JERZY AUKSZTOL, PIOTR BALWIERZ,
MAGDALENA CHOMUSZKO

SAP
ZROZUMIEĆ SYSTEM ERP

Projekt okładki

Agata Muszalska

Ilustracja na okładce

Stocksnapper/Shutterstock

Redaktor inicjujący

Kinga Tomaszewska

Redaktor

Matylda Pawłowska

Konsultacja

Jacek Litwiński, Marcin Wojsa

Copyright © by Wydawnictwo Naukowe PWN SA

Warszawa 2012

EPUB został przygotowany

na podstawie wydania papierowego z 2012 r.

(wyd. I)

ISBN 978-83-01-17710-2

Wydawnictwo Naukowe PWN SA

02-460 Warszawa, ul. Gottlieba Daimlera 2

tel. 22 69 54 321; faks 22 69 54 288

e-mail: pwn@pwn.com.pl; www.pwn.pl

Skład komputerowy: Polico-Art

Skład wersji elektronicznej:

Virtualo Sp. z o.o.

Spis treści

- PODZIĘKOWANIE

- 1. Wstęp

- 2. Charakterystyka systemu ERP

- 3. SAP jako reprezentant systemów ERP

- 4. Architektura systemu SAP-ERP

- 5. Bezpieczeństwo systemu ERP

- 5.1. Rodzaje zagrożeń

- 5.2. Sposoby ochrony danych

- 6. Procesowe ujęcie przedsiębiorstwa w systemie ERP

- 6.1. Koncepcja procesowej organizacji według modelu APQC

- 6.2. Odwzorowanie modelu APQC w systemie SAP

- 6.3. Charakterystyka przedsiębiorstwa

- 6.4. Wybrane procesy teoretycznej analizy biznesowej

- 7. Podstawowa funkcjonalność systemu

- 7.1. Projektowanie przedsiębiorstwa w systemie SAP-ERP

- 7.2. Obsługa interfejsu – nawigacja

- 8. Wybrane procesy w systemie SAP-ERP

- 8.1. Zarządzanie zamówieniami sprzedaży (3.5.4APQC)

- 8.2. Zamówienie i przyjęcie materiałów/towarów/usług (4.2.3APQC)

- 8.3. Ocena i rozwój dostawców (4.2.4APQC)

- 8.4. Księgowanie i kontrola kosztów (8.1.2APQC)

- 8.5. Zarządzanie kosztami (8.1.3APQC)

- 8.6. Fakturowanie klientów (8.2.2APQC)

- 8.7. Zarządzanie należnościami (8.2.3APQC)

- 8.8. Zarządzanie inkasem i jego przetwarzanie (8.2.4APQC)

- 8.9. Realizacja ogólnej księgowości (8.3.2APQC)

- 8.10. Księgowanie majątku trwałego (8.3.3APQC)

- 8.11. Raportowanie finansowe (8.3.4APQC)

- 8.12. Przetwarzanie zobowiązań (8.5.1APQC)

- 9. Sterowanie dostępem w systemie

- 10. Zarządzanie zleceniami transportowymi

- 11. SPRO – przewodnik parametryzacji systemu

- 11.1. Kopiowanie struktur organizacyjnych

- 11.2. Podstawy parametryzacji systemu SAP-ERP

- 12. Podsumowanie

- 12.1. Spis transakcji użytych w opracowaniu

- 13. Glosariusz – indeks

- 14. Bibliografia

Wszystkie rozdziały dostępne w pełnej wersji książki.

PODZIĘKOWANIE

Pragniemy podziękować za wsparcie merytoryczne

Pawłowi Budkiewiczowi, Pawłowi Fritzowi i Piotrowi Steckiemu

oraz Natalii Sikorskiej za cenne uwagi.

1. Wstęp

Ostatnie 20–30 lat to niezwykle dynamiczny okres w rozwoju wielu dziedzin gospodarki, nauki, głównie w obszarze technologii informacyjnej. Nie wyobrażamy już sobie życia bez komputerów, telefonów komórkowych i nowoczesnych urządzeń. W życiu prywatnym możemy uciekać od postępu technologicznego, nie musimy korzystać z wszystkich dobrodziejstw XX i XXI wieku, jednak w obszarze gospodarki rezygnacja z nowoczesnych rozwiązań może pociągnąć za sobą poważne konsekwencje. Jeśli konkurenci wspierają swoje działania wysoce wydajnymi systemami zarządzania przedsiębiorstwem, wykorzystują najnowsze osiągnięcia nauki w obszarach controllingu czy nowoczesnych metod zarządzania, to decyzja o rezygnacji z tych usprawnień spowoduje, że przedsiębiorstwo stanie się niekonkurencyjne.

Jednym z podstawowych rozwiązań informatycznych wykorzystywanych w biznesie są właśnie systemy klasy ERP. Warto na wstępie zadać sobie następujące pytania: dlaczego podejmujemy temat systemów klasy ERP? Czy dzisiejsze przedsiębiorstwo może funkcjonować bez oprogramowania typu ERP i jednocześnie osiągać sukcesy? Czy konieczne są inwestycje w kosztowny system, aby móc sprostać wymaganiom rynku? Czy dzisiejsza rzeczywistość biznesowa nie pozostawia przedsiębiorcom wyboru? Można by zaryzykować stwierdzenie, że pytania te są z gatunku retorycznych, ponieważ w dobie społeczeństwa informacyjnego brak w przedsiębiorstwie infrastruktury teleinformatycznej jest sytuacją wielce niepożądaną, eliminującą przedsiębiorcę z konkurencyjnego rynku. Obrazowo sytuację taką można przedstawić następująco: brak systemu wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem to jak zgłoszenie startu na wyścigach samochodowych bez samochodu.

Oczywiście nikt nie ma zamiaru przekonywać, że wszyscy powinni implementować systemy klasy ERP, ale każdy zarządzający organizacją gospodarczą powinien zadbać o to, aby jego przedsiębiorstwo miało system informatyczny na miarę swoich potrzeb.

Można wymienić wiele korzyści wynikających z implementacji systemu klasy ERP.

Oto najważniejsze zalety systemu klasy ERP.

● Znaczna redukcja kosztów przez:

a) automatyzację pracy,

b) wydajne i skuteczne zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa,

c) weryfikację planów i norm produkcyjnych,

d) identyfikację kosztotwórczych obszarów działania firmy i racjonalizację ich funkcjonowania przy wykorzystaniu narzędzi controllingowych.

● Oszczędność czasu przez:

a) sprawniejsze wykonywanie czynności,

b) sprawniejsze pozyskiwanie informacji w różnych przekrojach.

● Usprawnienie i standaryzacja procesów biznesowych przez:

a) weryfikację i reorganizację procesów zachodzących w firmie,

b) ocenę sprawności realizacji procesów,

c) sporządzanie i weryfikację stopnia wykonania planu,

d) wykorzystanie gotowych wzorców procesów biznesowych,

e) benchmarking gospodarczy.

● Standaryzacja zbiorów danych przez:

a) wprowadzenie zcentralizowanej bazy danych,

b) ujednolicenie klasyfikacji, nomenklatur i rejestrów w każdej komórce organizacyjnej przedsiębiorstwa,

c) powszechną walidację ewidencji danych.

● Polepszenie jakości obsługi klienta przez:

a) skrócenie czasu odpowiedzi na zapytania kierowane przez klienta,

b) generowanie czytelnej dokumentacji obrotu towarowego,

c) przyspieszenie reakcji na zapotrzebowanie klienta,

d) efektywne rozpoznawanie potrzeb klientów.

Rozpoczynając pracę nad książką, określiliśmy grono odbiorców. Naszym zamiarem było wsparcie osób zaczynających pracę z systemem SAP-ERP, a w szczególności:

● pracujących w firmach decydujących się na wdrożenie systemu SAP-ERP,

● rozpoczynających pracę w organizacji, w której system SAP-ERP już funkcjonuje,

● będących studentami chcącymi poznać funkcjonowanie i obsługę systemu SAP-ERP.

Dla zaawansowanych użytkowników czy konsultantów wdrażających system omawiane zagadnienia nie będą niczym nowym. Niemniej ujęcie procesowe na podstawie modelu APQC jest autorską propozycją mającą na celu uporządkowanie podejścia procesowego, a przez to wsparcie złożonego przedsięwzięcia, jakim jest wdrożenie systemu klasy ERP. Mamy nadzieję, że propozycja ta będzie również pomocna dla użytkowników biegłych w obsłudze systemu SAP-ERP.

Warto zaznaczyć, że w opracowaniu skupiamy się nad funkcjonalną obsługą systemu. Nie jest to zatem pozycja zgłębiająca aspekty techniczne z wyjątkiem tych, które są konieczne do obsługi omawianej funkcjonalności systemu.

Liczba przedsiębiorstw korzystających z systemu SAP-ERP w Polsce zwiększa się z roku na rok. Wzrasta tym samym grono specjalistów odpowiedzialnych za jego wdrażanie, ale jeszcze więcej pojawia się nowych użytkowników systemu, którzy wykorzystują go na co dzień do obsługi finansów czy logistyki. Zwiększająca się znajomość tego systemu wśród dużych podmiotów na rynku polskim, a także coraz szersze zapotrzebowanie na pracowników znających jego obsługę spowodowało, że wzrosło także zainteresowanie tym systemem wśród studentów szkół ekonomicznych i technicznych. Na uczelniach instalowane są zintegrowane systemy zarządzania umożliwiające studentom poznanie ich funkcjonalności.

Problem polega jednak na tym, że system klasy ERP, jakim jest SAP-ERP, nie stanowi produktu gotowego do eksploatacji zaraz po zainstalowaniu. Wymaga wykonania parametryzacji procesów, a złożoność i różnorodność tych czynności powoduje, że potrzebne staje się wsparcie szczegółową instrukcją bądź pomoc konsultanta. Aby możliwa była praca w systemie, konieczne jest zdefiniowanie przedsiębiorstwa oraz parametrów identyfikujących specyfikę działalności danej jednostki gospodarczej. Konfiguracja systemu wymaga znajomości zagadnień nie tylko technicznych dotyczących parametryzacji systemu, lecz także wiedzy merytorycznej związanej z funkcjonowaniem procesów biznesowych w organizacji gospodarczej.

Te uwarunkowania sprawiły, że konieczne stało się opracowanie nowego podejścia do omawiania sytemu SAP-ERP. Poprzednie koncepcje dydaktyczne korzystały z podziału modułowego, w którym każdy z modułów był przedmiotem rozważań na różnym poziomie szczegółowości. Znaczna liczba dostępnych transakcji, dochodząca do kilku tysięcy, sprawiała, że skuteczne przyswojenie wiedzy na temat funkcjonalności systemu natrafiało na poważne ograniczenia. Bariery te postanowiliśmy zminimalizować, stosując jeden z modeli podejścia procesowego o nazwie Uniwersalny Model Klasyfikacji Procesów (PCF) opracowanego przez stowarzyszenie APQC[1]. Z dostępnej listy procesów wymienionych w modelu wybraliśmy te, które są typowe i występują w większości przedsiębiorstw.

Drugim krokiem w autorskim podejściu do zagadnienia było opisanie przykładowego przedsiębiorstwa przez prezentację procesów. Kolejny krok polegał na zawężeniu listy procesów i powiązanych z nimi działań do tych, które precyzują konkretne zagadnienia związane z funkcjonalnością systemu SAP-ERP. Głównym elementem opracowania jest rozdział opisujący procedury prezentujące realizację standardowych procesów wybranych z modelu APQC. Każda z procedur omawia również dane wejściowe niezbędne do przeprowadzenia procedury oraz dane wyjściowe, czyli efekt końcowy realizacji procedury.

W końcowej części opracowania opisujemy techniczne aspekty użytkowania systemu. Zagadnienia te nie są przedmiotem opracowania, jednak ich częściowe omówienie pomoże użytkownikowi w przygotowaniu, na własne potrzeby, środowiska testowego, zakładając, że czytelnik korzysta z systemu umożliwiającego uruchomienie takiego środowiska. Rozdział dotyczący konfiguracji systemu powinien pomóc osobom, które chciałyby się nauczyć najprostszej konfiguracji systemu SAP-ERP w zakresie struktury danych podstawowych dla wyodrębnionej jednostki gospodarczej.

Kierując tę książkę do osób rozpoczynających swoją przygodę z systemem SAP-ERP, nieposiadających wiedzy z zakresu nowoczesnej informatyki ekonomicznej, staraliśmy się przedstawić zagadnienia w sposób przystępny, tak aby Czytelnik mógł łatwo dotrzeć do istoty nowoczesnych systemów wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem.

Mamy nadzieję, że zarówno początkujący, jak i doświadczeni użytkownicy znajdą w opracowaniu interesujące zagadnienia.

[1] W dalszej części publikacji Uniwersalny Model Procesów opracowany przez APQC będzie nazywany modelem APQC.

2. Charakterystyka systemu ERP

Skrót ERP pochodzi od angielskiej nazwy systemu – Enterprise Resource Planning, co w tłumaczeniu na język polski oznacza planowanie zasobów przedsiębiorstwa (rys. 1).

Rys. 1. Umiejscowienie systemu ERP w przedsiębiorstwie

Źródło: opracowanie własne.

Należy w tym miejscu zaznaczyć, że przetłumaczony termin nie oddaje w pełni sensu zintegrowanych systemów informatycznych. Choć skrót ERP jest szeroko stosowany i dla osób z branży oczywisty, to należałoby tę nazwę wyjaśnić na potrzeby pełnej prezentacji systemów ERP. Ułatwi to zrozumienie tego zagadnienia osobom, które dopiero rozpoczynają z nim pracę. Mówiąc najprościej, system ERP to zbiór powiązanych ze sobą rozwiązań informatycznych wspierających funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa[1]. Procesy realizowane w firmie znajdujące odzwierciedlenie w raportach i sprawozdaniach można nazwać systemem informacyjnym firmy. Organizacja procesów gospodarczych wraz z systemem informacyjnym wspomaganym rozwiązaniami informatycznymi tworzą system informatyczny. Przekształcenie systemu informacyjnego w system informatyczny odbywa się przy zastosowaniu technologii informacyjnej (rys. 2).

Rys. 2. Funkcjonowanie systemu informatycznego w organizacji procesowej

Źródło: opracowanie własne.

Za pomocą systemu ERP prowadzi się ewidencję i analizę danych. Planowanie zaś może być realizowane na dwa sposoby: uproszczony i rozwinięty. W latach dziewięćdziesiątych pojęcie planowania oznaczało głównie kontrolę oraz ustalanie poziomu zapasów, materiałów i produkcji. Obecnie pełne planowanie zasobów dotyczy również określania przyszłych wyników i odbywa się przy zastosowaniu wysoce wydajnych aplikacji współpracujących z systemami ERP, takimi jak BI (Business Inteligence). Funkcjonalność dzisiejszych systemów ERP jest trochę inna, niż to wynika z definicji. W dalszej części rozdziału podjęto próbę przedstawienia pełnej prezentacji istotnych elementów systemów ERP.

Początki systemów wspomagających zarządzanie sięgają lat sześćdziesiątych. Pierwsze systemy ewidencji magazynowej (IC Inventory Control) były dostępne tylko dla wysoko wyspecjalizowanych użytkowników, trudne do obsługi i mało przyjazne w interpretowaniu otrzymywanych danych. Dynamiczny rozwój technologii informacyjnych spowodował, że programy wspierające zarządzanie przedsiębiorstwem stawały się coraz bardziej przyjazne użytkownikowi i bardziej funkcjonalne.

W latach osiemdziesiątych pojawiły się systemy MRP (Material Requirements Planning) obsługujące tylko część przedsiębiorstwa – zarządzanie gospodarką materiałową i księgowością. Programy te wspierały tylko konkretne działy, a dane nie były między nimi wymieniane. Kolejnym etapem rozwoju systemów wspomagających zarządzanie przedsiębiorstwem były systemy MRP z zamkniętą pętlą (ang. closed loop MRP) zarządzające danymi związanymi z produkcją. MRP II (Manufacturing Resource Palnning) to już przedsionek dzisiejszych systemów ERP. Obsługiwały pełny proces biznesowy, poczynając od planowania produkcji i kończąc na sprzedaży wyrobów gotowych. W latach dziewięćdziesiątych pojawiły się pierwsze systemy ERP (Enterprise Resource Planning) będące kompleksowym narzędziem wspomagającym zarządzanie przedsiębiorstwem realizującym wyznaczone cele przez ewidencję, analizę, planowanie, kontrolę i korektę swej działalności. Systemy ERP oprócz księgowości zaczęły obsługiwać rachunkowość zarządczą stanowiącą podstawowy element controllingu. Obecnie nastąpił kolejny etap rozwoju – ERP II, który jest systemem wchodzącym w interakcje z otoczeniem i czerpiącym informacje z otaczającej rzeczywistości biznesowej.

Warto podkreślić, że systemy ERP, będące kontynuacją MRP i MRP II (systemów zarządzających planowaniem produkcji), są również wdrażane w przedsiębiorstwach usługowych, handlowych, a nawet w organizacjach non profit i państwowych. Pierwotne ukierunkowanie na wspomaganie zarządzania produkcją i zapasami ewolucyjnie zmierza ku zarządzaniu pełnym zakresem czynności wykonywanych w dowolnej sformalizowanej organizacji.

Pisząc książkę o nowoczesnym systemie wspomagającym zarządzanie przedsiębiorstwem, można zaprezentować wiele rozbudowanych funkcjonalnie rozwiązań. Na rynku istnieje ich tak wiele, że wybór jest naprawdę trudny. Zapewne wielu czytelników zaskoczy informacja, że w XXI wieku istnieje jeszcze znaczący odsetek przedsiębiorstw korzystających z aplikacji napisanych w Turbo Pascalu w środowisku DOS. Stanowią one alternatywę dla skomplikowanych systemów zbudowanych z wykorzystaniem nowoczesnych technologii informacyjnych. I zapewne te starsze aplikacje, które w dalszym ciągu zaspakajają zapotrzebowanie przedsiębiorców na ewidencję i przetwarzanie danych, jeszcze będą przez długi czas nieodłącznym narzędziem w mniejszych firmach. Natomiast duże i zasobne przedsiębiorstwa skorzystają z systemów, które obejmują swoją funkcjonalnością najszersze obszary działalności firmy, a co za tym idzie, często należą do najdroższych na rynku. Jakie zatem systemy są najlepsze? Odpowiedź jest trudna i niejednoznaczna. Każda branża, a nawet każde przedsiębiorstwo nawiązuje do innej wizji dobrego oprogramowania spełniającego oczekiwania. Jest wiele kryteriów umożliwiających wybór zintegrowanego systemu informatycznego w sposób optymalny. Najważniejsze z nich to:

● zgodność z przepisami prawa,

● koszty wdrożenia systemu,

● usprawnienie prac w przedsiębiorstwie,

● szybki dostęp do informacji,

● oczekiwane zyski,

● bezpieczeństwo danych,

● dostępność serwisu powdrożeniowego,

● możliwość wymiany danych z otoczeniem.

