tym, że w ten sam odcinek czasu, jaki mamy do swojej dyspozycji na tym świecie, musimy wcisnąć więcej wydarzeń i aktywności. Po części wynika to z rozwoju technologii, pojawienia się internetu i oczekiwań, aby dysponując mniejszymi zasobami, dokonać czegoś więcej. Jesteśmy online 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 365 dni w roku. Wszyscy ciągle czegoś od nas chcą, a my prawie nigdy nie mamy szansy, by spokojnie złapać oddech. W taki to właśnie sposób staliśmy się „sprężarkami życia”, starając się skompresować nierealistyczną liczbę zdarzeń w naszym codziennym minutowym przydziale czasu.

Wszystko to spowodowało zmianę paradygmatu. Paradygmat to pewien wzór sposobu myślenia. Dawniej umieliśmy oddzielić pracę i życie osobiste wyimaginowaną linią wyznaczającą granicę. Dla większości z nas takie rozwiązanie dziś już się nie sprawdza. W przypadku pewnej grupy ludzi nigdy się nie sprawdzało. Wynikało to po prostu z tego, że życie ludzi z tej grupy było zbyt skomplikowane. Kiedy oddzielamy pracę i życie osobiste, tworząc jakąś sztuczną granicę tych dwóch sfer życia, stawiamy je w opozycji do siebie. A to sprawia, że znajdujemy się pod coraz większą presją. Mamy poczucie winy niezależnie od tego, na którą sferę życia zwracamy akurat baczniejszą uwagę.

W nowym paradygmacie mamy spojrzeć na naszą pracę i życie osobiste jak na całość — życie zawodowe i osobiste zintegrowane w ciągu 24 godzin dnia.

Być może wyda Ci się, że taka integracja jest czymś niepożądanym. Może nawet uznasz, że coś takiego wygląda jak ostatni gwóźdź do trumny równowagi pomiędzy pracą a życiem osobistym. Bo czyż taka równowaga nie oznacza równego podziału? To znaczy równego dzielenia czasu między pracę a życie prywatne? Nie! Takie rozważania są efektem przywiązania do starego sposobu myślenia.

Dzisiaj słowo równowaga ma inne znaczenie. Chodzi w nim o utrzymywanie równowagi w morzu zmian. A coś takiego wymaga gibkosprytu. No dobrze… Nie śmiej się. Właśnie wymyśliliśmy to słowo. Chyba jednak zgodzisz się, że ten termin ma sens! Gibkospryt aktywności to zdolność adaptacyjna, umiejętność przystosowania się do zmian zachodzących w ciągu dnia, z jednoczesną umiejętnością unikania sytuacji, w których uginamy się pod ciężarem rzeczywistości. Gibkospryt to realizowanie codziennych zadań przy zachowaniu maksymalnej elastyczności. Jak mawiał James Ballard: „Musimy nauczyć się tańczyć nawet wtedy, gdy ktoś wyciąga nam dywan spod nóg”.

Chcąc opanować (wprost) dziecinnie łatwą nową metodę zarządzania czasem, najpierw musisz się nauczyć „nowych kroków” wspominanego przez Ballarda tańca. Zacznij od poznania i zaakceptowania prostych, ale znaczących różnic w nowym paradygmacie czasu.

Przedstawimy Ci teraz kilka stwierdzeń podkreślających różnice pomiędzy nowym i starym paradygmatem. Zaakceptowanie nowych sposobów zarządzania czasem pozwoli Ci poczuć się odrobinę pewniej w otaczającym Cię chaosie.

Stary paradygmat: równowaga oznacza równy podział czasu pomiędzy pracę a życie prywatne.

Nowy paradygmat: równowaga to umiejętne balansowanie na morzu zmian.

Stary paradygmat: akcent położony na wielozadaniowość.

Nowy paradygmat: podkreślenie roli zmienności zadań. Zajmowanie się przez całą dobę na zmianę pracą i życiem prywatnym tak, że zapewnione jest pełne zadowolenie z efektów w obu sferach życia.

Stary paradygmat: praca jest maratonem z długimi godzinami ciężkiej pracy i nieodpowiednio krótkim czasem odpoczynku.

