Projekt okładki i stron tytułowych INT-MEDIA Dawid Mazur

Wydawca Edyta Kawala

Redaktor prowadzący Jolanta Kowalczuk

Redaktor Jolanta Kucharska

Koordynator produkcji Anna Bączkowska

Zastrzeżonych nazw firm i produktów użyto w książce wyłącznie w celu identyfikacji.

Skład wersji elektronicznej na zlecenie Wydawnictwa Naukowego PWN

Monika Lipiec/Woblink

Książka, którą nabyłeś, jest dziełem twórcy i wydawcy. Prosimy, abyś przestrzegał praw, jakie im przysługują. Jej zawartość możesz udostępnić nieodpłatnie osobom bliskim lub osobiście znanym. Ale nie publikuj jej w internecie. Jeśli cytujesz jej fragmenty, nie zmieniaj ich treści i koniecznie zaznacz, czyje to dzieło. A kopiując jej część, rób to jedynie na użytek osobisty.

Szanujmy cudzą własność i prawo.

Więcej na www.legalnakultura.pl

Polska Izba Książki

Copyright © by Wydawnictwo Naukowe PWN SA

Warszawa 2019

ISBN 978-83-01-20853-0

eBook został przygotowany na podstawie wydania papierowego z 2019 r., (wyd. I)