Kadra zarządzająca, która podejmuje decyzję o wymianie starego systemu bądź wdrożeniu nowego, kieruje się wymienionymi kryteriami, ale na pewno najważniejsze to: zwiększenie efektywności pracy, uplasowanie swojego przedsiębiorstwa na lepszej pozycji wobec konkurencji, jak również prestiż, który gwarantuje w chwili obecnej posiadanie nowoczesnego wydajnego i popularnego na rynku systemu ERP. Dodatkowym czynnikiem jest również wkroczenie gospodarki na poziom integracji, współpracy i tworzenie w ten sposób globalnego, światowego rynku. Czasy, gdy średnie lub duże przedsiębiorstwo korzystało z oprogramowania modułowego wspomagającego wydzielone działy funkcjonalne, powoli mijają i ewolucyjny proces rozwoju systemów ERP sprawia, że organizacje niemające sprawnych, nowoczesnych systemów ERP tracą swoją pozycję konkurencyjną. Nowoczesny przedsiębiorca wyposażony jest w całą gamę bardzo wydajnych i szybkich narzędzi do oceny wyników działalności swojej firmy. Szybka interpretacja wyników analiz ex post oraz prognozowanie przyszłych efektów powodują, że konkurowanie na rynku XXI wieku wymaga wiedzy oraz bardzo sprawnych i nowoczesnych narzędzi, w jakie wyposażone są systemy ERP bądź aplikacje z nimi współpracujące. Można się spodziewać, że obecne systemy będą dalej się rozwijać w kierunku coraz szybszego przetwarzania informacji, organizowania pracy, będą wyposażone w mechanizmy wczesnego ostrzegania przed zagrożeniami nie tylko pojawiającymi się wewnątrz firmy, lecz także mogącymi nadejść z zewnątrz. Ponadto, obecny dynamiczny rozwój nowoczesnych metod zarządzania kładzie duży nacisk na monitorowanie procesów wewnątrz przedsiębiorstwa oraz współpracę z partnerami biznesowymi. Efektem tego będą systemy otwarte na wymianę danych z otoczeniem, ich analizę oraz prognozowanie działalności w bardzo szeroko pojętym kontekście gospodarczym.

W literaturze można znaleźć wiele definicji systemu ERP. Prezentujemy tu propozycję American Production & Inventory Control Society[2], która określa system ERP jako schemat organizacji, definiowania i standaryzowania procesów biznesowych niezbędny do efektywnego planowania i sterowania organizacją, dzięki któremu może ona wykorzystywać swoją wewnętrzną wiedzę do osiągania przewagi konkurencyjnej.

Można również zredukować opisaną propozycję i przedstawić ją w sposób następujący: jest to zestaw współpracujących ze sobą modułów (aplikacji), opartych na scentralizowanej bazie danych, wspierających zarządzanie wszystkimi działami w przedsiębiorstwie. Należy mieć jednak na uwadze to, że uproszczenie samego pojęcia systemu ERP nie wpłynie na uproszczenie jego złożonych struktur. Jest on skomplikowaną siecią rozwiązań informatycznych obsługujących w pełnym zakresie przedsiębiorstwo z rozbudowaną organizacyjnie i przestrzennie strukturą. Schematyczny obraz systemu ERP przedstawiono na rysunku 3.

System ERP zainstalowany jako całość w przedsiębiorstwie jest dostępny dla użytkowników we wszystkich bądź w wybranych działach firmy. Rozmiar zainstalowanej funkcjonalności systemu zależy od decyzji zarządzających.

Dane z zewnątrz użytkownicy wprowadzają do odpowiednich obszarów systemu ERP. Dzięki tym działaniom dane są umieszczane bezpośrednio we wspólnej bazie danych. Każdy obszar pobiera dane transakcyjne zgodne z procesem (lub fragmentem procesu). Obszar raportowania danych przepływających z miejsc źródłowych można określić mianem controllingu operacyjnego. W każdym obszarze firmy, a zarazem systemu użytkownik uzupełnia dane wykorzystywane później do raportów controllingowych.

Na rysunku 3 controlling stanowi wyodrębnioną część systemu ERP występującą jako odbiorca danych pochodzących z obszarów źródłowych. Można sobie wyobrazić controlling operacyjny jako zestaw raportów, sprawozdań w poszczególnych obszarach prezentujących sytuację wartościowo-ilościową ważną z punktu widzenia funkcjonowania danego obszaru (na przykład raporty stanów magazynowych uwzględniających przemieszczenia magazynowe dla konkretnego indeksu towarowego mogą być traktowane jako raporty controllingu operacyjnego). Patrząc jednak na controlling operacyjny jako odrębny obszar systemu zasilany przez inne obszary źródłowe, warto mieć świadomość tego, że źródło danych może leżeć poza systemem, szczególnie w zakresie danych planowanych (na przykład planowanie z wykorzystaniem plików MS Excela).

Rys. 3. Schemat ideowy systemu ERP

Źródło: opracowanie własne.

Omówiony schemat jest uproszczonym modelem systemu ERP ułatwiającym zrozumienie samej idei funkcjonowania systemu. Rysunek 3 prezentuje controlling jako narzędzie do analizy wszystkich procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Często jednak jego możliwości funkcjonalne sprowadzane są do roli zarządzania jedynie kosztami i przychodami firmy.

Administrowaniem systemem ERP z reguły zajmuje się zespół specjalistów odpowiedzialnych za funkcjonowanie poszczególnych modułów, takich jak: Finanse, Magazyn, Sprzedaż, Produkcja, Kadry i płace. Dzieje się tak dlatego, że obsługa w obszarze konkretnego modułu opiera się nie tylko na wiedzy informatycznej, ale również na gruntownej wiedzy merytorycznej, na przykład administrator ERP z obszaru Magazyn to specjalista od zagadnień procesów zaopatrzeniowych, zarządzania zapasami, czyli od wszelkich procesów związanych z obsługą magazynu. Jednocześnie jest to osoba, która zna funkcjonalność systemu, podstawy programowania i w razie konieczności jest łącznikiem między użytkownikami a serwisem technicznym (administratorami i programistami).

Interesujące jest to, że często mówi się o systemach ERP w ujęciu modułowym, natomiast zapomina się o tym, że systemy te opierają się na procesach zachodzących w przedsiębiorstwie, o czym świadczy definicja tego pojęcia. Innymi słowy system ERP ujmuje przedsiębiorstwo procesowo (poziomo), a nie funkcjonalnie (pionowo). Początkowe dane są wprowadzane przez pierwszych użytkowników, a następnie przekazywane do uzupełnienia i przesłania dalej przez kolejnych użytkowników. System ERP koordynuje pracę wielu osób umiejscowionych w wielu komórkach organizacyjnych zaangażowanych w realizację danego procesu. Nawet jeśli przedsiębiorstwo nie weszło jeszcze na drogę procesowego ujęcia swojej działalności, to przez implementację systemu ERP rozpoczyna ono etap poziomego ujęcia swojej organizacji.

Należy również zauważyć, że systemy ERP projektowane dla różnych branż oraz rodzajów działalności zawierają rozwiązania ogólne stanowiące niejako modele referencyjne, które mogą być wykorzystywane jako punkt wyjścia przy wdrożeniach w nowych firmach. W ramach standardu systemy ERP umożliwiają parametryzację konfigurującą specyficzne dla danego przedsiębiorstwa wartości. Praktyka pokazuje, że około 65% funkcjonalności można obsłużyć procesami zdefiniowanymi w standardowej wersji systemu ERP, a pozostałe 35% to specyficzna charakterystyka przedsiębiorstwa uszczegóławiająca jego działalność. Ponadto, nowoczesne systemy ERP dostarczają wewnętrzny język programowania, a za jego pomocą można doprecyzować funkcjonalność systemu dla konkretnego przedsiębiorstwa. W systemach ERP normą stała się również możliwość generowania plików z danymi pobranymi z systemu w formatach rozumianych przez ogólnie dostępne aplikacje, to jest o rozszerzeniach *.xls, *.doc, *.txt, *.pdf, *.html. Dzięki temu raporty, zestawienia danych i dokumenty można przesyłać poza system ERP bez obawy, że odbiorca nie będzie w stanie ich odczytać.

Warto również wspomnieć o tym, że oprócz systemów standardowych powstają także systemy ERP dedykowane, czyli przystosowane dokładnie do profilu konkretnego przedsiębiorstwa i opracowane zgodnie z analizą biznesową przygotowaną na jego potrzeby. Tego typu rozwiązania są bardzo kosztowne, ale w zamian za to system odwzorowuje precyzyjnie procesy danej organizacji i realizuje je zgodnie z założeniami strategicznymi i operacyjnymi. Praktyka pokazuje, że z rozwiązań dedykowanych korzystają tylko bardzo duże, bogate podmioty (na przykład banki), dla których spersonalizowany system informatyczny jest istotny z punktu widzenia prowadzonej działalności. Są również duże organizacje, które mają system ERP zaprojektowany i rozwijany przez własny dział informatyków-programistów. Istnieje wiele przedsiębiorstw z różnorodnych branż, które przyjęły taką właśnie strategię rozwoju systemów informatycznych wspomagających zarządzanie.

[1] Systemy ERP są również wdrażane w organizacjach niedochodowych oraz organach administracji publicznej.

[2] Amerykańskie Stowarzyszenie Sterowania Produkcją i Zapasami, które w 1989 roku opracowało standard MRPII.

3. SAP jako reprezentant systemów ERP

Aktualna oferta oprogramowania dla biznesu jest bogata i różnorodna, co sprawia, że trudno jest dokonać właściwego wyboru. Potencjalny inwestor staje często przed problemem przeprowadzenia oceny i analizy porównawczej dużych, skomplikowanych rozwiązań informatycznych.

Przedsiębiorstwo, poszukując oprogramowania, często rozsyła zapytania do firm oferujących systemy informatyczne dla biznesu z prośbą o przedstawienie określonej propozycji. Z otrzymanych ofert wybiera te, które dają największą szansę na najpełniejsze spełnienie oczekiwań i potrzeb firmy. Część firm kończy na tym etapie i spośród otrzymanych ofert wybiera tę, która spełnia postawione wcześniej wymagania. Tryb taki mimo korzyści wynikających z prostoty wprowadza wiele ukrytych zagrożeń. Są one skutkiem fasadowej oceny dostosowanej do towarowej wymiany, w której przedmiotem transakcji jest ustandaryzowany towar lub usługa oferowana na rynku przez wielu dostawców i mająca wiele substytutów. Możliwe jest wówczas określenie podstawowych parametrów jednoznacznie charakteryzujących produkt i dokonanie wyboru według kryteriów ceny, jakości, warunków dostawy, płatności itp. Tak formułowany tryb wyboru nie odpowiada jednak specyfice systemów ERP, w których pojawia się wiele dodatkowych elementów determinujących ich przydatność i skuteczność.

Dobrą praktyką, eliminującą zagrożenia wynikające z błędnego wyboru systemu, może być zaproszenie kilku firm do przeprowadzenia eksperymentu testowego wdrożenia wcześniej wybranych kluczowych procesów gospodarczych firmy. Istotnym zagadnieniem przy takim trybie oceny systemów ERP jest wcześniejsze ujednolicenie reguł organizacyjnych, w ramach których wszyscy oferenci będą prezentować funkcjonalność swoich systemów. Można by się jednak zastanawiać, czy po takich przesłuchaniach osoby podejmujące decyzje wyboru oprogramowania są w stanie utworzyć krótką listę[1] oferentów, którzy spełniają ich oczekiwania w sposób zadawalający. Wiedza merytoryczna jest w tym wypadku kluczowym czynnikiem pozwalającym na obiektywną ocenę prezentacji, które są często perfekcyjnie przygotowane pod względem wizualnego i emocjonalnego odbioru. Na takich prezentacjach rzadko można usłyszeć słowa: „…nie, nasz system tego nie potrafi” lub „…można poszerzyć ofertę o tę funkcjonalność, ale to będzie kosztowna przeróbka”. Z reguły pada wiele obietnic i zapewnień, że system oferuje wszystkie oczekiwane funkcjonalności. Później, podczas wdrożenia następuje weryfikacja tych hojnych obietnic.

Jeśli inwestor po takich prezentacjach nie jest jeszcze zdecydowany na wybór konkretnego systemu, można, wybierając z krótkiej listy oferentów, zaprosić producentów oprogramowania do przeprowadzenia warsztatów z kompetentnymi osobami średniego szczebla zarządzania. Na tym etapie następuje realna konfrontacja potrzeb i oczekiwań z ofertą. Zaangażowanie, wiedza oraz przygotowanie do tego etapu zwiększają szansę na wybranie właściwego systemu.

Przedstawiona ścieżka wyboru systemu nie jest oczywiście jedyna. Często inwestorzy dokonują wyboru, posługując się na przykład opinią innych użytkowników czy fachowców lub wykorzystując tylko pierwsze kroki dotyczące zebrania ofert od firm. Im jednak lista potrzeb firmy zostanie lepiej doprecyzowana i połączona z funkcjonalnością wybranego systemu, tym większa szansa na wybór systemu odpowiedniego dla firmy.

W procesie wyboru systemu ERP mogą mieć również miejsce wizyty referencyjne organizowane przez producentów systemów. Wizyty te organizowane są na wniosek firmy dokonującej wyboru systemu i mają na celu poznanie doświadczeń firm, które eksploatują dany system informatyczny. W trakcie wizyt referencyjnych decyzyjni przedstawiciele inwestora mogą pozyskać wiedzę praktyczną na temat systemu bezpośrednio od pracowników firmy, w której organizowana jest wizyta. Z pewnością można powiedzieć, że informacje na temat systemów zdobyte w trakcie wizyt referencyjnych mają istotny wpływ na ostateczny wybór systemu.

Po tych wstępnych rozważaniach na temat procedur związanych z wyborem oprogramowania dochodzimy do systemów wspomagania biznesu oferowanych na polskim, a właściwie unijnym rynku. Tak jak zostało wspomniane na wstępie, oferta systemów jest bogata i trudno jest wybrać ten najlepszy dla konkretnego przedsiębiorstwa. Podejmując decyzję o wyborze systemu, bierze się pod uwagę wiele kryteriów, lecz rozważając wszystkie ekonomiczne czynniki związane z wyborem, warto zwrócić uwagę również na dojrzałość i popularność rozwiązania, czyli od jakiego czasu dany system istnieje na rynku i przez ile firm jest używany. Dlaczego to takie ważne? Z kilku powodów:

● Im dłużej system jest używany, tym większa powinna być dostępna baza napotykanych problemów i sposobów radzenia sobie z nimi przekazywanych w trakcie eksploatowania systemu przez wszystkich jego użytkowników.

● Okres funkcjonowania systemu na rynku może się wiązać z tym, że jest on częściej spotykany w użytkowaniu, a z tego wynika kolejna korzyść dla przedsiębiorcy: zaoszczędzenie na szkoleniach pracowników. Przyjmowani są do pracy użytkownicy systemu wyszkoleni w innych firmach. Oczywiście ten aspekt w naturalny sposób uderza także w pracodawcę, gdyż istnieje zagrożenie migracji pracowników do konkurencyjnych firm. Nie zmienia to jednak faktu, że użytkowników przeszkolonych w obsłudze często stosowanego systemu jest na rynku więcej.

● Popularność systemu pozwala na wzajemne konsultacje eksploatacyjne między użytkownikami danego systemu.

● Rozpowszechnienie systemu na rynku często idzie w parze z długą listą firm zajmujących się usługami wdrożeniowymi danego systemu. To w naturalny sposób daje możliwość uniezależnienia się od jednej firmy dostarczającej rozwiązanie. Dzięki temu ryzyko związane z niedostępnością usługodawców jest znacznie mniejsze.

W ofercie systemów informatycznych pojawia się nie tylko krajowe oprogramowanie, ale już coraz częściej również zagraniczne. Wśród tych ostatnich niewątpliwie najbardziej popularnym jest system SAP-ERP. W „Raporcie satysfakcji z wdrożonego systemu ERP” system SAP-ERP lokuje się na trzecim miejscu najczęściej wybieranych systemów ERP w Polsce[2]. Autorem i producentem jest niemiecka firma SAP AG założona w 1972 roku. Patrząc na ekspansję SAP-ERP na świecie, można stwierdzić, że jest on jednym z najpopularniejszych systemów wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem. Według danych na koniec 2009 roku[3] SAP zatrudniał 52 921 pracowników w ponad 50 krajach w Europie, na Środkowym Wschodzie, w Afryce, Ameryce, Azji oraz współpracował z ponad 2400 certyfikowanymi partnerami. Posiada ponad 105 000 klientów w ponad 120 krajach. Przez blisko 35 lat funkcjonowania na rynku oprogramowania biznesowego system zgromadził rozwiązania oparte na wieloletnim doświadczeniu zdobytym u tysięcy klientów. System SAP-ERP cieszy się dużym uznaniem w środowisku przedsiębiorców między innymi dlatego, że:

● jest jednym z najpopularniejszych systemów ERP na świecie,

● jest stale rozwijany i dopasowywany do zmieniających się warunków otoczenia,

● pozwala na integrację z serwisami komunikacyjnymi umożliwiającymi elektroniczną wymianę danych, a w szczególności wymianę dokumentów elektronicznych,

● pozwala na włączenie się do platformy wymiany doświadczeń i wiedzy wielu firm zajmujących się obsługą systemu SAP-ERP,

● umożliwia użytkowanie systemu niezależnie od platformy sprzętowej czy systemów operacyjnych,

● oferuje rozwiązania całościowe, które pozwalają obsłużyć większość procesów występujących w przedsiębiorstwie,

● wszystkie procesy są zintegrowane w jednym systemie informatycznym,

● poszczególne aplikacje i moduły mają jednakowy interfejs użytkownika,

● indywidualne rozwiązania specyficzne dla organizacji mogą być realizowane za pomocą procedur konfiguracyjnych umożliwiających dostosowanie systemu do potrzeb użytkownika,

● w przypadku niemożności przeprowadzenia określonych procesów w standardowych rozwiązaniach istnieje możliwość zmiany standardu przez udostępnienie użytkownikowi kodu źródłowego,

● elastyczna struktura systemu umożliwia dostosowanie funkcjonalności systemu do zmieniających się potrzeb.