Nowy paradygmat: praca jest podzielona na serię sprintów przetykanych czasem satysfakcjonującego odpoczynku. Kluczowym elementem decydującym o osiągnięciu maksymalnej wydajności jest odpowiednie zarządzanie energią (źródło: The Power of Full Engagement Jima Loehra i Tony’ego Schwartza[1]).

Stary paradygmat: ograniczona dostępność pracownika po godzinach.

Nowy paradygmat: osiągalność pracownika po godzinach staje się standardem dzięki nowym technologiom.

Stary paradygmat: stałe dzienne harmonogramy i plany zajęć.

Nowy paradygmat: elastyczne harmonogramy i plany zajęć nie są wykute w kamieniu.

Stary paradygmat: do pracy można „zasiąść” i ją wykonać.

Nowy paradygmat: praca ma formę ciągłą, rzadko daje się ją wykonać w całości.

Stary paradygmat: jedno narzędzie zarządzania czasem stanowi kompletny system.

Nowy paradygmat: kompletny system tworzy wiele współistniejących narzędzi. Używamy zarówno papieru, jak i danych w formie elektronicznej.

Stary paradygmat: aktywności organizowane według zegara.

Nowy paradygmat: o priorytecie działań decydują: potrzeby, poziom praktyczności, wydajność i spontaniczność. Innymi słowy: podejmujemy określone działania wtedy, gdy mają najwięcej sensu, a nie na podstawie tego, co „mówi” nam zegar.

Stary paradygmat: wydajność ocenia się na podstawie liczby godzin spędzonych w biurze.

Nowy paradygmat: wydajność ocenia się na podstawie efektywności wykonanej pracy.

Chcielibyśmy jeszcze raz podkreślić, że czas się nie zmienił. Nadal liczymy upływający czas, korzystając z tego samego kalendarza i zegara. I nadal upływający czas definiuje się na podstawie występowania po sobie różnych zdarzeń. Zdarzeniem jest coś, cokolwiek, co ma miejsce. W tej grupie są ludzkie aktywności: to podstawowe cegiełki, dzięki którym tworzymy projekt życia w jakości, której pragniemy.

Rządzą aktywności

W nowym paradygmacie zegar nie rządzi światem. Najważniejsze są aktywności. Jeśli szukasz łatwiejszego sposobu zarządzania czasem, nie masz innego wyjścia jak tylko stać się skutecznym menedżerem aktywności.

Przyjrzyjmy się bliżej naturze aktywności opisanej w książce Tick Tock! Who Broke the Clock? — Solving the Work-Life Balance Equation autorstwa dr. Williama A. Guillory’ego i Trappera Woodsa.

Aktywność to coś, co robimy. Nawet spanie jest aktywnością. Od dnia, gdy wydaliśmy z siebie pierwsze tchnienie życia, aż do ostatniego oddechu — przez cały czas podejmujemy różne działania. Gdyby zastanowić się nad charakterem aktywności, można stwierdzić, że wśród działań da się wyróżnić pewne kategorie. Można je podzielić na:

- fizyczne,

- umysłowe,

- nieświadome,

- o długim czasie trwania,

- o krótkim czasie trwania.

Aktywności nigdy nie są neutralne

Pewne długotrwałe działania mogą przynosić bardzo niewielkie konsekwencje. Z kolei niektóre krótkotrwałe aktywności mogą mieć poważne konsekwencje. Najważniejsze jest, aby zrozumieć, że aktywności nigdy nie mają neutralnego charakteru. Przynoszą nam korzyści albo straty — zmieniają jakość naszego życia na lepsze albo na gorsze. Poniższe stwierdzenia dobrze ilustrują tę tezę:

- Działania zgodne z tym, co uważamy za cenne, dają nam większą satysfakcję niż inne.

- Działania kreatywne podejmowane kolejno mogą doprowadzić do osiągnięcia pożądanego wyniku lub celu.

- Negatywne działania powtarzane w kółko mogą równie negatywnie wpływać na nasze samopoczucie.

- Powtarzane działania pozytywne mogą nas uczynić silniejszymi i poprawić nasze samopoczucie.

- Działania powtarzane regularnie stają się nawykami. Nawyki mogą być naszym największym błogosławieństwem lub najgorszą zmorą.

- Gdy decydujemy się na wykonywanie pewnych działań, możemy jednocześnie wykluczać inne. Tu rzecz sprowadza się do wyboru.