Warszawa 2019

Wydawnictwo Naukowe PWN SA

02-460 Warszawa, ul. Gottlieba Daimlera 2

tel. 22 69 54 321, faks 22 69 54 288

infolinia 801 33 33 88

e-mail: pwn@pwn.com.pl; reklama@pwn.pl

www.pwn.pl

Spis treści

WSTĘP

1. INSTALACJA PROGRAMU

2. ZAŁOŻENIE BAZY I KONFIGURACJA PROGRAMU

2.1. Interfejs programu

2.2. Uprawnienia użytkowników

￼Zadania do rozdziału 2.2

2.3. Parametryzacja programu

3. REPOZYTORIUM DOKUMENTÓW

￼Zadanie do rozdziału 3

4. RODZAJE DOKUMENTÓW I ICH ROLA W PROGRAMIE

4.1. Rodzaje dokumentów zdefiniowanych

4.2. Tworzenie własnych rodzajów dokumentów

4.3. Tworzenie własnej numeracji ewidencyjnej

Zadania do rozdziału 4.2

5. REJESTRY VAT

5.1. Predefiniowane rejestry VAT

5.2. Tworzenie własnych rejestrów VAT

Zadania do rozdziału 5.2

6. KARTOTEKI W PROGRAMIE

6.1. Kartoteka kontrahentów

Zadania do rozdziału 6.1

6.2. Kartoteka pracowników

Zadanie do rozdziału 6.2

6.3. Kartoteka rachunków

Zadanie do rozdziału 6.3

6.4. Kartoteka urzędów

Zadanie do rozdziału 6.4

6.5. Waluty i kursy walut

Zadanie do rozdziału 6.5

6.6. Kraje

6.7. Słowniki

Zadanie do rozdziału 6.7

6.8. Osoby

7. PLAN KONT I UKŁADY SPRAWOZDAŃ

7.1. Konta księgowe według zespołów – charakterystyka

7.2. Dodawanie, usuwanie i modyfikowanie kont księgowych

7.2.1. Dodanie konta syntetycznego

7.2.2. Dodanie konta analitycznego

7.2.3. Usunięcie konta syntetycznego

7.2.4. Usunięcie konta analitycznego

7.2.5. Modyfikowanie charakterystyki konta

7.3. Słowniki w planie kont

7.4. Łączenie kont księgowych z pozycjami sprawozdań

Zadania do rozdziału 7

8. BILANS OTWARCIA

8.1. Bilans otwarcia w pierwszym roku pracy

8.2. Bilans otwarcia w kolejnych latach pracy z programem

Zadanie do rozdziału 8

9. ZAPISY DOKUMENTÓW DO BUFORA I KSIĄG

10. EWIDENCJA DOKUMENTÓW PLN

10.1. Polecenie księgowania

Zadania do rozdziału 10.1

10.2. Faktury zakupowe

10.2.1. Zakup materiałów

10.2.2. Zakupy kosztowe

10.2.3. Zakup środków trwałych

10.2.4. Zakup z odwrotnym obciążeniem

10.2.5. Zakup paliwa – samochód osobowy

Zadania do rozdziału 10.2

10.3. Raport kasowy

Zadania do rozdziału 10.3

10.4. Ewidencja faktur sprzedaży

10.4.1. Sprzedaż usług i towarów

10.4.2. Sprzedaż projektów

10.4.3. Sprzedaż z odwrotnym obciążeniem

Zadania do rozdziału 10.4

Rejestracja wyciągów bankowych

10.5.1. Elektroniczny import wyciągów bankowych

10.5.2. Ręczne wprowadzanie wyciągów bankowych

Zadania do rozdziału 10.5

10.6. Dokument rozliczenia z pracownikiem

Zadania do rozdziału 10.6

11. TWORZENIE WZORCÓW DOKUMENTÓW I KSIĘGOWAŃ

11.1. Automatyzacja księgowań

11.2. Powielanie dokumentów

Zadania do rozdziału 11

12. ZARZĄDZANIE ROZRACHUNKAMI

12.1. Rozliczanie faktur przez zapłatę

12.2. Rozliczanie faktur przez kompensatę

12.3. Naliczanie odsetek i generowanie monitów

12.4. Tworzenie plików płatności do banku

12.5. Raporty i operacje dotyczące rozrachunków

Zadania do rozdziału 12

13. EWIDENCJA DOKUMENTÓW WALUTOWYCH

13.1. Przygotowanie programu do pracy z walutami

13.2. Eksport i sprzedaż towarów/materiałów poza Polskę

13.2.1. Eksport towarów

13.2.2. Sprzedaż towarów do UE

Import i zakup towarów/materiałów spoza Polski

13.3.1. Import towarów

13.3.2. Zakup towarów spoza Polski

Sprzedaż usług do UE i poza UE

13.4.1. Sprzedaż usług do Unii Europejskiej

13.4.2. Eksport usług

Import i zakup usług poza Polską

13.5.1. Import usług

13.5.2. Zakup usług z UE

13.6. Ewidencja płatności walutowych

13.6.1. Wpłata na konto walutowe

13.6.2. Wypłata z konta walutowego

Zadania do rozdziału 13

14. ROZRACHUNKI WALUTOWE I RÓŻNICE KURSOWE

15. ROZLICZENIA Z URZĘDAMI

15.1. Podatek VAT

15.1.1. Przygotowanie danych do deklaracji VAT

15.1.2. Poprawki w deklaracji

15.1.3. Rejestry a rozliczenie VAT

15.1.4. Wysyłka

15.1.5. JPK_VAT, przygotowanie i wysyłka

15.2. Podatek dochodowy

15.3. Pliki JPK na żądanie

16. KSIĘGOWANIE DOKUMENTÓW, ZAMYKANIE OKRESÓW

16.1. Weryfikacja poprawności księgowań

16.2. Masowe księgowanie dokumentów

16.3. Poprawianie dekretów po zaksięgowaniu dokumentów

17. RAPORTY I SPRAWOZDAWCZOŚĆ

17.1. Konta

17.2. Zestawienia

17.3. Dokumenty

17.4. Urzędy

17.5. Księgi

18. ZAMKNIĘCIE ROKU

18.1. Wycena walut na dzień bilansowy

18.2. Procedura zamknięcia roku

19. e-SPRAWOZDANIA

19.1. Tworzenie nowego e-Sprawozdania

19.2. Poprawianie e-Sprawozdania

19.3. Podpisywane e-Sprawozdania

20. PRACA W NOWYM ROKU

20.1.1. Założenie nowego roku

20.1.2. Wygenerowanie bilansu otwarcia

PRAKTYCZNE SPRAWDZENIE UMIEJĘTNOŚCI

Zadanie

Przypisy

WSTĘP

Od ostatniej publikacji kursu komputerowej księgowości Sage Symfonia minęło prawie pięć lat. W tym czasie zmieniło się tak dużo, że książka, którą Państwo trzymacie w rękach, nie jest uzupełnieniem poprzedniej publikacji czy kolejnym jej wydaniem, ale zupełnie nowym opracowaniem.

Zmiany, o których mowa, to nie tylko rozwój oprogramowania, lecz także nowelizacja przepisów Ordynacji podatkowej, Ustawy o rachunkowości czy ustaw o podatku dochodowym i VAT. Firma Sage, producent oprogramowania Symfonia, wprowadza na rynek nowy produkt: linia Sage 50cloud (moduł Finanse i Księgowość), który ma zastąpić dotychczasowy program Sage Symfonia 2.0 Finanse Księgowość. Księgowi, którzy korzystają obecnie w pracy z oprogramowania Sage Symfonia 2.0 Finanse Księgowość, zamieniając go na Sage 50cloud, na pewno w nim się odnajdą. Producent zadbał o to, aby interfejsy pozostały niezmienione, a większość funkcjonalności pozostała w tych samych miejscach. Główną zmianą nowego oprogramowania jest silnik bazy danych SQL, zamiast Pervasive. Dodano także nowe funkcjonalności, które ułatwiają i usprawniają pracę z programem, m.in. automatyczną obsługę ulgi na złe długi, poprawione słowniki czy możliwość precyzyjnego określania uprawnień dla użytkowników w programie.