Coś, co było niemożliwe jeszcze kilkanaście lat temu, dzisiaj staje się powszechne. Wizja twórców SAP o systemie integrującym procesy biznesowe została zrealizowana. Mało tego, system ten nie tylko umożliwia integrację procesów wewnątrz przedsiębiorstwa, lecz także oferuje integrację niezależnych, jak również funkcjonujących w ramach holdingu przedsiębiorstw rozlokowanych w kraju i za granicą.

Każdy, kto zetknął się z programami tworzonymi na potrzeby biznesu, jest świadomy konieczności ich rozwijania i doskonalenia. Klienci zgłaszają stale swoje uwagi, życzenia, zapotrzebowania na nowe rozwiązania. Można sobie wyobrazić, jak olbrzymią bazę wiedzy posiada system, który istnieje od 35 lat u blisko 105 tysięcy klientów. Rozwiązania te dotyczą nie tylko wymagań prawa, lecz także zarządzania przedsiębiorstwem w wielu aspektach, począwszy od obszarów logistycznych, a skończywszy na nowoczesnych instrumentach controllingowych. Globalny rynek powoduje, że rozwiązania wdrożone w jednym kraju bardzo często mogą być stosowane w innych.

System SAP-ERP ponadto pozwala na bardzo indywidualne podejście do procesów przedsiębiorstwa. Jeśli firma potrzebuje specyficznej implementacji rozwiązania któregoś ze swoich procesów, może samodzielnie poszerzyć lub nawet zmodyfikować standardową funkcjonalność systemu, mając uprawnienia dostępu do kodu źródłowego. Producent oprogramowania dostarcza wraz z systemem wewnętrzny język programowania o nazwie ABAP (Advanced Business Application Programming). Język ten pozwala tworzyć kompleksowe rozszerzenia wspierające dedykowane rozwiązania indywidualnych procesów biznesowych na poziomie szczegółowym. Dzięki tej możliwości system jest elastyczny i może zaspokoić oczekiwania każdego przedsiębiorstwa. Programy pisane w języku ABAP są zapisywane w dwóch formach:

● w postaci kodu źródłowego, który można przeglądać i edytować,

● w postaci pseudokodu reprezentującego zoptymalizowany kod źródłowy.

Każdy program napisany w ABAP osadzony jest na bazie danych systemu SAP-ERP. Bardzo cenne jest również to, że w chwili powstania potrzeby rozszerzenia czy modyfikacji systemu SAP-ERP nie trzeba zwracać się do serwisu producenta. Użytkownik ma wiele możliwości zrealizowania takich usług w formach outsourcingu bądź cosourcingu. Ta druga forma jest szczególnie polecana, ponieważ nie stawia przedsiębiorstwa w pozycji podmiotu uzależnionego. Cosourcing, oznaczający cooperativesourcing, polega na kształtowaniu współpracy, tak aby „usługi kluczowe dla prowadzonej działalności pozostawić wewnątrz organizacji, natomiast wszelkie zadania niewnoszące wartości dodanej oraz angażujące wiele zasobów przenieść na zewnątrz”[4]. Mówiąc prościej, przedsiębiorstwo może zatrudnić własnych informatyków, którzy rozwiązując problemy i zagadnienia z obszaru technicznego BASIS, mogą również zająć się programowaniem dedykowanych rozwiązań. Może też zlecić wykonanie takich usług firmie zewnętrznej bądź połączyć obie formy zgodnie z ideą cosourcingu. Firma SAP koncentruje się na sprzedaży licencji swojego oprogramowania. Producent systemu zajmuje się także usługami wdrożeniowymi, jednak aby obsłużyć jak najwięcej usług wdrożeniowych i utrzymania, rozwinął sieć certyfikowanych firm partnerskich. Dzięki temu przedsiębiorstwa użytkujące system SAP-ERP nie są zależne od serwisu producenta ani od pojedynczego dostawcy rozwiązań informatycznych.

[1] Krótka lista – przedostatni etap selekcji ofert producentów oprogramowania.

[2] Raport satysfakcji z wdrożonego systemu ERP http://decyzje-it.pl/, sierpień 2010.

[3] www.sap.com/about/investor/inbrief/index.epx.

[4] Auksztol J., Outsourcing informatyczny w teorii i praktyce zarządzania.

4. Architektura systemu SAP-ERP

Architekturę systemu można bardzo ogólnie podzielić na dwa obszary:

1) funkcjonalny,

2) techniczny.

Obszar funkcjonalny to znany dla użytkowników systemu podział na moduły funkcjonalne, które są opisane bardziej szczegółowo w dalszej części niniejszego rozdziału. Tam też wyjaśniono Czytelnikowi znaczenie skrótów opisujących poszczególne moduły. W ramach obszaru funkcjonalnego systemu można wyodrębnić:

● Menu funkcjonalne – znane także jako SAP Easy Access, dzięki któremu użytkownicy przechodzą do tak zwanych transakcji uruchamiających konkretne funkcjonalności systemu. Właśnie z tego menu korzystają użytkownicy końcowi, dzięki któremu przeprowadzane są operacje biznesowe w systemie.

● Konfigurację funkcjonalności – zestaw wydzielonej funkcjonalności umożliwiającej definiowanie parametrów pracy systemu (konfigurowanie), na przykład sposób prezentowania daty i liczb, ustalanie domyślnych języków narodowych, rodzaje dokumentów itd. Dostęp do tego obszaru (transakcja SPRO) mają w początkowym okresie wdrożenia konsultanci firm wdrażających, jednak na kolejnych etapach, wraz z rozwojem swych kompetencji, włączani są również tak zwani użytkownicy kluczowi. Zapoznają się oni z podstawową konfiguracją systemu, tak aby samodzielnie wykonywać niezbędne czynności konfiguracyjne podczas bieżącej eksploatacji systemu,

Obszar techniczny zaś można podzielić na dwa podobszary.

1. Administracja systemem (BASIS) – obszar najczęściej obsługiwany przez działy informatyczne klienta lub inwestora, które zajmują się administrowaniem oraz zapewnieniem stałej i pełnej dostępności systemu zgodnie z przyjętymi założeniami. Przykładami realizowanych czynności są: integracja systemu SAP-ERP z innymi systemami, instalacja programu GUI na stacjach roboczych, tworzenie kopii zapasowych zgodnie z przyjętą strategią ochrony danych, przydzielanie uprawnień do systemu, rozwiązywanie problemów wydajnościowych i łączności sieciowej, bezprzewodowej itp.

2. Rozwój w języku ABAP – w pełni funkcjonalne środowisko programistyczne zintegrowane z systemem SAP-ERP, umożliwiające dokonywanie zmian w istniejącym już kodzie i tworzenie od podstaw programów realizujących specyficzne wymagania użytkowników. Na uwagę zasługuje to, że podstawowa funkcjonalność systemu SAP-ERP napisana jest właśnie w języku ABAP, a klienci mają dostęp do kodu źródłowego, dzięki czemu wiedza o architekturze i zasadach pracy systemu są dostępne i możliwe do wykorzystania podczas prac nad dostosowaniem systemu do specyfiki procesowej firm. W takich przypadkach zadania programistyczne mogą być wykonywane początkowo przez programistów firmy wdrażającej, a w dalszej kolejności mogą to być pracownicy firmy posiadający odpowiednią wiedzę.

Na rysunku 4 przedstawiono strukturę i współzależności poszczególnych elementów obszaru funkcjonalnego na przykładzie wybranych modułów.

Rys. 4. Schemat systemu ERP na podstawie systemu SAP

Źródło: opracowanie własne.

Schemat na rysunku 4 obrazuje złożoność obszarów funkcjonalnych, które mają za zadanie wsparcie przedsiębiorstwa we wszystkich obszarach jego działalności. Sercem systemu jest część skupiająca grupy procesów zarządzających zasobami finansowymi. Dzieje się tak dlatego, że większość danych wprowadzanych do systemu ma wpływ na procesy związane z finansami. W tle systemu dane są przejmowane przez moduł controllingu, umożliwiając tym samym wszechstronną analizę wszystkich obszarów działalność przedsiębiorstwa za pośrednictwem raportów i instrumentów controllingowych.

System SAP-ERP jest tak skonstruowany, że mimo silnej integracji modułów nie wymaga on korzystania ze wszystkich modułów wchodzących w jego skład. W praktyce rzadko można spotkać przedsiębiorstwa wykorzystujące całą funkcjonalność systemu. Proces wdrożenia również najczęściej odbywa się fazami i nawet jeśli przedsiębiorstwo zakłada docelowo wykorzystanie modułów, na przykład: SD, MM, PP, FI, FI-AA, CO, HR, to dość często wdrożenie w tak wielu obszarach rozkładane jest na etapy. Dobrą praktyką jest uwzględnienie w początkowych fazach wdrożenia podstawowych modułów finansowych, to jest FI, FI-AA i CO. Jeśli jednak z jakichkolwiek przyczyn inwestor decyduje się rozpocząć wdrożenie od innych modułów, powinien uwzględniać integrację z obszarem finansów.

Do poprawnego działania modułów HR, MM czy SD konieczne jest skonfigurowanie przynajmniej podstawowej funkcjonalności modułów finansowych. Jeśli na pierwszym etapie wdrożenia, na przykład tylko modułów logistycznych, struktury finansowe są tworzone bez konsultacji z osobami z działu finansowo-księgowego, na etapie wdrażania finansów może dojść do sytuacji, w której będzie do wykonania dodatkowa praca przebudowy już istniejących i funkcjonujących struktur. Powoduje to dodatkową pracochłonność, a co za tym idzie, zwiększenie nakładów na wdrożenie. Implementując natomiast system począwszy od funkcjonalności finansowych, naturalne staje się rozwijanie struktur systemowych według wcześniej przyjętych założeń przy wdrożeniu finansów. Do szczególnych przypadków konieczności stosowania tej zasady należą sytuacje, kiedy firma wdraża dwa niezależne moduły systemu SAP-ERP (na przykład HR i MM czy HR i FI-AA). W celu uruchomienia takich niezależnych modułów konieczne jest utworzenie spójnych struktur organizacyjnych modułów FI i CO. Znane są przypadki, w których nie dość, że moduły korzystają z innych struktur finansowych, to jeszcze zainstalowane są w innych środowiskach SAP-ERP różniących się nawet wersjami. W takich przypadkach konieczność uspójnienia struktur i systemów może być podstawą do uruchomienia odrębnego projektu.

Obszar funkcjonalny systemu sprowadza się do rozróżnienia funkcjonalności zorganizowanych w postaci modułowej. Najbardziej ogólny podział modułów funkcjonalnych zmierza do podziału na trzy główne grupy:

1) logistyki,

2) finansów,

3) zarządzania zasobami ludzkimi[1].

Uszczegóławiając ten podział do poziomu modułów, można go przedstawić w sposób następujący:

1. Logistyka

1.1. SD – Sprzedaż i dystrybucja (ang. Sales and Distribution),

1.2. MM – Gospodarka materiałowa (ang. Material Management),

1.3. WM – Gospodarka magazynowa (ang. Warehouse Management),

1.4. PP – Planowanie produkcji (ang. Product Planning),

1.5. QM – Zarządzanie jakością (ang. Quality Management),

1.6. PM – Gospodarka remontowa (ang. Plant Maintanance),

2. Finanse

2.1. FI – Rachunkowość finansowa (ang. Financial Accounting),

2.2. BL – Księgowość bankowa (ang. Bank Ledger),

2.3. CO – Controlling (ang. Controlling),

2.4. IM – Zarządzanie inwestycjami (ang. Investment Management),

2.5. PS – System projektowy (ang. Project System),

2.6. RE-FX – Elastyczne zarządzanie nieruchomościami (ang. Real Estate-Flexible),

2.7. FM – Rachunkowość budżetowa (ang. Funds Management).

3. Zarządzanie zasobami ludzkimi

3.1. HR-PA – Administracja personelem (ang. Human Resources-Personnel Management),

3.2. HR-PE – Zarządzanie szkoleniami (ang. Human Resources-Training and Event Management),

3.3. HR-PY – Rozliczanie listy płac (ang. Human Resources-Payroll).

Poniżej scharakteryzowano krótko funkcjonalności poszczególnych modułów, zachowując przy tym przyjętą wcześniej numerację. W systemie SAP-ERP moduły są nazywane krótkimi symbolami literowymi. Przedstawione opisy zawierają skróty wraz z wyjaśnieniem ich znaczenia od logistyki, przez finanse, do podstawowych funkcjonalności w obszarze zarządzania kapitałem ludzkim (HCM).

1.1. SD – Sprzedaż i dystrybucja

W ramach modułu SD dostępne są zaawansowane rozwiązania pozwalające na rejestrowanie i obsługę czynności handlowych poprzedzających dostarczenie klientowi zamówionych towarów i usług.

Najważniejsze funkcje dostępne w ramach tego obszaru funkcjonalnego to:

● rejestracja i monitorowanie transakcji sprzedaży,

● obsługa dokumentów handlowych, czyli zleceń sprzedaży, ofert, umów itp.,

● kontrola dostępności towarów,

● przeniesienie zapotrzebowań będących konsekwencją procesu sprzedaży do narzędzi planowania potrzeb materiałowych,

● harmonogramowanie dostaw,

● sterowanie partią[2],

● zarządzanie serwisem, to jest nadzorowanie wywołaniami serwisu, obsługa gwarancji oraz przetwarzanie umów serwisowych,

● obliczanie cen i podatków oraz przetwarzanie rabatów,

● kontrola limitów kredytowych,

● tworzenie wydruków dokumentów,

● obsługa zwrotów i faktur korygujących in plus i in minus,

● obsługa wysyłki i transportu,

● elektroniczna wymiana danych (EDI).

1.2. MM – Gospodarka materiałowa

Moduł ten odpowiedzialny jest za obsługę logistycznej części systemu SAP-ERP w takich obszarach, jak:

● planowanie potrzeb materiałowych,

● zaopatrzenie materiałowe,

● zarządzanie zapasami,

● wycena materiału,

● sprawdzanie i logistyczne przyjmowanie faktur (księgowanie).

Funkcjonalność tego modułu jest silnie związana zarówno z pozostałymi modułami logistycznymi, jak i modułami finansowymi, jednak największa integracja występuje w zakresie współpracy z modułami: PP – Planowanie produkcji, PM – Gospodarka remontowa i WM – Gospodarka magazynowa.

1.3. WM – Gospodarka magazynowa

Gospodarka magazynowa umożliwia definiowanie kompleksowych struktur magazynowych i administrowanie nimi. Funkcjonalność WM jest wykorzystywana w przypadku zarządzania magazynami wysokiego składowania czy specjalnymi przestrzeniami składowymi. Moduł wykorzystuje predefiniowane strategie, proponując użytkownikowi:

● miejsce, w którym materiał powinien być umieszczony w magazynie,

● miejsce, z którego materiał powinien być pobrany z magazynu,

● miejsce kompletowania zlecenia.

1.4. PP – Produkcja

Jeden z najobszerniejszych modułów logistycznych, który sprowadza się do obsługi następujących działań w obszarze produkcji:

● zarządzania danymi materiałów (surowców, półproduktów i produktów),

● przetwarzania specyfikacji materiałowych,

● zarządzania marszrutami technologicznymi,

● zarządzania stanowiskami roboczymi i ich zdolnościami produkcyjnymi,

● planowania i bilansowania zasobów produkcyjnych,

● harmonogramowania produkcji na podstawie planów i prognoz sprzedaży,

● kontroli i planowania wykorzystania wolnych mocy produkcyjnych z planowaniem zasobów materiałowych,

● ustalenia kosztów produkcji wyrobów na każdym etapie procesu produkcyjnego,

● łączenia wielopoziomowych procesów produkcyjnych,

● monitorowania realizacji procesu produkcyjnego.

Moduł ten obsługuje wiele rodzajów i typów produkcji, na przykład produkcję procesową, dyskretną i jednostkową.

1.5. QM – Zarządzanie jakością

Aplikacja nazywana modułem QM wspiera działania przedsiębiorstwa zmierzające do planowania i kontroli określonego poziomu jakości. Dodatkowo umożliwia kontrolę tworzenia certyfikatów jakości i zarządzanie problemami jakościowymi za pomocą zawiadomień QM. Następujące komponenty są dostępne w obszarze zarządzania jakością:

● dane podstawowe (materiał, katalogi, cecha kontrolna, cecha klasy, metoda kontroli, próbka),

● planowanie kontroli (plan kontroli, zestaw operacji referencyjnych, specyfikacja materiału),

● dynamiczna zmiana zakresu kontroli,

● certyfikaty jakości,

● zawiadomienia jakości,

● zarządzanie próbkami,

● QM w zaopatrzeniu,

● QM w sprzedaży.

1.6. PM – Gospodarka remontowa

Moduł ten umiejscowiony jest w logistycznej części systemu SAP-ERP i przez własną funkcjonalność oraz integrację z innymi modułami wspomaga zarządzanie, realizację i kontrolę wszelkich działań remontowych.

Moduł PM wspiera procesy gospodarki remontowej w następujących obszarach:

● odwzorowanie struktury organizacyjnej służb utrzymania ruchu, remontów i inwestycji,

● szczegółowe odwzorowanie i zarządzanie obiektami podlegającymi działaniom gospodarki remontowej,

● szczegółowe planowanie i realizacja bieżących działań gospodarki remontowej,

● wspomaganie działań związanych z obsługą remontów planowych, obsługi działań profilaktycznych wykonywanych okresowo,

● tworzenie systemu informacyjnego gospodarki remontowej.

2.1. FI – Rachunkowość finansowa

Rachunkowość finansowa zapewnia użytkownikom możliwość obsługi zdarzeń księgowych koniecznych do sporządzenia okresowych, zewnętrznych sprawozdań finansowych jak np. bilans czy rachunek zysków i strat. Podstawowy podział funkcjonalności w ramach modułu FI to:

a) FI-GL – Księga główna,

b) FI-AR, FI-AP – Rozrachunki z dostawcami oraz Rozrachunki z odbiorcami,

c) FI-AA – Księgowość majątku trwałego,

d) FI-BL – Księga bankowa.

Jest to moduł, którego konfiguracja powinna zapewnić dostarczenie informacji do raportowania przygotowanego na potrzeby zewnętrznych podmiotów, takich jak GUS, banki, akcjonariusze.