- Możemy zmienić jakość naszego życia poprzez zmianę podejmowanych aktywności.

- Doświadczamy w pełni aktywności, gdy możemy się na niej skoncentrować.

- Dzienna efektywność jest definiowana przez działania, na które się decydujemy, i przez te, z których rezygnujemy.

- Żyjemy i umieramy z naszym wyborem aktywności.

Osiągać doskonałość

Mam nadzieję, że dzięki lepszemu rozumieniu zasad aktywności czujesz w sobie większą energię i jesteś gotów do działania. Jakże ekscytująca jest świadomość tego, że aby być w czymś dobrym — tzn. aby stać się człowiekiem efektywnym, sprawnie pokonującym burzliwe wody dzisiejszego pełnego chaosu świata — wystarczy umiejętnie dobierać aktywności. To łatwe! Ci, którzy nie umieją dokonywać właściwych wyborów, stoją na przegranej pozycji, niezależnie od tego, czy chodzi o walkę o awans, czy o działania mające na celu realizację życiowych marzeń. Przede wszystkim należy sobie uświadomić, że doskonałość w sferze samozarządzania tak naprawdę jest równoznaczna z doskonałością zarządzania własną aktywnością.

Trzy niesamowite dary

Przejdźmy do absolutnych podstaw. Musisz zdać sobie sprawę z tego, że każdy dzień przynosi trzy niesamowite dary.

Są to:

- Dar czasu, bez którego nie da się wykonać żadnych działań.

- Dar energii osobistej niezbędnej do wykonania działań.

- Dar wyboru, dzięki któremu sami możemy decydować, jakie działania podejmiemy.

Aby zmaksymalizować korzyści wynikające z tych trzech wspaniałych prezentów otrzymywanych każdego dnia od życia, należy odwołać się do następujących umiejętności zarządzania aktywnością:

1. Wyboru aktywności.

2. Śledzenia aktywności.

3. Aranżowania aktywności.

4. Gibkosprytu aktywności.

5. Koncentracji na aktywności.

Przedstawione podejście, równoznaczne z dziecinnie łatwą realizacją zarządzania czasem, jest po prostu metodą zakładającą jak najlepsze wykorzystanie pięciu umiejętności zarządzania aktywnościami. Zapomnimy o wszystkich starych, dobrze znanych regułach i zasadach, aby skupić się na tym, jak zostać najlepszymi menedżerami zarządzającymi własnymi aktywnościami.

Wymienione umiejętności pozwolą Ci unikać niepotrzebnego stresu, poczucia przytłoczenia oraz pomogą radzić sobie z przerwami i przeszkodami utrudniającymi pracę. Dzięki temu łatwiej Ci przyjdzie cieszyć się życiem. Tymczasem teraz nadszedł czas, aby pokolorować swoje wybory.

1 Wydanie polskie: Potęga pełnego zaangażowania, przekład: Agata Kowalczyk, Amber, Warszawa 2004 — przyp. tłum.

Spis treści

Słowa uznania dla książki Zaatakuj swój dzień, zanim on zaatakuje Ciebie!

Podziękowania

O autorach

Wstęp

Ojciec Czas

Rozdział 1. Liczą się działania! Zegar nie dyktuje warunków. Nie bądź niewolnikiem czasu

Rządzą aktywności

Aktywności nigdy nie są neutralne

Osiągać doskonałość

Trzy niesamowite dary

Rozdział 2. Pokoloruj swoje wybory. Sztuka wyboru i odmawiania

Zdobądź to, czego pragniesz

Przewiduj i antycypuj

Twórz i realizuj

Pokoloruj swoje wybory

STOP! Zrób to teraz

IDŹ! Większość codziennych aktywności

UWAGA! Naprawdę uważaj!

NIE! Nawet o tym nie myśl!

Matka miała rację

Rozdział 3. Przenoś swój czas w kubełkach. Dostrojenie narzędzi

Przede wszystkim prostota

Kubełek numer jeden — kalendarz z widokiem w układzie miesięcznym

Najważniejsze spotkanie

Kubełek numer dwa — poczekalnia

Kubełek numer trzy — zadania dnia

Kubełek numer cztery — pojemnik pamięci

Kubełek numer pięć — dane pod ręką

Kubełek numer sześć — pojemnik komunikacji

Rozdział 4. Przygotowanie zawartości talerza.Pomyśl o granicach szablonu…

Ponieważ jesteś tego wart

Pięć razy rezultat

Opanuj system raz dwa!