2.3. CO – Controlling

Controlling umożliwia procesową obsługę następujących zdarzeń gospodarczych:

● analityki kosztowo-przychodowej,

● planowania i budżetowania kosztów i przychodów,

● kontroli dostępności zabudżetowanych środków,

● ewidencjonowania ilościowych wskaźników zarówno w planie, jak i wykonaniu,

● kalkulowania cen materiałów,

● rozliczania kosztów pośrednich,

● rozliczenia kosztów produkcji i odchyleń produkcyjnych,

● raportowania kosztów i przychodów w układzie miejsc powstawania kosztów, centrów zysku i zleceń wykonywanych przez przedsiębiorstwo.

Moduł ten w odróżnieniu od FI zapewnia raportowanie zgodne z wewnętrznymi potrzebami informacyjnymi firmy.

2.4. IM – Zarządzanie inwestycjami

Moduł Zarządzanie inwestycjami wspomaga planowanie, budżetowanie i realizację złożonych inwestycji (zakupów i zadań inwestycyjnych) oraz umożliwia ich hierarchizację w struktury. IM ułatwia użytkownikom pracę na każdym etapie realizacji inwestycji: od wniosku inwestycyjnego, przez jego analizę i akceptację bądź odrzucenie, po tworzenie planu inwestycyjnego, przygotowanie projektów i zleceń w celu realizacji poszczególnych zadań i zakupów, controllingu i rozliczenia. Zarządzanie inwestycjami jest ściśle zintegrowane z Gospodarką materiałową (MM). Umożliwia automatyczne dokonywanie rezerwacji na materiał lub tworzenie zamówienia na podstawie zgłoszonego zapotrzebowania oraz automatyczne tworzenie rekordu danych podstawowych środka trwałego. Wszystkie te funkcje wspomagane są przez rozwinięty system informacyjny zawierający gotowe raporty przekrojowe.

2.5. PS – System projektowy

Moduł PS wspomaga procesy podejmowania decyzji oraz umożliwia optymalizację procesów gospodarczych podczas planowania i realizacji prac nad projektem.

System projektowy może być wykorzystany podczas realizacji wielu rodzajów przedsięwzięć, na przykład :

● projektów badawczo-rozwojowych,

● produkcji na zlecenie,

● projektów inwestycyjnych,

● projektów remontowych, remontowo-modernizacyjnych.

System wspiera użytkownika we wszystkich fazach projektu, udostępniając mu informacje na bieżąco i redukując rutynowe zadania. Moduł PS obsługuje następujące procesy monitorowania przedsięwzięć:

● planowanie kosztów i przychodów,

● planowanie terminów,

● planowanie materiałów, zdolności produkcyjnych i środków pomocniczych produkcji,

● kontrolę dostępności (materiałów, zdolności produkcyjnych, środków pomocniczych produkcji),

● budżetowanie,

● raportowanie przez system informacyjny.

2.6. RE-FX – Elastyczne zarządzanie nieruchomościami

Moduł, który pojawił się jako rozwiązanie funkcjonalne zastępujące moduł RE nazywany Klasycznym zarządzaniem nieruchomościami. Od 2002 roku w obszarze zarządzania nieruchomościami jest rozwijany tylko moduł RE-FX. Moduł ten wspiera funkcjonalnie następujące działania przedsiębiorstwa:

● komercyjne zarządzanie nieruchomościami, to jest zarządzanie leasingiem nieruchomości, umowami wynajmu itp.,

● techniczne zarządzanie nieruchomościami, to jest zarządzanie usługami, modernizacją, utrzymaniem i naprawą itp.,

● zarządzanie projektami, to jest planowanie, budżetowanie, wykonanie i rozliczanie,

● procesy controllingowe,

● procesy księgowe, to jest obsługę płatności, okresowe księgowanie itp.

Funkcjonalność tego modułu pozwala na odzwierciedlenie struktury nieruchomości pod wieloma aspektami, na przykład wgląd użytkowania, wgląd architektoniczny, wgląd techniczny. Istnieje możliwość skojarzenia graficznych linków do systemów typu CAD/CAM.

2.7. FM – Rachunkowość budżetowa

Funkcjonalność ukryta pod nazwą modułu FM – Rachunkowość budżetowa jest odpowiedzialna za planowanie, realizację i monitorowanie wydatków oraz dochodów organizacji. Jest ona najczęściej wykorzystywana w sektorze publicznym, w którym ujęcie memoriałowe związane z analizą kosztów i przychodów przeplata się z ujęciem kasowym działalności skoncentrowanym na przepływach gotówki analizującym wydatki i dochody. Dzięki temu modułowi istnieje możliwość prześledzenia pełnego procesu wydatkowania, poczynając od planowania, przechodząc przez ewidencję zaangażowania środków (obligo), ewidencję rozrachunków (zobowiązań i należności), a kończąc na wypływie lub wpływie środków pieniężnych z i na rachunek bankowy. Każdy z tych etapów procesu może być śledzony z dokładnością do analityki budżetowej, co pozwala na szerokie zastosowanie rozwiązania w instytucjach sektora publicznego.

3.1. HR-PA – Administracja personelem

Moduł HR zajmuje się pełną obsługą w obszarze tak zwanego Zarządzania zasobami ludzkimi. W zasadzie aktualnie nazwa HR często zastępowana jest nazwą HCM (Human Capital Management) – Zarządzanie kapitałem ludzkim. W ramach HCM można wyodrębnić kilka podstawowych podmodułów. Jednym z nich jest HR-PA Administracja personelem, który sprowadza się do następujących działań systemowych:

● obsługi danych pracownika,

● odwzorowania struktury organizacyjnej.

3.2. HR-PE – Zarządzanie szkoleniami

W ramach podmodułu obsługującego szkolenia system SAP-ERP może zaproponować następujące funkcje:

a) definiowanie budżetu szkoleniowego w stosunku do jednostek organizacyjnych,

b) rejestrację terminów szkoleń (bieżących i przyszłych),

c) potwierdzanie i odwoływanie terminów szkoleń,

d) rezerwacje, zastępstwa, odwołania uczestnictwa,

e) zgłoszenia zapotrzebowania na udział w szkoleniu – na przykład wynik oceny

f) automatyczną aktualizację kwalifikacji pracownika w wyniku ukończenia szkolenia,

g) oceny szkoleń i ich uczestników – według kryteriów zdefiniowanych przez klienta,

h) ewidencję atrybutów opisujących dostawców szkoleń: symbolu, nazwy, adresu, osoby do kontaktów.

3.3. HR-PY – Rozliczanie listy płac

Podmoduł PY ułatwia użytkownikom regularne i dodatkowe naliczanie list płac, raportowanie na potrzeby ZUS i urzędu skarbowego. Zapewnia też pełną integrację z modułami finansowymi FI – Rachunkowości finansowej i CO – Controlingu.

Dzięki funkcjonalności podmodułu PY rozliczani mogą być zarówno pracownicy etatowi, jak i współpracownicy zatrudnieni na umowy-zlecenia, umowy o dzieło itp. Funkcjonalność ta ułatwia zarządzanie systemem płacowym przedsiębiorstwa. Wspomaga rozliczanie płac z uwzględnieniem poszczególnych składników wynagrodzenia, potrąceń, zwolnień chorobowych, składek i zaliczek na podatek, prowadzenie rozliczeń z urzędami skarbowymi i ZUS. System automatycznie wylicza podstawy zasiłków i wynagrodzeń urlopowych. Podstawy są odpowiednio modyfikowane w przypadku wstecznych korekt informacji o czasie pracy. Dostępny jest mechanizm automatycznego generowania deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych do ZUS.

Poszczególne moduły są integralnymi częściami całego systemu, co gwarantuje ich jednakową formę graficzną i logiczną oraz spójność przetwarzanych informacji. Wprowadzone dane wyświetlają się w pozostałych podmodułach systemu w czasie rzeczywistym, co oznacza ich natychmiastową dostępność dla wszystkich uprawnionych użytkowników.

Dodatkowo firma SAP dostarcza tak zwane rozwiązania branżowe (ang. Industry Solutions), które stanowią zestaw funkcjonalności specyficznych dla danej branży. Oto sztandarowe przykłady rozwiązań branżowych.

● W obszarach finansów i instytucji publicznych:

a) dla bankowości (ang. Banking),

b) dla szkolnictwa wyższego (ang. HigherEducation & Research),

c) dla obronności i bezpieczeństwa (ang. Defense & Security),

d) dla ubezpieczeń (ang. Insurance),

e) dla ochrony zdrowia (ang. Healthcare),

f) dla sektora publicznego (ang. Public Sector).

● Dla firm produkcyjnych w obszarach:

a) przemysł lotniczy i zbrojeniowy (ang. Aeorospace & Defense),

b) przemysł motoryzacyjny (ang. Automotive),

c) przemysł elektromaszynowy (ang. Industrial Machinery & Components),

d) nauki biologiczne (ang. Life Sciences),

e) przemysł drzewny, papierniczy i metalowy (ang. Mill Products),

f) przemysł chemiczny (ang. Chemicals),

g) przemysł wydobywczy (ang. Mining),

h) przemysł paliwowy (ang. Oil & Gas),

i) przedsiębiorstwa projektowe, budowlane i inżynieryjne (ang. Engineering, Construction & Operations),

j) przemysł zaawansowanych technologii (ang. High Tech).

● Dla firm usługowych w obszarach:

a) media (ang. Media),

b) usługi konsultingowe (ang. Professional Services),

c) handel (ang. Retail),

d) telekomunikacja (ang. Telecommunications),

e) dostawcy usług turystycznych i logistycznych (ang. Travel & Logistic Services),

f) przedsiębiorstwa użyteczności publicznej (ang. Utilities),

g) dystrybucja hurtowa (ang. Wholesale Distribution).

[1] W systemie SAP-ERP pojęcia zarządzanie zasobami ludzkimi i zarządzanie kapitałem ludzkim są stosowane zamiennie.

[2] W rozumieniu zarządzania dostawami w partiach, które mogą być także poziomem wyceny materiałów. Dzięki zarządzaniu partiami możliwe jest zastosowanie w SAP wyceny FIFO, LIFO.

5. Bezpieczeństwo systemu ERP

Zapewnienie bezpieczeństwa danych wprowadzanych do systemu informatycznego to jedno z głównych zadań pracy z systemem ERP. Gromadzone dane w tak rozbudowanej infrastrukturze są narażone na wiele zagrożeń. Trzeba zdawać sobie sprawę, że w razie utraty danych odtworzenie ich w skrajnych przypadkach może stać się niemożliwe. Dlatego tak ważną sprawą jest takie zorganizowanie zabezpieczeń, aby w razie jakichkolwiek nieszczęść możliwe było przywrócenie normalnej eksploatacji. Należy pamiętać o tym, że wciąż najsłabszym elementem odpowiedzialnym za bezpieczeństwo danych w dowolnym systemie informatycznym jest człowiek.

5.1. Rodzaje zagrożeń

Istnieje wiele zagrożeń związanych z utratą danych. Zagrożenia takie można podzielić na dwie zasadnicze grupy:

● logiczne,

● fizyczne.

Do grupy zagrożeń logicznych zalicza się wszelkiego rodzaju błędy w oprogramowaniu, które skutkują częściową lub całkowitą utartą danych, błędy wynikające z niewłaściwego sposobu obsługiwania aplikacji, błędy administracyjne oraz świadome działania na poziomie aplikacyjnym mające na celu zniszczenie danych.

Na zagrożenia fizyczne składają się wszelkiego rodzaju awarie sprzętowe oraz awarie systemu operacyjnego.

Wśród wymienionych zagrożeń najczęściej spotykane to:

● niewłaściwa obsługa oprogramowania,

● manipulacja danymi z pominięciem logiki serwera aplikacyjnego,

● awaria sprzętu,

● błąd administratora,

● atak,

● zdarzenia losowe.

1. Niewłaściwa obsługa oprogramowania. Nowoczesne systemy ERP mają wiele zabezpieczeń przed tego typu zdarzeniami. W SAP-ERP użytkownik nie może usunąć praktycznie niczego. Źle wprowadzone dokumenty są stornowane, a błędne dane podstawowe blokowane z możliwością odblokowania. Niemniej istnieją specjalne transakcje, za pomocą których można usunąć niektóre dane. Na przykład transakcja OBR2 pozwala na usunięcie konta KG, dostawcy lub odbiorcy pod warunkiem, że na kontach tych nie było żadnego zapisu księgowego, a jednostka gospodarcza, w której zostały zdefiniowane (założone) dane, nie była oznaczona flagą pracy produktywnej. Oczywiście są to specjalistyczne czynności i nikt poza uprawnionymi osobami (administratorami) nie powinien mieć prawa w tych obszarach pracować. Ale nawet najbardziej zaawansowany użytkownik może się pomylić i wówczas istnieje ryzyko utraty danych.

2. Manipulacja danymi z pominięciem logiki serwera aplikacyjnego. Wiele systemów ERP, w tym również SAP, oferuje narzędzia służące do tworzenia aplikacji (rozszerzeń funkcjonalności). Narzędzia takie umożliwiają między innymi manipulację danymi bezpośrednio w bazie danych. Nie znając modelu danych w aplikacji, w bardzo łatwy sposób można doprowadzić do niespójności danych, a w skrajnych przypadkach do częściowej lub całkowitej dysfunkcjonalności aplikacji. Przykładem może być ręczna zmiana numeru dostawcy w zaksięgowanym dokumencie.

3. Awaria sprzętu. W wyniku awarii sprzętu występuje czasem częściowe lub całkowite uszkodzenie danych w wyniku czego przedsiębiorstwo traci możliwość funkcjonowania. W przypadku całkowitej utraty danych w aplikacji głównej niezależnie od producenta takiej aplikacji zdecydowana większość poszkodowanych przedsiębiorstw ogłasza swoją upadłość w ciągu roku od zdarzenia.

4. Błąd administratora. Od dawna wiadomo, że najsłabszym ogniem wszelkich zabezpieczeń jest człowiek. Błędy ludzkie mogą być powodem wielu problemów. Tak jak wspomniane w punkcie pierwszym pomyłki administratorów czy programistów mogą spowodować nawet utratę danych, tak drobne nieprawidłowości spowodowane przez zwykłych użytkowników mogą być również przyczyną poważnych problemów.

5. Atak. Każdy, kto chociaż raz zetknął się ze skutkami działania jakiegokolwiek wirusa, doskonale wie, ile pracy może kosztować beztroskie traktowanie danych bez odpowiednich zabezpieczeń. Ataki na systemy informatyczne można podzielić na zewnętrzne i wewnętrzne. Zdecydowana większość to ataki wewnętrzne wykonywane przez pracowników przedsiębiorstwa. Atak hakera może mieć na celu uszkodzenie danych, kradzież danych lub spowodowanie częściowego lub całkowitego paraliżu systemu informatycznego.

6. Zdarzenia losowe. Pożar, powódź, kradzież i podobne zdarzenia mogą stać się przyczyną poważnych kłopotów przedsiębiorstwa. Mimo że zdarzają się rzadko, warto mieć świadomość, że przedsiębiorstwo może paść ofiarą któregoś z tych zdarzeń.

5.2. Sposoby ochrony danych

Istnieje wiele sposobów ochrony danych, które w większym lub mniejszym stopniu umożliwiają zbudowanie niezawodnego i odpornego na wszelkiego rodzaju awarie systemu informatycznego. W skład nowoczesnego systemu IT, który zapewnia bezpieczeństwo danych oraz wysoki stopień jego dostępności, wchodzą rozwiązania sprzętowe, oprogramowanie oraz procedury. Podejmując decyzję o wyborze narzędzi służących do utworzenia wysoko dostępnego rozwiązania informatycznego, należy odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

● Ile czasu przedsiębiorstwo może działać bez aplikacji głównej?

● Ile kosztuje godzina niedostępności aplikacji głównej?

● Ile kosztuje ponowne wprowadzenie danych (na przykład z jednej godziny)?

● Na jakie zagrożenia system ma być odporny?

Odpowiedzi na te pytania ułatwiają dokonanie wyboru odpowiedniego narzędzia, którego zadaniem będzie zapewnienie bezpiecznej pracy systemu informatycznego. Rozwój technologii informacyjnej obejmuje również wszelkiego rodzaju narzędzia zabezpieczające i zapewniające prawidłową pracę aplikacji, co powoduje, że wiedza na ten temat szybko się dezaktualizuje oraz wymagane są stałe nakłady na właściwe jej rozwijanie.

Tak jak istnieje wiele zagrożeń dla systemu informatycznego, tak nie ma uniwersalnego pojedynczego sposobu jego ochrony. Każda z metod ma swoje wady i zalety, jest też przeznaczona do innego rodzaju zagrożenia. Najczęściej wykonuje się kopie zapasowe – backup.

Stosownie do wcześniej wymienionych zagrożeń istnieją następujące sposoby zabezpieczeń.

Niewłaściwa obsługa oprogramowania

Podstawowe sposoby zabezpieczenia to:

● wiedza i świadomość użytkownika,

● system zabezpieczeń i uprawnień umożliwiający wykonywanie tylko określonych czynności w aplikacji głównej i całym środowisku IT,

● unikanie „superużytkownika”, który może wykonać dowolną operację w systemie.

Zalety:

● brak nakładów na sprzęt IT,

● niskie koszty.

Wady:

● długi okres przekazywania wiedzy,

● konieczność rozdzielnia uprawnień między różne osoby.

Manipulacja danymi z pominięciem logiki serwera aplikacyjnego

Podstawowe sposoby zabezpieczenia to:

● zabezpieczony dostęp do serwera bazodanowego,

● system zabezpieczeń i uprawnień umożliwiający wykonywanie tylko określonych czynności w aplikacji głównej i w całym środowisku IT.

Zalety:

● brak nakładów na sprzęt IT,

● niskie koszty.

Wady:

● nie ma możliwości bezpośredniej ingerencji w dane w sytuacjach awaryjnych.

Awaria sprzętu

Podstawowe sposoby zabezpieczenia to:

● unikanie pojedynczych punktów awarii przez nadmiarowość (układy klastrowe, systemy wieloprocesorowe, wieloserwerowe, pamięć z korektą błędów, systemy dyskowe),

● systemy składowania danych.

Zalety:

● duża odporność na awarię.

Wady:

● wysokie koszty,

● duża złożoność systemów informatycznych.

Atak

Podstawowe sposoby zabezpieczenia to:

● ograniczenia w dostępie do zasobów IT,

● monitorowanie,

● system zabezpieczeń i uprawnień umożliwiający wykonywanie tylko określonych czynności w aplikacji głównej i w całym środowisku IT.

Zalety:

● precyzyjne sterowanie dostępem do informacji.

Wady:

● wysokie koszty,

● ciągłe zmiany.

Zdarzenia losowe

Podstawowe sposoby zabezpieczenia to:

● centrum zapasowe,

● system składowania danych.

Zalety:

● duża odporność.

Wady:

● wysokie koszty,

● skomplikowana architektura IT.

Mając na uwadze wymienione zagrożenia, producent aplikacji wyposażył aplikację w następujące mechanizmy podwyższające bezpieczeństwo danych:

● składowanie danych,

● definiowanie uprawnień dla użytkowników,

● transakcyjność aplikacji,

● system zarządzania zmianą,

● śledzenie wykonanych operacji.

Obsługa tych mechanizmów jest częściowo lub całkowicie zaimplementowana w aplikacji.

Składowanie danych

Podstawowym rodzajem zabezpieczeń jest cykliczne wykonywanie zapasowych kopii danych. Nośnik, na którym są składowane dane, to najczęściej taśmy magnetyczne lub dyski. Polityka składowania danych określa, w jaki sposób są zapisywane dane na nośnikach zewnętrznych, co jednocześnie wyznacza, w jaki sposób i w jakim czasie jest możliwe przywrócenie systemu po awarii. W przypadku wystąpienia awarii danych w systemie SAP-ERP dzięki stosowaniu transakcyjnych baz danych istnieje możliwość przywrócenia systemu z dokładnością do transakcji z czasu przed awarią. Czas przywracania systemu zależy od wielkości bazy danych, polityki składowania danych oraz możliwości technicznych infrastruktury IT.

Definiowanie uprawnień użytkowników

Elementem łączącym pracownika przedsiębiorstwa z systemem informatycznym jest użytkownik systemu. Każdy użytkownik systemu ma unikalny atrybut jawny – nazwę użytkownika w systemie – oraz atrybut osobisty, którym jest najczęściej znane tylko pracownikowi przedsiębiorstwa hasło. Jednak z technicznego punktu widzenia może to być skojarzony z pracownikiem unikalny atrybut taki jak cyfrowy obraz odcisku palca lub siatkówki oka.

Z uwagi na rozległość systemu ERP oraz liczbę użytkowników pracujących w tym systemie konieczne stało się określanie zakresu czynności, jakie mogą wykonywać konkretni pracownicy. Większość współczesnych systemów ERP zawiera dedykowany moduł, w którym przez wykonanie wielu czynności (często bardzo pracochłonnych) można precyzyjnie określić, do jakich czynności dany użytkownik może mieć dostęp. I tak właśnie jest w SAP-ERP. Główną ideą zabezpieczenia systemu przez definiowanie uprawnień jest zbudowanie ról oraz profili uprawnień, to jest przyporządkowanie im funkcji oraz działań (na przykład usuwanie) określonych w specjalnie przygotowanej do tego celu dokumentacji zwanej koncepcją uprawnień.

Transakcyjność aplikacji

Transakcja w systemie SAP-ERP jest odpowiednikiem wykonania konkretnych operacji na danych. Tylko sekwencja powiązanych kroków, które zostaną prawidłowo przeprowadzone od początku do końca, będzie skutkowała zmianami w bazie danych. Te logicznie powiązane kroki są kolejnymi operacjami, ekranami z formatkami do wprowadzania danych. Transakcja aplikacyjna może składać się z wielu mniejszych transakcji bazodanowych wykonywanych w czasie realizacji transakcji aplikacyjnej. Te mniejsze transakcje nie operują na tabelach rzeczywistych, tylko tymczasowych. Dopiero na koniec transakcji aplikacyjnej wszystkie zmiany z tabel tymczasowych, które były dokonywane w czasie jej realizacji, są przepisywane z tabel tymczasowych do tabel rzeczywistych bazy danych w jednej dużej transakcji bazodanowej.

System zarządzania zmianą

Sposób zarządzania zmianą w systemie SAP-ERP jest zgodny z ITIL[1]. Metoda zastosowana w SAP-ERP stanowi jedno z lepszych rozwiązań, jakie można spotkać w systemach ERP. Producent oprogramowania zaleca środowisko składające się z trzech lub więcej niezależnych systemów SAP, które łączy system transportowy.

Rys. 5. System przenoszenia informacji konfiguracyjnych

Źródło: opracowanie własne.

Instancja deweloperska, zwana także systemem konfiguracyjnym lub rozwojowym, służy tylko do definiowania konfiguracji oraz zmian w strukturze systemu SAP. Dobrą praktyką jest niewprowadzanie do systemu rozwojowego żadnych danych transakcyjnych. W systemie tym modeluje się procesy biznesowe, jakie mają być zaimplementowane w aplikacji. Każda zmiana związana z modelowaniem jest automatycznie rejestrowana oraz wersjonowana w aplikacji i zapisywana w obiektach służących do przenoszenia zmian między systemami (zlecenia i zadania transportowe).

Użytkownik systemu dokonujący zmian musi wprowadzić dodatkowe atrybuty opisujące zlecenie transportowe. Tak przygotowany transport w celu przeniesienia parametryzacji na system testowy zwalnia się oraz przenosi za pomocą narzędzi transportowych dostępnych w systemie. System testowy służy użytkownikom do tego, aby sprawdzić w działaniu przeniesione ustawienia konfiguracyjne. Użytkownicy symulują na nim pracę produktywną, tworząc obiekty i dokumenty, tak aby móc sprawdzić i przetestować działanie konfiguracji w docelowym systemie produktywnym.

Z założenia zarówno system testowy, jak i produkcyjny powinny być zablokowane do zmian konfiguracyjnych. Wszelkie zmiany i korekty konfiguracji powinny odbywać się w systemie rozwojowym i być przenoszone na pozostałe systemy zleceniami transportowymi. Jeśli ustawienia konfiguracyjne są pozytywnie potwierdzone w systemie testowym, przenoszone są do systemu produktywnego tymi samymi zleceniami transportowymi, którymi konfiguracja została uprzednio przeniesiona do systemu testowego. Tylko dzięki takiej ścieżce zmian systemowych zyskuje się pewność spójności systemu produktywnego z systemem testowym i można się spodziewać, że jeśli procesy były poprawnie skonfigurowane w systemie testowym, to tak samo będzie w systemie produktywnym. Dla pewności przeniesienia konfiguracji do systemu produktywnego należy sprawdzić, czy dziennik zlecenia transportowego nie zawiera ewentualnych błędów.

Śledzenie wykonanych operacji

System SAP-ERP zawiera mechanizm śledzenia operacji wykonanych przez użytkownika w aplikacji – audyt systemu. W celu zwiększenia bezpieczeństwa systemu dane z audytu systemu są przechowane poza bazą danych. Monitoring systemu przechowuje informacje na temat czynności wykonywanych w aplikacji, natomiast nie przechowuje informacji, które dane były modyfikowane. Informacje o modyfikacji poszczególnych danych zawarte są w innym miejscu w systemie.

[1] ITIL – model definiujący procesy zarządzania infrastrukturą teleinformatyczną organizacji wraz z oprogramowaniem oraz elementami technicznymi.

6. Procesowe ujęcie przedsiębiorstwa w systemie ERP

System ERP to narzędzie wspierające organizację gospodarczą ujętą procesowo. ERP organizuje i koordynuje działania użytkowników wokół procesów. Niemniej pierwsze aplikacje informatyczne pisane były dla konkretnych działów, czyli traktowały przedsiębiorstwo funkcjonalnie, to jest pionowo.

Prawdopodobnie najbardziej popularny w Polsce pakiet systemu informatycznego Symfonia również rozpoczynał swoją karierę oprogramowania wspierającego przedsiębiorcę jako odrębne aplikacje dla księgowości, magazynu, działu płac. Efektem tego było: wielokrotne wprowadzanie tych samych dokumentów do różnych modułów, możliwość wpisania błędnych wartości, a także brak świadomości użytkowników o ciągłości działań połączonych tym samym procesem. Przeobrażenia modułów Symfonii były efektem zapotrzebowań zgłaszanych przez użytkowników, a także przenoszenia dobrych rozwiązań z systemów zintegrowanych. Z czasem oddzielne moduły coraz ściślej ze sobą współpracowały, wymieniając dane zarówno podstawowe, jak i transakcyjne. Wprowadzane były w jednym module, aby w dalszej kolejności przemieścić się do następnych celem uzupełnienia brakujących informacji.

Wiele dzisiejszych programów będących kiedyś oddzielnymi aplikacjami (nie tylko Symfonia) zintegrowano wewnętrznie na wzór koncepcji sytemu ERP. Nie oznacza to jednak, że każdy system informatyczny wspomagający zarządzanie dostępny na rynku spełnia wymogi nowoczesnego podejścia do kierowania organizacją. Na rynku dostępne są aplikacje wspierające pojedyncze działy przedsiębiorstwa i również one znajdują nabywców.

System SAP-ERP realizuje swoje działania, bazując na procesach zachodzących w przedsiębiorstwie. Zanim jednak zostanie przedstawiona koncepcja systemu SAP-ERP na podstawie procesowego ujęcia organizacji, warto wyjaśnić kilka podstawowych pojęć, takich jak: proces oraz procesowe ujęcie przedsiębiorstwa. Przeglądając literaturę traktującą o procesowym podejściu do organizacji gospodarczej, można znaleźć wiele definicji procesu. Ta różnorodność powoduje, że osobom próbującym wyodrębnić i zidentyfikować procesy w przedsiębiorstwie trudno jest wykonać to precyzyjnie i poprawnie. W praktyce procesy są często mylone z procedurami, grupami procesów czy czynnościami. Wprowadzane są dodatkowe pojęcia typu podproces, które niczego nie wyjaśniają, a dodatkowo utrudniają zrozumienie zagadnienia. Oto dwie definicje, które zdaniem autorów najpełniej oddają istotę procesu w organizacji gospodarczej:

● Definicja Hammera i Champy’ego mówi, że proces to[1]: „zbiór czynności wymagający na wejściu wkładu i dający na wyjściu rezultat mający pewną wartość dla klienta”.

● Według normy ISO9000, proces to[2]:„zestaw działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziaływujących, które przekształcają WEJŚCIA w WYJŚCIA. Wejścia do procesu są zazwyczaj wyjściami z innych procesów”.

Okazuje się, że definicja procesu nie ułatwia wyodrębnienia procesów w przedsiębiorstwie. Sprawę dodatkowo komplikuje to, że termin „proces” jest również często wykorzystywany w mowie potocznej. Mówi się o procesie kontroli, procesie sądowym, procesie rozwoju społecznego. Można go odnieść w zasadzie do większości zjawisk społecznych i naturalnych, to jest fizycznych, zachowujących minimalny poziom dynamiki. W niniejszej publikacji zakres rozważań ogranicza się do obszaru gospodarczego. Pozostaje jednak wiele wątpliwości wymagających doprecyzowania. Przykładowe zastrzeżenia pojawiają się przy postawionym pytaniu: czy procesem jest sprzedaż? W potocznym znaczeniu na pewno tak. Natomiast aby podejść do zagadnienia w sposób uporządkowany, trzeba uzyskać odpowiedzi na kolejne pytania:

● w jakim momencie można mówić o sprzedaży?

● czy wówczas, gdy towar (usługa) jest przekazywana klientowi?

● czy w momencie wystawienia faktury (rachunku)?

● czy też podpisania umowy (kontraktu) lub przyjęcia zamówienia?

W praktyce często jest to różnorodnie interpretowane. Jeśli opisuje się ujęcie procesowe jednego konkretnego przedsiębiorstwa, można to wówczas zrealizować dowolnie. Natomiast chcąc podejść do zagadnienia w sposób uporządkowany, warto zastanowić się nad tym problemem. Jak zdefiniować jednoznacznie proces? W jakim momencie można mówić o rozpoczęciu, a w jakim o zakończeniu procesu? Powracając do sprzedaży: tutaj określenie początku i końca procesu jest niejednoznaczne z wymienionych powodów.

Coraz częściej sprzedaż postrzegana jest jako kompleksowy proces, tak zwany Order-to-Pay (od zamówienia do płatności). W ten sposób podkreśla się jego złożoność. Posiłkując się modelem APQC, dla ułatwienia identyfikacji procesów przyjęto założenie, że trzeci poziom[3] reprezentuje procesy elementarne, natomiast sprzedaż można sklasyfikować jako połączone procesy, w skład których wchodzi wiele procesów podstawowych (elementarnych). Takie założenie może ułatwić określenie konkretnych działań jako procesu elementarnego z punktu widzenia identyfikacji procesów do dalszych działań związanych z zarządzaniem nimi.

6.1. Koncepcja procesowej organizacji według modelu APQC

Ujmując organizację procesowo, system SAP-ERP można powiązać z procesami i grupami procesów wyodrębnianymi w różnych opracowaniach standardów traktujących o poziomej organizacji przedsiębiorstwa. Autorzy dostrzegli potrzebę usystematyzowania procesowego ujęcia rozwiązania SAP-ERP, mając świadomość, że jest to obszar opisywany w sposób różnorodny i często intuicyjny. Wystarczy przyjrzeć się kilku niezależnym koncepcjom wdrożenia systemu SAP-ERP, najlepiej różnych wykonawców (firm wdrożeniowych), aby po takiej lekturze ocenić niespójność podejścia do procesowego opisu przedsiębiorstwa.

W tej książce skorzystano z modelu klasyfikacji procesów – PCF[4] (Process Classification Framework) opracowanego przez amerykańską organizację wspierającą biznes w zarządzaniu i rozwoju American Productivity & Quality Center – APQC. Model PCF[5] to lista procesów występujących we wzorcowym przedsiębiorstwie, czyli prezentacja procesowego ujęcia organizacji gospodarczej na ogólnym poziomie. W modelu tym procesy zostały podzielone na dwanaście kategorii (pierwszy poziom), z czego pięć to kategorie procesów operacyjnych, a pozostałe siedem to kategorie procesów wspomagających. Kategorie procesów przedstawione w modelu są płaszczyzną wyjścia do dalszej dekompozycji. Procesy znajdujące się w kategoriach operacyjnych charakteryzują przedsiębiorstwo, natomiast kategorie wspomagające to te obszary działalności przedsiębiorstwa, które można wydzielić na zewnątrz i powierzyć do wykonania firmie zewnętrznej.

Rys. 6. Uproszczony schemat modelu APQC

Źródło: opracowanie własne.

Kategorie procesów operacyjnych

1) Opracowanie wizji i strategii (1.0)

2) Rozwój i zarządzanie produktami i usługami (2.0)

3) Marketing i sprzedaż produktów oraz usług (3.0)

4) Zaopatrzenie, realizacja i dostawa produktów/usług (4.0)

5) Zarządzanie obsługą klienta (5.0)

Kategorie procesów wspomagających

1) Organizacja i zarządzanie kapitałem ludzkim (6.0)

2) Zarządzanie technologią informacyjną (7.0)

3) Zarządzanie zasobami finansowymi (8.0)

4) Nabywanie, budowa i zarządzanie mieniem (9.0)

5) Zarządzanie ochroną środowiska oraz bezpieczeństwem i higieną pracy (EHS) (10.0)

6) Zarządzanie relacjami zewnętrznymi (11.0)

7) Zarządzanie wiedzą, doskonaleniem i zmianą (12.0)

Rys. 7. Oryginalna prezentacja modelu PCF

Źródło: model APQC wersja polska.[6]

W kolejnym, niższym (drugim) poziomie listy zostały zaprezentowane grupy procesów. Jest ich 62:

Grupy procesów

1) Definiowanie koncepcji biznesu i wizji długofalowej (1.1)

2) Opracowanie strategii biznesu (1.2)

3) Zarządzanie inicjatywami strategicznymi (1.3)

4) Zarządzanie grupą produktów i usług (2.1)

5) Rozwój produktów i usług (2.2)

6) Zrozumienie rynków, klientów i własnych możliwości (3.1)

7) Opracowanie strategii marketingowej (3.2)

8) Opracowanie strategii sprzedaży (3.3)

9) Opracowanie planów marketingowych i zarządzanie nimi (3.4)

10) Opracowanie planów sprzedaży i zarządzania (3.5)

11) Planowanie i nabywanie niezbędnych zasobów (4.1)

12) Zakupy materiałów i usług (4.2)

13) Produkcja, wytwarzanie, dostarczenie produktu (4.3)

14) Dostarczenie usług do klienta (4.4)

15) Zarządzanie logistyką i magazynowaniem (4.5)

16) Budowa strategii opieki nad klientem lub usług dla klienta (5.1)

17) Planowanie i zarządzanie działaniami w zakresie obsługi klienta (5.2)

18) Pomiar i ocena działań w zakresie obsługi klienta (5.3)

19) Tworzenie planów, polityki i strategii dotyczących zasobów ludzkich (6.1)

20) Rekrutacja i wybór pracowników (6.2)

21) Rozwijanie pracowników i doradztwo pracownicze (6.3)

22) Wynagradzanie i utrzymanie pracowników (6.4)

23) Przesunięcie pracownika na inne stanowisko i wysyłanie pracowników na emeryturę (6.5)

24) Tworzenie i wdrażanie planów HR (6.6)

25) Zarządzanie sferą technologii informacyjnej (7.1)

26) Rozwijanie i zarządzanie relacjami z klientami IT (7.2)

27) Zarządzanie prężnością firmy i ryzykiem (7.3)

28) Zarządzanie informacją w firmie (7.4)

29) Tworzenie i utrzymanie rozwiązań IT (7.5)

30) Wdrażanie rozwiązań IT (7.6)

31) Dostarczanie i wspieranie usług IT (7.7)

32) Zarządzanie wiedzą IT (7.8)

33) Planowanie i zarządzanie księgowością (8.1)

34) Księgowanie dochodów (8.2)

35) Realizacja ogólnej księgowości i raportowania (8.3)

36) Zarządzanie księgowością dotyczącą majątku trwałego (8.4)

37) Księgowanie listy płac (8.5)

38) Przetwarzanie zobowiązań i zwrot poniesionych wydatków (8.6)

39) Zarządzanie operacjami pieniężnymi (8.7)

40) Zarządzanie kontrolą wewnętrzną (8.8)

41) Zarządzanie podatkami (8.9)

42) Zarządzanie konsolidacją funduszy międzynarodowych (8.10)

43) Projektowanie i tworzenie, nabywanie majątku nieprodukcyjnego (9.1)

44) Utrzymywanie majątku nieprodukcyjnego (9.2)

45) Nabywanie, instalacja oraz planowanie utrzymania majątku produkcyjnego (9.3)

46) Zbywanie majątku produkcyjnego i nieprodukcyjnego (9.4)

47) Zarządzanie ryzykiem materialnym (9.5)

48) Określenie wpływu na środowisko oraz bezpieczeństwo i higienę pracy (10.1)

49) Przygotowanie i realizacja programu ochrony środowiska oraz BHP (10.2)

50) Szkolenie i edukacja pracowników (10.3)

51) Monitorowanie i zarządzanie programem EHS (10.4)

52) Zapewnienie zgodności ze stanem prawnym (10.5)

53) Zarządzanie działaniami naprawczymi (10.6)

54) Budowanie relacji z inwestorami (11.1)

55) Zarządzanie relacjami z przemysłem i rządem (11.2)

56) Zarządzanie relacjami z zarządem (11.3)

57) Zarządzanie problemami etycznymi i prawnymi (11.4)

58) Zarządzanie programem PR (11.5)

59) Opracowanie i zarządzanie strategią wyników działania (12.1)

60) Benchmarking (12.2)

61) Rozwijanie zdolności zarządzania wiedzą w całym przedsiębiorstwie (KM – knowledge management) (12.3)

62) Zarządzanie zmianami (12.4)

Dalsza dekompozycja przebiega w kierunku procesów X.X.X (poziom trzeci uszczegółowienia) oraz czynności (działań): X.X.X.X (poziom czwarty uszczegółowienia). Jako że książka dotyczy systemów ERP omówionych na przykładzie systemu SAP, w tym miejscu zaprezentowano tylko ogólny opis modelu APQC na potrzeby publikacji. Czytelników chcących zapoznać się dokładnie z modelem (Process Classification Framework) odsyłamy do książki Modelowanie w organizacji procesowej, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2012.