Co masz dziś w swoim menu?

Jak osiągnąć najlepsze rezultaty?

Rozdział 5. Nie pozwól sobie na niedosyt! Wykorzystaj gibkospryt!Poznaj sztukę natychmiastowej adaptacji do otoczenia

Najnowsza i najlepsza umiejętność w sztuce przetrwania

Bądź tam, gdzie jesteś

Rób to w swoim stylu

Rozdział 6. Hokus-pokus i fokus. Spraw, żeby zniknęły wszystkie pochłaniacze czasu

Najpierw Ty

Rozpraszacze — narzucone samemu sobie, wynikające z wewnętrznych motywacji*

Rozpraszacze systemowe wynikające z uwarunkowań zewnętrznych*

Bądź silny

Poprawa jakości życia

Zdobądź to, czego pragniesz

Konkluzja Obiad z przyjacielem z Księżyca

101 strategii produktywności

# 1 Wykorzystaj swój umysł! Używaj go do myślenia, a nie do zapamiętywania

# 2 Jak radzić sobie z tym, co Cię przytłacza? Zacznij od zmiany nastawienia

# 3 Chcesz uniknąć wrażenia kurczącego się czasu? Działaj szybciej niż czas!

# 4 Wykorzystaj to, co najlepsze z obu czasów planowania

# 5 Trudności z zakończeniem przedłużającej się wizyty lub za długiej rozmowy telefonicznej?

# 6 Chcesz zwiększyć osobistą wydajność?

# 7 Masz za mało czasu? Najpierw zadbaj o siebie!

# 8 Wypróbuj alternatywne sposoby lepszego zarządzania czasem

# 9 Stwórz „Listę wyników”, a nie listę „Do zrobienia”

# 10 Dwa pytania, które pomogą Ci zaoszczędzić czas

# 11 Niech Bogu będą dzięki za przerwy!

# 12 Dlaczego nie spotkać się w biurze drugiej osoby?

# 13 Stoisz przed ważną decyzją zawodową lub osobistą? Zadaj „Pytanie szklanej kuli”

# 14 Czy jesteś winny winy?

# 15 Liczą się aktywności, a nie zegar!

# 16 Racjonalizacja może zadusić Twoją produktywność

# 17 Czy dajesz się złapać w pułapki czasu?

# 18 Podsunąć Ci pomysł, który może przynieść nagły wzrost produktywności?

# 19 Niespóźnianie się na spotkania to coś więcej niż grzeczność!

# 20 Unikaj efektu rykoszetu i koncentruj się na zadaniu

# 21 Czy znasz kogoś, kto w pracy „buksuje kołami”?

# 22 Pieniądze! Nie tylko koszty konsumpcji

# 23 Konflikt interpersonalny — bomba z opóźnionym zapłonem demolująca produktywność!

# 24 Czy zapasy Twojej energii wyczerpują się wcześniej niż zbiór zadań na liście aktywności?

# 25 Czy zdarza Ci się, że jakieś zadania „wypadają” Ci z pamięci?

# 26 Unikaj długu czasowego!

# 27 Ćwicz się w planowanej spontaniczności

# 28 Czy jest coś lepszego niż najlepsze wspomnienie?

# 29 Sprawowanie kontroli nad przebiegiem przerw zaczyna się, zanim one wystąpią

# 30 We współczesnym świecie umiejętne odmawianie oznacza natychmiastową oszczędność czasu

# 31 Możesz użyć gibkosprytu?

# 32 Elektroniczne więzienie! Brudny mały sekrecik

# 33 Ogranicz o 30 – 50% wydłużone rozmowy telefoniczne

# 34 Jak często planujesz spotkania z samym sobą?

# 35 Skorzystaj z „pliku rozmów”, aby unikać przerywania innym

# 36 Czy zostałeś guru, do którego pielgrzymują inni?

# 37 Wypróbuj kategoryzację stosów na zarzuconym papierami biurku

# 38 Kiedy zrezygnowanie z jakiejś aktywności jest działaniem słusznym?

# 39 Bądź bezpośredni, to oszczędza czas

# 40 Odwlekasz prace nad projektem? Wyobraź sobie, że pływasz w zimnym basenie

# 41 Przerzuć MOST nad papierzyskami, zanim w nich utoniesz

# 42 Integruj aktywności z różnych sfer, nie pozwól sobie na ich skażenie

# 43 Nie zapominaj o drugim zegarze!

# 44 Wartościowa wskazówka znajomego

# 45 Potęga bliskości

# 46 Rzadko kiedy wykorzystuje się czas przejścia, a przecież jest tak ważny!

# 47 Czas na kolację!

# 48 Zostań zapamiętałym autorem notatek, aby zaoszczędzić czas

# 49 Czy potrafisz odstraszyć SZOP-a?

# 50 Gąbki czasowe są kosztowne

# 51 Berek? Świetna zabawa dla dzieci. Telefoniczny berek nie jest zabawny!

# 52 Spotkaj się z samym sobą twarzą w twarz

# 53 Pożar to nie przerywnik w pracy strażaka

# 54 Strategia handlowa może zostać zastosowana jako strategia zarządzania czasem

# 55 Polityka otwartych drzwi różni się od polityki otwartego zegarka

# 56 Bądź tym, kto szybko kończy…

# 57 Czy nie stawiasz wozu przed koniem?

# 58 Unikaj problemów — wyjaśniaj to, co niejasne

# 59 Zwolnij! Za bardzo się spieszysz

# 60 Strzeż się złodziei czasu

# 61 Uwaga! Strzeż się efektu rozszerzenia

# 62 Bałagan jest źródłem pośpiechu

# 63 Decyzje są niczym ślady stóp

# 64 Zapomnij o pragnieniu, żeby być gdzieś indziej

# 65 Pewne dotrzymanie obietnic noworocznych

# 66 Grupowanie pozwala osiągnąć lepsze wyniki

# 67 Jaką masz wizję zarządzania czasem?

# 68 Jak doładować codzienną rutynę

# 69 Jeśli wszystko jest priorytetowe, nic nie jest priorytetowe

# 70 Złe nastroje są wielkimi pochłaniaczami czasu

# 71 Gdy zamykają się okna czasowe

# 72 Dziewięćdziesięciodniowa przewaga

# 73 Śledzenie czasu

# 74 Zlecanie pracy samemu sobie? O tej technice wiele osób zapomina

# 75 Sekret zarządzania czasem: ruszaj odważnie w dół zbocza

# 76 Odpoczynek wymaga czasu

# 77 Cele spontaniczne

# 78 Czasu nie da się odzyskać

# 79 Czy nad Twoją głową wisi miecz Damoklesa?

# 80 Umiejętność rezygnacji

# 81 Kodeks menedżera zarządzania czasem

# 82 Czy masz jakieś drzwi w swoim biurze?

# 83 Czy jesteś wrażliwym, czy niewrażliwym menedżerem czasu?

# 84 Trzy etapy zakłócenia pracy

# 85 Długa i krótka pozycja w zarządzaniu czasem

# 86 Dwanaście konsternujących zachowań rozkojarzonego menedżera czasu, których należy unikać

# 87 Pokrój swój czas jak ciasto

# 88 Zaplanuj wyścig z czasem

# 89 Wykorzystaj eksplozje energii na rzecz lepszego zarządzania czasem

# 90 To, na co przeznaczasz swój czas, jest tym, co ma dla Ciebie największe znaczenie

# 91 80% problemów z zarządzaniem czasem wynika z naszych własnych działań!

# 92 Hałaśliwe osoby to plaga nowych złodziei czasu współczesnego świata

# 93 Zarządzanie czasem w samą porę

# 94 Jak w tej chwili najlepiej wykorzystać mój czas?

# 95 Koleiny, rutyna, rytuały a Twój czas

# 96 Najstarsza wskazówka dotycząca zarządzania czasem

# 97 Zrób sobie przerwę od zarządzania czasem

# 98 Czy Twoim problemem jest Twój szef?

# 99 Godzina trzech minut

# 100 Cztery sposoby, dzięki którym każda organizacja może zwiększyć produktywność

# 101 Motto życiowe Trappera