Model APQC nie tylko prezentuje graficzne ujęcie organizacji procesowej, lecz także wymienia listę procesów, jakie występują w każdym przedsiębiorstwie, stając się przez to użytecznym narzędziem. Ujęcie procesów na takim poziomie ogółu, jak to zrobili autorzy modelu zrzeszeni w organizacji APQC, pozwala traktować listę PCF jako wzorzec dla szczegółowych procesowych opisów przedsiębiorstw różnych branż i specyfik. Poziom trzeci, który w modelu przedstawia procesy, jest dobrym punktem wyjścia wnikliwego opracowania konkretnego przedsiębiorstwa.

Nomenklatura, jaką przyjęto w niniejszej publikacji, opiera się na modelu APQC. Omawiane procesy zostały opisane numeracją z modelu (trzyznakową, z poziomu trzeciego), natomiast czynności (działania), jakie się składają na dany proces, są oznaczone czteroznakowym identyfikatorem również z modelu APQC. Procedura będąca instrukcją krok po kroku wykonania czynności (działań) została oznaczona tym samym numerem co działanie, ale dla odróżnienia posłużono się prefiksem „P”. Na przykład: proces zarządzanie zamówieniami sprzedaży w modelu APQC jest opisany numerem: 3.5.4, a jedno z działań tego procesu – przyjęcie i zatwierdzenie zamówienia sprzedaży, ma identyfikator 3.5.4.1. Procedura do tej czynności została oznaczona P 3.5.4.1.

Rysunek 8 ilustruje powiązania występujące między procesem, działaniem i procedurą opisującą sposób realizacji działania.

Rys. 8. Znaczeniowe powiązania terminu proces, działania i procedura

Źródło: opracowanie własne.

Praktyczną prezentację przyjętej nomenklatury zawiera rozdział ósmy „Prezentacja procesów”.

6.2. Odwzorowanie modelu APQC w systemie SAP

Analizując rysunek 4, można spróbować powiązać moduły funkcjonalne systemu SAP-ERP z kategoriami procesów z modelu APQC:

● HR-PA i HR-PY to procesy z kategorii 6.0,

● FI-GL, FI-AA, FI-TR, FI-AP, FI-AR – procesy z kategorii 8.0,

● FI-AP, FI-AR, SD, MM, PP – procesy z kategorii 3.0 i 4.0,

● RE, PM – procesy z kategorii 9.0,

● QM – procesy z kategorii 2.0.

Warto podkreślić, że w konkretnych przedsiębiorstwach jednoznaczne przyporządkowanie procesów do jednej grupy jest trudne. Ponadto można się spotkać z różnym grupowaniem procesów w zależności od przyjętych modeli gospodarczych[7].

Przykładowo podczas wyodrębniania procesów związanych ze sprzedażą dla jednych przedsiębiorstw będzie ona procesem utworzenia dokumentu sprzedaży, dla innych zaś procesem wysyłki towaru lub produktu do odbiorcy wraz z dokumentem sprzedaży. Dla innych jeszcze będzie to grupa procesów obejmujących ofertę, zamówienie, kompletowanie, wydanie, fakturowanie, księgowanie należności, wpływ środków na rachunek bankowy z rozliczeniem należności. Sam proces fakturowania może być również realizowany w ramach grupy procesów powiązanych z SD (sprzedaż dystrybucja), MM (magazyn) bądź FI (fakturowanie i księgowanie należności). Trzeba mieć świadomość, że procesowe spojrzenie na przedsiębiorstwo jest ujęciem elastycznym, w wyniku czego pojawia się wiele różnorodnych opracowań tematu. W tym opracowaniu zaproponowano listę PCF (model APQC) jako punkt wyjścia prezentacji organizacji procesowej i opartego na niej systemu ERP.

Trzeba w tym miejscu zwrócić uwagę na to, że gdyby przedsiębiorstwa korzystały z jednolitego dokumentu prezentującego organizację w ujęciu procesowym jako wzorca, uzyskiwałyby wspólną płaszczyznę porównań (dla potrzeb benchmarkingu), a także pole do wymiany informacji między różnymi podmiotami[8]. Okazuje się, że model APQC jest na tyle uniwersalny (z powodu wysokiego poziomu uogólnienia), że udaje się go powiązać z wieloma systemami ERP. Przeglądając standardowe menu w systemie SAP-ERP (rys. 9), można wyodrębnić podstawowe obszary obsługiwane przez wzorcowy system ERP i powiązać z grupami procesów z modelu APQC:

1) Gospodarka materiałowa,

2) Sprzedaż i dystrybucja,

3) Obsługa logistyki,

4) Produkcja,

5) Rachunkowość finansowa,

6) Controlling.

W standardowym menu systemu SAP-ERP znajduje się znacznie więcej obszarów procesowych, ale nie jest możliwe dokładne opracowanie wszystkich w jednej publikacji. Autorzy zakładają omówienie podstawowych i typowych procesów występujących w każdym przedsiębiorstwie, stąd wymienione obszary, nazywane także modułami w systemie SAP-ERP, a w naszej nomenklaturze mogą występować jako grupy procesów.

Rys. 9. Menu główne SAP

Źródło: ©SAP GUI 710.

Rozwijając menu przez kliknięcie ikony w kształcie trójkąta z lewej strony, otwiera się podmenu, w którym znajdują się procesy należące do danej grupy. I tak w grupie menu Gospodarka materiałowa (rys. 10) zgrupowano czynności procesów:

● Tworzenie zamówień 4.2.3.4[9]

● Przyjęcie materiałów 4.5.3.2

● Wydanie materiałów 4.5.3.4

Rys. 10. Menu Gospodarka materiałowa

Źródło: ©SAP GUI 710

W grupie menu systemu SAP-ERP Sprzedaż i dystrybucja (rys. 11) zostaną opisane czynności procesów:

● Przyjęcie i zatwierdzenie zamówienia sprzedaży 3.5.4.1.

● Sprawdzenie dostępności 3.5.4.3.

W grupie menu SAP Rachunkowość finansowa (rys. 12, 13, 14) zostaną opisane czynności procesów:

● Księgowanie dokumentu (PK, zapasów itp.) 8.1.2.1.

● Ogólne księgowania (faktury) 8.2.3.5.

● Wpływ płatności (od odbiorcy) 8.2.3.2.

● Płatność własna (do dostawcy) 8.6.1.8.

● Raport kasowy – gotówka 8.7.2.6.

Rys. 11. Menu Sprzedaż i dystrybucja

Źródło: ©SAP GUI 710.

Rys. 12. Menu Rachunkowość

Źródło: ©SAP GUI 710.

Rys. 13. Menu Księga Główna

Źródło: ©SAP GUI 710.

● Dokonywanie rozliczeń na koniec okresów 8.3.2.3.

● Przetwarzanie, zapis informacji o nowych środkach trwałych i likwidowanych 8.3.3.3.

Rys. 14. Menu Rachunkowość

Źródło: ©SAP GUI 710.

W grupie menu SAP Controlling (rys. 15) zostaną omówione czynności procesów:

● Określenie kluczowych miejsc powstawania kosztów 8.1.3.1.

Rys. 15. Menu Controlling

Źródło: ©SAP GUI 710.

6.3. Charakterystyka przedsiębiorstwa

Celem publikacji jest opisanie procesów w systemie SAP-ERP za pomocą listy procesów PCF. Opis ten znajduje się w rozdziale ósmym, jednak wcześniej zamieszczono charakterystykę przedsiębiorstwa, którego procesy będą omawiane w następnych rozdziałach. W sporządzeniu charakterystyki przedsiębiorstwa zostało wykorzystane doświadczenie i wiedza autorów zdobyta w trakcie pracy przy wdrożeniach dla rzeczywistych podmiotów gospodarczych. Celem opracowania jest opisanie typowych, standardowych procesów biznesowych, jakie mogą wystąpić w każdym przedsiębiorstwie. Autorzy mają nadzieję, że opis ten będzie pomocny podczas pracy z systemem SAP-ERP oraz że pozwoli Czytelnikowi zdobyć ogląd zagadnień pozwalający na dalsze samodzielne zgłębianie tematów poruszonych w książce.

Dane identyfikacyjne

Nazwa firmy

Trade Sp. z o.o.

Forma prawna

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Data rozpoczęcia działalności

1.05.2000

NIP, REGON

XXX-XXX-XX-XX, 00000YYYYY

Przeważający rodzaj działalności

46.61.Z – Sprzedaż hurtowa maszyn i urządzeń rolniczych oraz dodatkowego wyposażenia

Charakterystyka udziałowców

Dwóch udziałowców, osoby fizyczne z udziałami odpowiednio 40% i 60%

Zatrudnienie 31.12.2010

22 pracowników + 3 osoby zarządu

Ewidencja księgowa

Pełna księgowość (księgi handlowe)

Działalność przedsiębiorstwa

Działalność podstawowa przedsiębiorstwa to handel częściami do maszyn rolniczych i akcesoriów ogrodniczych. Przedsiębiorstwo zaopatruje się w kraju. Zaopatrzenie realizowane jest na podstawie indywidualnego zamówienia klienta. Kontakty z odbiorcami odbywają się za pośrednictwem przedstawicieli handlowych (patrz rys. 16).

DHR – departament kadr i płac (HR – Human Resource),

DHA – departament handlowy,

DZ – dział zaopatrzenia,

DS – dział sprzedaży,

DFI – departament finansowy,

DK – dział księgowości,

DC – dział controllingu,

DAD – departament administracyjny,

DT – dział transportu.

System SAP-ERP zostanie zaprezentowany na przykładzie podstawowych procesów występujących w każdym przedsiębiorstwie w obszarach operacyjnych (zaopatrzenie, sprzedaż) oraz wspomagających (księgowość, księgowość majątku trwałego).

DHA – DEPARTAMENT HANDLOWY

Do zdań departamentu handlowego należy pełna obsługa procesu sprzedaży, począwszy od pozyskania klienta, przyjęcia złożonego przez niego zamówienia, organizowania zaopatrzenia od dostawcy, aż po ostateczne dostarczenie klientowi zamówionego towaru. W strukturze departamentu są dwie podległe komórki organizacyjne. Pierwsza o nazwie dział zaopatrzenia odpowiedzialna jest za całokształt spraw związanych z dostarczeniem towaru od dostawców do magazynu i za dalszą dystrybucję do klienta końcowego. Druga komórka o nazwie dział sprzedaży zobowiązana jest do organizowania sprzedaży produktów od pozyskania klienta do momentu złożenia przez niego zamówienia. Punktem rozdzielającym odpowiedzialność powyższych działów jest dokument zamówienia. Za działania przygotowujące do złożenia tego dokumentu odpowiada dział sprzedaży, natomiast wszystkie czynności występujące po tym zdarzeniu organizuje dział zaopatrzenia.

Rys. 16. Schemat organizacyjny przedsiębiorstwa handlowego

Źródło: opracowanie własne.

DZ – DZIAŁ ZAOPATRZENIA

Działania związane z procesem zakupu towarów i usług są realizowane w dziale zaopatrzenia. Proces rozpoczyna się na podstawie zamówień klientów. Zakontraktowany towar jest przyjmowany przez magazyn. Towar może być odebrany przez klienta osobiście, wysłany pocztą kurierską lub dostarczony transportem własnym sprzedawcy. Koszty dostawy ponosi klient.

Organizacja działu

W dziale zaopatrzenia pracuje sześciu pracowników:

1) kierownik,

2) trzech specjalistów do spraw zamówień,

3) dwóch magazynierów.

Zamówienie do dostawcy

Po przyjęciu zamówienia od klienta w dziale zaopatrzenia powstaje zamówienie do dostawcy. Określany jest w nim termin dostawy oraz negocjowana cena zakupu. Taki sposób zarządzania zamówieniami pozwala na minimalizowanie zapasów w magazynie. Ważne jest również śledzenie cen zakupu zamawianych towarów, porównywanie ich między różnymi dostawcami oraz analizowanie wahań w czasie.

Dostawcy

Przedsiębiorstwo współpracuje z kilkunastoma dostawcami. Przy wyborze konkretnego dostawcy brane są pod uwagę następujące kryteria:

● oferta dostawcy,

● warunki płatności,

● rzetelność wynikająca w dużej części z opinii na rynku,

● czas realizacji zamówienia.

Zarządzanie danymi dostawców

Istotne dla przedsiębiorstwa dane o dostawcach:

● podstawowe dane identyfikujące – nazwa, NIP, adres siedziby i adresy odbioru towaru,

● dane uzupełniające – numer rachunku bankowego.

Indeksy towarowe

Indeks towarowy jest tworzony według ustalonego wzoru:

<nr_dostawcy>/<asortyment>/<nr_produktu>, na przykład 101009/221100/1414

Magazynowanie

Przedsiębiorstwo ma jeden magazyn, do którego dostarczane są towary bezpośrednio od dostawców. Towary są zamawiane zgodnie z zapotrzebowaniem działu zaopatrzenia. Rejestracją otrzymanego towaru zajmuje się magazynier. Po ocenie wartości i ilości towaru informacja o dostawie zostaje zaewidencjonowana za pomocą dokumentów PZ (przyjęcie zewnętrzne).

Pobranie towaru z magazynu zostaje zarejestrowane dokumentem WZ (wydanie na zewnątrz). Magazynier przed wydaniem towaru zobowiązany jest do weryfikacji statusu płatności zamówienia. Faktura VAT wystawiana jest na podstawie dokumentu WZ.

DS – DZIAŁ SPRZEDAŻY

Sprzedażą zajmuje się dział sprzedaży. Przedsiębiorstwo realizuje sprzedaż na indywidualne zamówienia klientów. Dział ten przyjmuje zamówienia od klientów. Zadaniem przedstawicieli handlowych jest pozyskiwanie klientów oraz opieka nad nimi. Właścicielami procesu 3.5.4 zarządzanie zamówieniami sprzedaży są przedstawiciele handlowi. Do ich obowiązków należy przyjmowanie zamówień, ocena dostępności oraz dbałość o aktualizację bazy danych klientów. Ponadto dział ten sporządza raporty i analizy zyskowności dla zarządu. Przygotowaniem raportów zajmuje się kierownik działu.

Organizacja działu

W dziale dystrybucji pracuje dziewięciu pracowników:

● kierownik działu,

● specjalista do spraw marketingu,

● siedmiu przedstawicieli handlowych.

Cenniki

Ustalaniem cenników zajmuje się specjalista do spraw marketingu zatrudniony w dziale dystrybucji. Ceny sprzedaży są indywidualnie negocjowane z odbiorcami, zależnie od ich kategorii, to jest stały lub jednorazowy. Specjalista do spraw marketingu odpowiada również za reklamę i promocję.

Odbiorcy

Pozyskiwaniem klientów zajmują się indywidualnie handlowcy, poszukując ich w sposób bezpośredni. Ponadto specjalista do spraw marketingu przez swoje działania reklamowo-informacyjne za pośrednictwem mediów identyfikuje nowych odbiorców.

Zarządzanie danymi odbiorców

Dane o odbiorcach zbierane przez dział sprzedaży uzupełniają zbiór utrzymywany przez dział zaopatrzenia. Danymi dodatkowymi są:

● dane uzupełniające – osoba do kontaktów, osoba odpowiedzialna za zakupy,

● dane sterujące – uzgodnione z odbiorcą terminy płatności.

DEF – DEPARTAMENT FINANSOWY

Celem podstawowym departamentu finansowego jest szeroko pojęte zarządzanie finansami przedsiębiorstwa na podstawie rachunkowości finansowej i zarządczej.

DK – DZIAŁ KSIĘGOWOŚCI

Dział księgowości zajmuje się bieżącą ewidencją działań finansowych oraz sporządzaniem sprawozdań na potrzeby raportowania na zewnątrz.

Organizacja działu

W dziale księgowości pracuje czterech pracowników:

● główny księgowy – sprawuje nadzór nad pracą działu oraz sporządza raporty i sprawozdania,

● księgowy zajmujący się rozrachunkami i płatnościami,

● księgowy środków trwałych,

● księgowy księgowań ogólnych i okresowych.

Rok obrachunkowy

Rok obrachunkowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym: styczeń – grudzień. Księgi zamykane są w ostatnim dniu roku kalendarzowego, czyli 31 grudnia. Stosowany jest dodatkowy 13 okres dla rozliczeń rocznych.

Plan kont

Plan kont zawiera konta odpowiadające działalności przedsiębiorstwa, to jest działalności handlowej. Konta bazują na rachunku kosztów rodzajowych zespołu „4”. Numeryczny identyfikator konta składa się z ośmiu znaków: trzy pierwsze określają konto syntetyczne, pozostałe szczegółowe informacje analityczne. Plan kont obejmuje następujące zespoły:

● Zespół „0” – aktywa trwałe

● Zespół „1” – krótkoterminowe aktywa finansowe (między innymi środki pieniężne w kasie i banku)

● Zespół „2” – rozrachunki

● Zespół „3” – aktywa trwałe w magazynach

● Zespół „4” – koszty według rodzajów

● Zespół „6” – rozliczenia międzyokresowe

● Zespół „7” – przychody i koszty

● Zespół „8” – kapitały własne, fundusze specjalne, wynik finansowy

● Zespół „9” – konta pozabilansowe

Sprawozdawczość

Przedsiębiorstwo przygotowuje następujące wymagane obligatoryjnie sprawozdania:

● Bilans.

● Rachunek zysków i strat.

● Sprawozdanie z przepływów środków pieniężnych (ang. cashflow).

● Sprawozdanie zmian w kapitałach.

Rachunek zysków i strat jest przygotowywany co miesiąc, natomiast pozostałe sprawozdania na koniec roku obrachunkowego 31 grudnia.

Ponadto przygotowywane są następujące raporty i deklaracje:

● F-01 – Sprawozdanie o przychodach, kosztach i wyniku finansowym oraz o nakładach na środki trwałe. Wypełniane jest na stronach internetowych GUS-u.

● VAT-7 – Deklaracja dla podatku od towarów i usług.

Sporządzane są również na bieżąco raporty na potrzeby zarządu, na przykład stan rozrachunków na dany dzień.

Waluty

Wszystkie rozliczenia są realizowane w złotych (PLN).

Kasa/bank

Przedsiębiorstwo ma jeden rachunek bankowy, który jest rachunkiem bieżącym. Prowadzony jest w polskiej walucie.

DC – DZIAŁ CONTROLLINGU

Dział controllingu zajmuje się bieżącą analizą zyskowności poszczególnych ośrodków odpowiedzialności za wyniki lub koszty. Różnica między działem księgowości a działem controllingu opiera się na odmiennie sformułowanym celu funkcjonowania poszczególnych komórek. Podczas gdy DK jest odpowiedzialny za raportowanie na potrzeby instytucji zewnętrznych (akcjonariusze, urzędy skarbowe, GUS itp.), DC odpowiada za sprawozdawczość wewnętrzną sporządzaną na potrzeby zarządu i kadry kierowniczej. Poza podstawowymi zadaniami stawianymi przed działami controllingu, czyli planowaniem i sprawozdawczością, w tym przypadku w dziale tym odbywa się także okresowe rozliczenie kosztów pośrednich między komórkami ogólnego przeznaczenia, na przykład DEA. Sporządza się zatem plany sprzedaży, rozlicza się koszty pośrednie, kontroluje realizację i ocenia odchylenia od realizacji zaplanowanych działań.

Prowadzenie analityki

W wyniku funkcjonowania analityki zarządczej w module CO w systemie SAP-ERP nie przewiduje się prowadzenia analityki, na przykład według miejsc powstawania kosztów na kontach zespołu 5. Rolę tych kont analitycznych przejmują obiekty dekretacji, za zarządzanie którymi najczęściej odpowiedzialny jest dział controllingu. W przypadku omawianego przedsiębiorstwa handlowego istotne jest zarządzanie analityką związaną z:

● rodzajami kosztów,

● miejscami powstawania kosztów,

● zleceniami kosztów pośrednich,

● centrami zysku,

● segmentami rynku sprzedaży.

Sprawozdawczość

Z punktu widzenia wewnętrznych, zarządczych potrzeb informacyjnych dział controllingu skupia się na raportowaniu kosztów według rodzajów, które odzwierciedlają wynikowe konta księgi głównej (KG). Każdy zatem z poniższych poziomów analityk będzie obiektem dekretacji tychże rodzajów kosztów lub przychodów.

Organizacja działu

W dziale controllingu pracuje trzech specjalistów w zakresie rachunkowości zarządczej:

● główny kontroler – raportujący wykonanie w zestawieniu z planami,

● specjalista do spraw planowania – odpowiedzialny za proces planowania oraz wprowadzania korekt do prognoz,

● specjalista do spraw rozliczania kosztów – odpowiedzialny za bieżące korekty dekretacji kosztowo-przychodowej oraz za okresowe rozliczenie kosztów.

6.4. Wybrane procesy teoretycznej analizy biznesowej

Punktem wyjścia do opisania uproszczonej analizy biznesowej jest model APQC Klasyfikacji Procesów (ang. Process Classification Framework). Wybrane procesy z listy PCF posłużą do zaprezentowania funkcjonalności systemu SAP-ERP w rozdziale ósmym. Zachowano oryginalne oznaczenie procesów i działań zgodne z modelem APQC, przez co kolejność numeracji nie będzie zachowana a pewne pozycje będą pominięte. Takie ujęcie listy ma na celu ułatwienie wyszukiwania poszczególnych porcesów w modelu źródłowym.

3.0. MARKETING I SPRZEDAŻ PRODUKTÓW ORAZ USŁUG

0000 3.5. Opracowanie planów sprzedaży i zarządzania

000000003.5.4. Zarządzanie zamówieniami sprzedaży

00000000000003.5.4.1. Przyjęcia i weryfikacja zamówień sprzedaży

00000000000003.5.4.2. Gromadzenie i utrzymywanie informacji opisujących klienta

00000000000003.5.4.3. Sprawdzanie dostępności produktu

4.0. ZAOPATRZENIE, REALIZACJA I DOSTAWA PRODUKTÓW/USŁUG

0000 4.2. Zakupy materiałów i usług

000000004.2.3. Zamówienie materiałów, towarów, usług

00000000000004.2.3.4. Tworzenie i dystrybucja zamówienia zakupu

00000000000004.2.3.6. Rejestrowanie otrzymanych towarów

000000004.2.4. Ocena i rozwój dostawców

00000000000004.2.4.1. Monitorowanie i zarządzanie informacjami o dostawcach

8.0. ZARZĄDZANIE ZASOBAMI FINANSOWYMI

00008.1. Planowanie i zarządzanie księgowością

000000008.1.2. Księgowanie kosztów i kontrola

00000000000008.1.2.1. Księgowanie zapasów

000000008.1.3. Zarządzanie kosztami

00000000000008.1.3.1. Określenie kluczowych miejsc powstawania kosztów

00008.2. Księgowanie dochodów

000000008.2.2. Fakturowanie klientów

00000000000008.2.2.2. Generowanie danych rozliczeniowych klienta

0000000000000 8.2.2.3. Przesłanie danych rozliczeniowych do klienta

00000000000008.2.2.4. Wysłanie zapisów dotyczących należności

000000008.2.3. Zarządzanie należnościami

00000000000008.2.3.2. Odbiór płatności od klientów (przelew)

00000000000008.2.3.3. Przyjęcie wpłat gotówkowych

00000000000008.2.3.4. Przygotowanie raportów dotyczących należności

00000000000008.2.3.5. Zaksięgowanie należności

000000008.2.4. Zarządzanie inkasem i jego przetwarzanie

00000000000008.2.4.2. Analiza sald kont zaległych

00000000000008.2.4.3. Korespondencja i negocjacje z klientami zalegającymi

00008.3. Realizacja ogólnej księgowości i raportowania

000000008.3.2. Realizacja ogólnej księgowości

00000000000008.3.2.1. Utrzymanie planu kont

00000000000008.3.2.3. Dokonywanie alokacji i przeksięgowań

00000000000008.3.2.4. Dokonywanie rozliczeń na koniec okresów

00000000000008.3.2.6. Uzgadnianie kont księgi głównej

000000008.3.3. Księgowanie majątku trwałego

00000000000008.3.3.3. Przetwarzanie, zapis informacji o nowych środkach trwałych i likwidowanych

00000000000008.3.3.5. Wyliczenie i zapisanie kosztów amortyzacji

00000000000008.3.3.7. Uzgodnienie księgi majątku trwałego

000000008.3.4. Raportowanie finansowe

00000000000008.3.4.7. Przygotowanie raportów wymaganych prawnie

00008.6. Przetwarzanie zobowiązań i zwrot poniesionych wydatków

000000008.6.1. Przetwarzane zobowiązań

00000000000008.6.1.3. Kontrola faktur i danych kluczowych o zobowiązaniach

00000000000008.6.1.4. Zatwierdzenie płatności

00000000000008.6.1.5. Przygotowanie czynnych i biernych rozliczeń (SAP Accrual Engine)

00000000000008.6.1.8. Dokonywanie płatności

00000000000008.6.1.11. Uzgodnienie zapisów księgowych

[1] Hammer M., Champy J., Reengineering w przedsiębiorstwie, Neumann Management Institute, Warszawa 1996.

[2] Norma (ISO 9000).

[3] Pierwszy poziom w modelu APQC – kategorie procesów, drugi poziom – grupy procesów, trzeci prezentuje procesy (str. 47).

[4] Pełną prezentację listy z komentarzem można znaleźć w książce Modelowanie organizacji procesowej (w przygotowaniu), Wydawnictwo Naukowe PWN.

[5] Pojęcie PCF będzie używane zamiennie z modelem APQC.

[6] Wersja polska modelu APQC (Houston, luty 2011) jest tłumaczeniem oryginalnego Process Classification Framework, jakie powstało w celach dydaktycznych na Uniwersytecie Gdańskim.

[7] Na potrzeby publikacji pojęcie „model gospodarczy” będzie zamiennie stosowane z modelem biznesowym.

[8] Patrz Modelowanie w organizacji procesowej (w przygotowaniu).

[9] Numery odpowiadają położeniu na liście PCF (modelu APQC).

7. Podstawowa funkcjonalność systemu

7.1. Projektowanie przedsiębiorstwa w systemie SAP-ERP

7.1.1. Odwzorowanie przedsiębiorstwa

Struktury systemowe w SAP-ERP pozwalają na zdefiniowanie złożonych struktur organizacyjnych. Różne obszary funkcjonalne systemu (moduły) są najczęściej zintegrowane przez przypisanie odpowiadających im struktur systemowych. Dzięki takiemu przypisaniu odzwierciedla się w systemie SAP-ERP całkowicie zintegrowaną strukturę przedsiębiorstwa.

Przypisanie zatem wszystkich jednostek organizacyjnych w systemie o złożonych strukturach organizacyjnych może wyglądać jak na rysunku 17. Występują one tylko w dużych organizacjach gospodarczych, najczęściej grupach kapitałowych. Bywa jednak, że mimo wielkości organizacji gospodarczej potrzeby informacyjne nie implikują tak złożonego odzwierciedlenia w postaci struktur systemowych. W opracowaniu została przedstawiona struktura odzwierciedlająca praktycznie wszystkie istotniejsze elementy organizacyjne w systemie, do których należą:

● Obszar wyników (OW) jest centralną strukturą systemową modułu CO odpowiedzialną za raportowanie wyników segmentów rynku (CO-PA). Obszar wyników może mieć przypisanych wiele obszarów rachunku kosztów (ORK) i jednocześnie jednolicie raportować dane sprzedażowe dla globalnych struktur firmowych.

● Obszar rachunku kosztów (ORK) jest centralną strukturą systemową w module CO, do którego można przypisać wiele jednostek gospodarczych (JG). Logika wyodrębniania ORK ogranicza się do prowadzenia jednolitego rachunku kosztów i korzystania z jednego wspólnego planu kont, obowiązującego także wszystkie jednostki gospodarcze przypisane do ORK.

● Obszar finansowy (OF) będący centralną strukturą systemową w module FM, który przypisuje się do jednostki gospodarczej. Istnieje możliwość przypisania obszaru finansowego do wielu jednostek gospodarczych niezależnie od tego, czy przypisane są do jednego, czy wielu ORK. Dzięki tej strukturze jest możliwe raportowanie wydatków i dochodów w ujęciu analitycznym obowiązującym dla wszystkich jednostek gospodarczych przypisanych do obszaru finansowego.

● Jednostka gospodarcza (JG) jako struktura systemowa modułu FI reprezentująca podmiot wyodrębniony pod względem bilansowym i podatkowym. Dzięki tej strukturze można sporządzać w systemie zewnętrzne raporty finansowe, takie jak bilans, rachunek zysków i strat czy przepływy środków pieniężnych.

Rys. 17. Powiązanie struktur systemowych w SAP w przykładowej organizacji gospodarczej

Źródło: opracowanie własne.

● Z punktu widzenia analizy finansowej można wykorzystać dodatkowo takie obiekty, jak działy gospodarcze (DG), segmenty (S) czy centra zysków (CZ), które reprezentują części struktury przedsiębiorstwa, które są istotne bilansowo czy wynikowo dla kierownictwa podmiotu gospodarczego. Obiekty te wspierają prowadzenie pełnej ewidencji księgowej (bilans, rachunek zysków i strat) dla przekrojowych elementów składających się na przedsiębiorstwo lub grupę przedsiębiorstw (grupę kapitałową).

● Plan kont – choć nie jest sam w sobie obiektem struktury systemowej, łączy te elementy w jedną całość. Kilka jednostek gospodarczych korzystających z tego samego planu kont może być powiązanych jednym obszarem rachunku kosztów. Pozwala to na centralną administrację kontami w planie kont i spójne raportowanie wszystkich jednostek posługujących się tym samym planem kont.

Z punktu widzenia obsługi logistycznej do jednostek gospodarczych przypisuje się następujące jednostki organizacyjne:

● Zakład – centralna struktura systemowa logistyki, która jest wyodrębnioną jednostką operacyjną przedsiębiorstwa zajmującą się planowaniem i produkcją. Istnieje możliwość przypisania wielu zakładów do jednej jednostki gospodarczej. Na poziomie zakładu odbywa się wycena materiałów.

● Skład – określa miejsce składowania materiałów w zakładzie i jest strukturą systemową modułu MM. Można przypisać wiele składów do jednego zakładu.

Tworząc zatem struktury systemowe dla firmy Trade Sp. z o.o., należy rozpatrywać wiele zagadnień dotyczących sprawozdawczości zewnętrznej (obligatoryjnej) oraz wewnętrznej (grupowej, koncernowej). Struktura systemowa przedsiębiorstwa handlowego opisanego w podrozdziale 6.3 mogłaby wyglądać następująco:

Rys. 18. Powiązanie struktur systemowych w SAP dla firmy Trade

Źródło: opracowanie własne.

Przedstawiona struktura miałaby zastosowanie przy braniu pod uwagę wdrożenia podstawowych obszarów funkcjonalnych (FI, CO, MM, SD) rozpisywanych na procesy, czynności i procedury w dalszej części tej książki. Powiązania między strukturami systemowymi powinny jednak wynikać pośrednio z potrzeb informacyjnych organizacji. Wychodząc od potrzeb raportowych firmy, można wskazać najlepiej odpowiadające moduły funkcjonalne, które są konieczne do implementacji, aby spełnić wcześniej określone potrzeby. Decydując się natomiast na konkretne funkcjonalności w systemie, należy zdefiniować w nim poszczególne struktury systemowe tworzące systemową strukturę przedsiębiorstwa. W celu zobrazowania powyższej przykładowej struktury i sposobu podejścia do tworzenia jej na etapie koncepcji wystarczy pokazać następujące przyczyny utworzenia takich powiązań:

● Obszar wynikowy jest zdefiniowany, dlatego że firma chce analizować wyniki sprzedaży swoich towarów przy użyciu wieloatrybuowej analizy wskaźnikowej (na przykład analiza marż pokrycia dla grup produktów, według regionów sprzedaży i w podziale na handlowców). Można wyobrazić sobie tę strukturę bez OW, w przypadku kiedy nie byłoby takiego wymagania firmy lub jeśli podczas procesu wdrożenia zdecydowano by się na inne narzędzie spełniające te zapotrzebowanie informacyjne (na przykład hurtownię danych, której źródłem jest system transakcyjny).

● Obszar rachunku kosztów jest zdefiniowany zawsze wtedy, kiedy trzeba obsłużyć analitykę kosztowo-przychodową najczęściej kojarzoną z zespołem piątym planu kont (analiza według miejsc powstawania i zleceń). Jest to jednostka organizacyjna, która najczęściej występuje we wdrożeniach finansowych modułów SAP zaraz obok jednostki gospodarczej.

● Jednostka gospodarcza jest nieodzownym elementem struktury organizacyjnej w systemie dla każdego podmiotu, który ma obowiązek raportowania zewnętrznego (bilansu, rachunku zysków i strat, potwierdzenia sald itp.).

● Zakład występuje zawsze wtedy, gdy w ramach funkcjonalności systemu zachodzi potrzeba obsłużenia procesów magazynowych, czyli innymi słowy potrzeba wdrożenia modułu MM czy SD. Można zatem wyobrazić sobie strukturę przedsiębiorstwa bez zakładu w przypadkach, kiedy wdrożenie zawęża się do implementacji modułów finansowych.

● W strukturze systemowej zaproponowanej dla modelowej firmy Trade Sp. z o.o. nie widać obszaru finansowego, który można zobaczyć w strukturze zaprezentowanej wyżej (rys. 18). OF jest strukturą systemową modułu FM – rachunkowości budżetowej odpowiedzialną za zapewnienie raportowania w ujęciu analitycznym wydatków i dochodów. Takie wymogi raportowe występują u podmiotów sektora publicznego. Przykładowa firma jest klasycznym podmiotem prawa handlowego, nie ma zatem obowiązku ani potrzeby raportowania w ujęciu kasowym. Raportowanie jest skupione na ujęciu memoriałowym – analizie kosztów i przychodów. Funkcja ta jest zapewniona dzięki modułowi CO.

7.1.2. Analityka rachunkowości zarządczej

Do struktury organizacyjnej opisanej na wstępie podrozdziału 7.1 należałoby dodać także strukturę analityki zarządczej, która jest prowadzona w module controllingu (CO).

Rachunek miejsc powstawania kosztów

Analiza kosztów według miejsc powstawania kosztów (MPK) sprowadza się do analizy rodzajów kosztów zadekretowanych podczas planowania i księgowania rzeczywistych kosztów na obiektach odzwierciedlających ośrodki odpowiedzialne za koszty. W przypadku opisywanego przedsiębiorstwa przyjęta została dosyć popularna koncepcja tworzenia miejsc powstawania kosztów na poziomie jednostek organizacyjnych w strukturze organizacyjnej. Zatem będzie tyle MPK, ile działów w strukturze organizacyjnej (rys. 16). Magazyn nie musi być miejscem powstawania kosztów, gdyż w tym przypadku na jeden magazyn wystarczy MPK na poziomie działu zaopatrzenia. Jednak gdyby w firmie było więcej magazynów, to być może z punktu widzenia analizy kosztowej warto byłoby utworzyć MPK dla każdego magazynu z osobna. W przypadku przedstawicieli handlowych MPK wyznacza się dla każdego z nich, gdyż chodzi nie tylko o poziom kosztów, które generuje każdy z przedstawicieli z osobna, lecz także zysk, jaki przynosi jego działalność. Do analizy zyskowności potrzebny jest obiekt zwany centrum zysku (CZ).

Rachunek centrów zysku

Centra zysku są obiektami tworzonymi dla obszarów działalności przedsiębiorstwa odpowiedzialnych zarówno za generowanie przychodów, jak i powstawanie kosztów. Modelowo centra zysków tworzy się dla odrębnych jednostek organizacyjnych firmy, dla których ma być prowadzony rachunek zysków i strat, a także ewidencjonowane pewne wskaźniki bazujące na pozycjach bilansowych. Nowe rozwiązanie związane z tą funkcjonalnością dostępne z wersjami mającymi nową księgę główną umożliwia także pełne finansowe raportowanie dla centrów zysków. Oznacza to, że w tej chwili dla centrów zysku można uzyskiwać nie tylko rachunki zysków i strat, lecz także pełny bilans.

W firmie Trade każdy przedstawiciel handlowy będzie dysponował własnym centrum zysku. Dodatkowo dział handlowy będzie miał wydzielone centrum zysku w przypadku bezpośredniej sprzedaży poza strukturą przedstawicieli handlowych. Logika funkcjonowania centrów zysku polega na jednoznacznym przypisywaniu ich do pozostałych obiektów systemowych, takich jak indeks materiału, MPK czy zlecenie. Dodatkowo dla całej firmy utworzone zostanie zbiorcze centrum skoncentrowane bardziej na ewidencji kosztów niż przychodów.

Rachunek zleceń wewnętrznych

Do analizy kosztów pośrednich w ujęciu zadań i przedsięwzięć realizowanych przez firmę Trade będą służyć zlecenia wewnętrzne. Stosowanych będzie ich kilka rodzajów rozróżnianych numeracją i zakresem atrybutów opisujących zawartość merytoryczną. Wprowadzono następujące kategorie:

● akcje promocyjne i marketingowe – do analizy kosztów odrębnych projektów promocyjnych. Dla każdego projektu marketingowo-promocyjnego będzie tworzone odrębne zlecenie służące jako obiekt dekretacji kosztów podczas tworzenia dokumentu księgowego,

● samochody służbowe – ze względu na wysokie koszty związane zarówno z utrzymaniem floty przedstawicieli handlowych, jak i samochodów transportowych przypisanych organizacyjnie do działu zaopatrzenia, a także samochodów służbowych kadry kierowniczej postanowiono utworzyć w systemie dla każdego samochodu służbowego odrębny obiekt dekretacji kosztów.

Przykładem opisującym drugą kategorię zleceń wewnętrznych jest księgowanie faktury kosztowej za paliwo pochodzącej od przedstawiciela handlowego. Będzie ona dekretowana na następujące konto według rodzaju 40105040 – zużycie paliwa oraz na analitykę controllingową. Podejście koncepcyjne do dekretacji controllingowej w tym przypadku może być różne. Wybór zależy od potrzeb firmy. Możliwe jest zatem zadekretowanie takiej faktury na dwa sposoby.

1) Tylko na zlecenie samochodu służbowego:

a) zakładając, że MPK związane z przedstawicielem handlowym grupuje wszystkie koszty przez niego generowane, podczas procesu zamknięcia ksiąg dla danego miesiąca konieczne staje się przeksięgowanie wszystkich kosztów danego samochodu służbowego ze zlecenia na MPK odpowiedzialne budżetowo za samochód;

b) zakładając, że koszty eksploatacji samochodu ewidencjonowane są na tak zwane pool car, przy zamknięciu ksiąg miesiąca następuje ich rozliczenie na MPK działów używających tego samochodu; korzysta się wtedy z jednego z wielu narzędzi podziału kosztów między obiektami CO z użyciem procentów, udziału czy też liczby przejechanych kilometrów.

2) Na MPK przedstawiciela handlowego i informacyjnie na zlecenie samochodu służbowego. W przypadku jednoznacznego przypisania samochodu do MPK taki model wydaje się korzystniejszy w obsłudze. Podaje się wówczas podczas księgowania tylko numer zlecenia samochodu, a system automatycznie rozdziela księgowanie na MPK. Informacyjnie uzyskiwane są obie analityki.

Różnica między podejściem opisanym w punkcie pierwszym i drugim jest taka, że w drugim podejściu zaksięgowanie dokumentu w księgowości spowoduje bezpośrednie uwidocznienie tych informacji na zleceniu samochodu oraz na MPK przedstawiciela handlowego. Pierwsze rozwiązanie natomiast sprowadza się do dekretu na zleceniu samochodu. W ciągu miesiąca widoczne są koszty obciążające samochód, a nie MPK przedstawiciela handlowego. Dopiero po zamknięciu ksiąg miesiąca podejmowane są decyzje o dalszym rozliczaniu kosztów samochodu, to jest czy są one w całości księgowane na jeden obiekt, czy też w podziale na wiele obiektów.

Rachunek wyników segmentów rynku

Do raportowania wyników sprzedaży w wielowymiarowym ujęciu rynku sprzedaży firma Trade będzie wykorzystywać moduł CO-PA (rachunek wyników segmentów rynku). Definiowane są w nim wszystkie atrybuty rynku konieczne do przeprowadzania analiz sprzedaży. W przypadku modelowej firmy atrybutami[1] tymi będą:

● produkt,

● grupa produktów,

● odbiorca,

● grupa odbiorców,

● region sprzedaży.

Zaprezentowany zestaw atrybutów ma charakter poglądowy. Umożliwi przedstawienie analiz sprzedaży przy wykorzystaniu tak zwanych wskaźników ilościowo-wartościowych, takich jak:

● wartość sprzedaży,

● wartość rabatów,

● koszt własny sprzedaży,

● ilość sprzedaży.

7.1.3. Plan kont w systemie SAP-ERP

Aby poprawnie definiować konta księgi głównej, należy rozumieć merytoryczne przeznaczenie nowo tworzonego konta oraz mechanizmy systemowe decydujące o zachowaniu się konta (specyfikę i sens pól składających się na specyfikę konta). W systemie SAP można tworzyć konto księgi głównej na dwa sposoby:

1. Centralnie (transakcja FS00).

2. Dwuetapowo:

a) pierwszy etap – poziom planu kont (transakcja FSP0)[2]

b) drugi etap – poziom jednostki gospodarczej (transakcja FSS0).

Z pierwszego sposobu korzysta się wówczas, gdy w systemie prowadzi się tylko jedną jednostkę gospodarczą, natomiast drugi sposób stosuje się, gdy zarządza się kilkoma jednostkami gospodarczymi i każda może mieć inny zestaw (listę) kont w ramach tego samego planu kont.

Utworzony w systemie SAP-ERP plan kont (transakcja F.10) przypisywany jest w konfiguracji do poszczególnych jednostek gospodarczych. Poszczególne jednostki mogą wykorzystywać spośród wszystkich kont składających się na plan kont wybrane konta lub w skrajnym wypadku wszystkie. Sytuacja taka ma miejsce zawsze, gdy w systemie jest tylko jedna jednostka gospodarcza.

Podstawowe pola w oknie <Konto KG> (otwieranym po uruchomieniu transakcji FS00):

Zakładka: [Typ/Oznaczenie]

● /Konto KG/ – numeryczny identyfikator konta

● /Jednostka gospodarcza/ – symbol jednostki gospodarczej, do której jest przypisany plan kont

● /Grupa kont/ – charakteryzuje specyfikę (charakter) danego konta. Odpowiednią grupę kont wybiera się z dostępnej listy. Domyślne podpowiedzi mogą być następujące:

♦ AFIN – Konta aktywów finansowych (KG)

♦ ATRW – Aktywa trwałe

♦ BANK – Konta bankowe

♦ BTCH – Konta bankowe techniczne

♦ KG – Konta księgi głównej

♦ KGRZ – Konta KG rozliczeniowe

♦ KP – Koszty i przychody

♦ MAGZ – Konat magazynowe

♦ ROZZ – Rozrachunki – konta zbiorcze

♦ RZAK – Konta rozliczenia zakupu

♦ VAT – Konta VAT

♦ ZBIL – Konta pozabilansowe

Wymienione grupy kont są tylko przykładem, a nie jedynym możliwym rozwiązaniem zamkniętej listy grupy kont. Wybór konkretnej grupy kont powoduje, że pojawiają się odpowiednie pola do uzupełnienia w oknie dialogowym podczas wprowadzania danych dla nowego konta, na przykład gdy wprowadzane jest konto 130* – bieżący rachunek bankowy, zostanie wybrana grupa kont BANK. Wypełniając dane dotyczące tego konta, uzupełnia się między innymi pola: Klucz różnic kursowych, Bank własny czy ID konta (powiązanie z konkretnym bankiem). Natomiast gdy wprowadza się konto 201* – należności ze sprzedaży, powinna być wybrana grupa kont ROZZ. W tym przypadku na formatce pojawi się między innymi pole Konto zbiorcze dla rodzaju konta.

● /Krótki tekst/ – krótka, 20-znakowa nazwa konta

● /Opis konta/ – dokładny opis konta (długa nazwa 50-znakowa)

Zakładka: [Sterownie]

● /Waluta konta/ – informacja o walucie, w jakiej będą dokonywane zapisy na koncie.

● /Wyświetlanie pozycji pojedynczych/ – zaznaczenie tego pola powoduje, że dla konta z aktywowanym wskaźnikiem system rejestruje poszczególne pozycje, jest zatem możliwe na przykład raportowanie pozycji pojedynczych.

● /Klucz sortowania/ – podaje regułę, według której są kopiowane wartości do pola Przypisanie w trakcie księgowania dokumentu, na przykład 001 – data księgowania.

Zakładka: [Wprowadz/Bank/Odset]

● /Grupa Statusu Pola/ – decydują o tym, jakie pola będą się pojawiały w dokumencie podczas księgowania. Ustalając odpowiednią regułę, decyduje się o tym, jakie pole w dokumencie księgowym będzie ukryte, jakie opcjonalne, a jakie obowiązkowe do wypełnienia.

Zakładka: [Pojęcie/Tłumaczenie]

● Zakładka informacyjna

Zakładka: [Informacje(PlKont)]

● Zakładka informacyjna

Zakładka: [Informacje (JednGosp)]

● Zakładka informacyjna

Procedura dodawania nowego konta w systemie SAP została opisana w podrozdziale 8.9.

7.2. Obsługa interfejsu – nawigacja

W rozdziale zostanie przedstawiona obsługa podstawowej funkcjonalności systemu SAP-ERP. Z definicji zintegrowanego systemu informatycznego wynika, że użytkownicy w obrębie całego systemu pracują, korzystając z jednorodnego interfejsu[3] (okien, za pomocą których komunikują się z aplikacją). Ułatwia to bardzo zadanie opisania instrukcji obsługi poruszania się w oknie systemu SAP-ERP. Poznanie podstawowych zasad obsługi interfejsu okien SAP pozwoli użytkownikowi intuicyjnie radzić sobie we wszystkich oknach. Przed opisem formatek i specyfiki nawigacji po systemie przybliżono użytkownikowi ustawienia systemowe, które są konieczne, aby móc zrozumieć idee systemu. Odzwierciedlają struktury organizacji (koncernu, grupy czy pojedynczego przedsiębiorstwa) i podstawowe parametry systemowe, które są konieczne do dokonywania jakichkolwiek działań w systemie.

W opisie ekranów SAP-ERP przyjęto następującą formę prezentacji (rys. 19):

● Okna (zamiennie nazywane ekranami): <Konto KG Wyświetlanie: Centralnie>

● Zakładki: [Dane sterowania]

● Etykiety pól: /Konto KG/

● Nazwy transakcji pisane są dużymi literami kursywą: FS00[4]

Rys. 19. Prezentacja elementów ekranu

Źródło: ©SAP GUI 710.

Charakterystyczną cechą ewidencji zdarzeń gospodarczych przedsiębiorstwa za pomocą systemu ERP jest rejestrowanie wszystkich danych w jednej bazie. Zapewnia to jednoznaczność rejestrowanych informacji, dostępność w każdym dziale dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami. Skutkuje jednak ryzykiem rozprzestrzeniania się w sposób niekontrolowany informacji pochodzących ze źle wprowadzonych danych. Systemy ERP wprowadziły algorytmy walidacji, które kontrolują poprawność wypełniania pól odpowiednimi danymi oraz wymuszają na użytkowniku wprowadzanie danych obowiązkowych.

Niestety nie wszystkie poczynania użytkowników mogą być w ten sposób kontrolowane. Jeśli osoba rejestrująca fakturę wprowadzi kwotę netto 1456.00 zamiast 1465.00, to żaden system takiego błędu nie zidentyfikuje. Na użytkowniku spoczywa obowiązek rzetelności i koncentracji podczas pracy z systemem. Niemniej systemy klasy ERP oferują funkcje uprawnień oraz zabezpieczeń realizowanych przez wysokopoziomową kontrolę danych i działań użytkowników. Funkcje uprawnień oparte są w systemie SAP-ERP na tak zwanych obiektach uprawnień oraz kodach transakcji oraz uzupełnione o dodatkowe ograniczenia, na przykład organizacyjne (w systemowej strukturze organizacyjnej firmy). Jako przykład można podać uprawnienia użytkownika do uruchomienia transakcji FBCJ – raport kasowy z jednoczesnym zawężeniem obsługi do konkretnego działu gospodarczego.

7.2.1. Wygląd ekranu

Od początku istnienia systemu SAP-ERP ekrany, przez które użytkownik komunikował się z systemem, zmieniały w sposób ciągły swoją postać, dopasowując się do aktualnych trendów technologicznych oraz wymagań użytkowych. Pierwszy system R/2 wyświetlał ekrany tekstowe, które były standardem na owe czasy. Następnie, poczynając już od systemu R/3, w wersjach 1.X zaczęły się pojawiać ekrany o wyglądzie zbliżonym do okien. Od wersji aplikacji SAP 4.6 zmienił się również ekran startowy. Producent aplikacji dołożył panel nawigacyjny z lewej strony ekranu, który zastąpił dotychczasowe menu znajdujące się w górnej części okna. Zawartość panelu nawigacyjnego jest modyfikowalna i można ją dostosować do indywidualnych potrzeb użytkownika.

W latach dziewięćdziesiątych, kiedy to obowiązywał system w wersjach 3.X, użytkownik mógł obsługiwać system z oknami, przez którego funkcjonalność przechodziło się za pomocą menu u góry ekranu. Rysunki 20, 21 i 22 prezentują poszczególne ekrany programu w wersji 3.1b pojawiające się w kolejnych krokach do transakcji GR37 realizującej transport malarza raportów między systemami.

Rys. 20. Menu główne w wersji 3.1b

Źródło: ©SAP.

Rys. 21. Menu kontekstowe w wersji 3.1b

Źródło: ©SAP.

Rys. 22. Ekran transakcji GR37 w wersji 3.1b

Źródło: ©SAP.

Dla porównania na rysunku 23 zaprezentowano tę samą ścieżkę w najnowszej wersji systemu ECC6.0:

Rys. 23. Menu kontekstowe w wersji ECC6.0

Źródło: ©SAP GUI 710.

Z uwagi na to, że klient aplikacji, zwany często SAP Logon, jest dostępny w różnych technologiach:

● SAP GUI for Windows,

● SAP GUI for Java,

● Internet Transaction Server (ITS – dostęp przez przeglądarkę),

poszczególne ekrany oraz niektóre funkcjonalności mogą się różnić nawet w tej samej wersji aplikacji. Dodatkową komplikacją są różnice w wersjach aplikacji klienckiej. Rysunki 23 i 24 pokazują, jak wyglądają ekrany w wersji ECC 6.0 systemu oraz wersji 7.10 SAP Logon. Ekrany poniżej (rys. 25 i 26) przedstawiają te same okna, w tym samym systemie, jednak w wersji 7.20 SAP Logon (GUI 710, GUI 720).

Zrzuty ekranowe użyte w niniejszej publikacji poza bieżącym podrozdziałem pochodzą z systemu wersji ECC 6.0, jednak w różnych wersjach SAP Logon: SAPGui 710 i SAPGui 720, co jest uwidocznione w podpisie.

Rys. 24. Ekran transakcji GR37 w wersji ECC6.0

Źródło: ©SAP GUI 710.

Rys. 25. Menu kontekstowe w wersji ECC6.0

Źródło: ©SAP GUI 720.

Rys. 26. Ekran transakcji GR37 w wersji ECC6.0

Źródło: ©SAP GUI 720.

7.2.2. Logowanie i opuszczenie systemu

W przypadku systemu SAP-ERP mamy do czynienia z licencjami imiennymi, zatem firma nabywając konkretną ich liczbę, musi przypisać każdą z nich do konkretnych pracowników. Zgodnie z warunkami licencjonowania stosowanymi przez producenta systemu, firmę SAP, nie jest możliwa praca kilku pracowników (na przykład na poszczególnych zmianach) w roli jednego użytkownika.

Administrator systemu zgodnie z wykupionymi licencjami jest odpowiedzialny za tworzenie użytkowników w systemie i przypisywanie im odpowiednich uprawnień. Dane, które są wprowadzane podczas tworzenia użytkownika w systemie, to między innymi nazwisko, imię, dział, telefon oraz najważniejszy – login, który w jednoznaczny sposób identyfikuje konkretnego pracownika. Tworząc loginy dla użytkowników, administrator ma zupełną dowolność w nadawaniu 12-znakowego alfanumerycznego kodu. W przypadkach bardzo dużych organizacji stosowane są kody cyfrowe. Często także spotykana jest kombinacja pierwszej litery imienia i nazwiska. Po założeniu konta użytkownika administrator przydziela hasło początkowe, które pozwoli użytkownikowi podczas pierwszego meldowania się do systemu wprowadzić swoje indywidualne hasło. Kolejne logowania odbywają się już przy użyciu indywidualnego hasła użytkownika zdefiniowanego podczas pierwszego logowania (rys. 27). Trzykrotne błędne podanie hasła powoduje zablokowanie konta użytkownika. Wówczas potrzebna jest interwencja administratora.

Rys. 27. Okno logowania

Źródło: ©SAP GUI 710.