W Sage 50cloud stale jest aktualizowana obsługa wszystkich zmian w przepisach, które wprowadzono w ostatnich pięciu latach, np. Jednolity Plik Kontrolny czy e-Sprawozdania. Zmiany w przepisach sprawiły, że oprogramowanie komputerowe stosowane w księgowości zmieniło swoją rolę i obecnie nie jest już tylko narzędziem wspierającym pracę księgowego, ale przede wszystkim komunikatorem wymiany danych między podatnikami a organami skarbowymi, który przyjął formę elektroniczną.

Dzisiaj najważniejszą kwestią jest prawidłowe skonfigurowanie programu oraz zadbanie o poprawność ewidencjonowanych w nim danych tak, aby informacje przekazywane do fiskusa w formie deklaracji, plików JPK czy e-Sprawozdań były zgodne z przepisami i pozbawione błędów.

Współczesny księgowy nie może się obejść bez znajomości programu komputerowego do prowadzenia księgowości, toteż umiejętność obsługi programu należącego do jednego z najpopularniejszych na rynku na pewno będzie atutem przy poszukiwaniu pracy, a dla tych, którzy już używają tego programu, przedstawiona w tej publikacji wiedza stanie się nieocenionym wsparciem.

Warto również dodać, że książka jest nie tylko podręcznikiem obsługi systemu, lecz także przewodnikiem, który wskazuje kolejne etapy wdrożenia programu. W przypadku większych potrzeb przedsiębiorstwa informacje zawarte w tej publikacji mogą być niewystarczające, w przypadku standardowych wdrożeń będą z pewnością przydatne.

W rozdziałach dotyczących kartotek przedstawiane dane zostały wykorzystane tylko w celach edukacyjnych, są one ogólnodostępne w KRS oraz w Internecie. Są to dane spółek prawa handlowego. Dane osób fizycznych natomiast są w całości fikcyjne i jakakolwiek zbieżność z prawdziwymi osobami jest przypadkowa.

Ta publikacja nie wyjaśnia merytorycznych zagadnień rachunkowości czy przepisów podatkowych, a jedynie wskazuje, jak za pomocą programu Sage 50cloud obsłużyć ewidencję operacji gospodarczych. Założono, że Czytelnik ma wiedzę z obszaru księgowości i te zagadnienia nie są tutaj omawiane.

1
INSTALACJA PROGRAMU

Program Sage 50cloud jest instalowany za pomocą pliku instalatora (rys. 1), który można pobrać ze strony: ftp://ftp.symfonia.pl/pub/symfonia/archive/SAGE/50c/. Obecnie (koniec czerwca 2019) aktualną wersją programu jest wersja 2019.2.

Rys. 1. Plik instalatora programu Sage 50cloud

Po dwukrotnym kliknięciu na plik instalatora rozpoczyna się proces instalowania programu. Najpierw są wypakowywane wszystkie pliki instalacyjne do katalogu tymczasowego (rys. 2).

Rys. 2. Rozpakowanie instalatora i przygotowanie do instalacji

Gdy pliki instalacyjne zostaną wypakowane, rozpoczyna się właściwy proces instalowania oprogramowania na komputerze. W pierwszym wyświetlonym oknie można obejrzeć film instruktażowy lub dowiedzieć się więcej na temat instalacji programu (rys. 3).

Rys. 3. Pierwszy ekran instalatora

Po wskazaniu Przejdź dalej użytkownik zostaje przeniesiony do kolejnego okna instalatora (rys. 4), w którym można rozpocząć właściwą instalację. Jak wspomniano we wstępie, program Sage 50cloud wymaga silnika bazy danych SQL. W tym miejscu można uruchomić jego instalację, wybierając Microsoft® SQL Server® Express.

Rys. 4. Uruchomienie instalacji silnika bazy danych SQL

Osoby nieznające wszystkich zagadnień związanych z obsługą SQL Server powinny wybrać instalację domyślną (rys. 5). Pozwoli to na intuicyjne przejście przez kolejne okna instalatora.

Po wyborze instalacji domyślnej pojawi się okno, w którym użytkownik zaznacza opcję dotyczącą akceptacji warunków Umowy Licencyjnej. Wykonanie tej czynności spowoduje uaktywnienie przycisku Dalej (rys. 6).

W następnym oknie (rys. 7) również należy wybrać konfigurację domyślną. Jeśli instalacja jest przeprowadzana na potrzeby nauki programu i skorzystania z wersji demo, wówczas konfiguracja domyślna jest wystarczająca. Podobnie jeśli jest instalowany program na jedno stanowisko. Gdy program ma być wykorzystywany na wielu stanowiskach, wówczas warto zdefiniować własne hasło, aby móc dołączać bazę firmy z serwera na kolejne stanowiska. Są to już bardziej zaawansowane zagadnienia.

Rys. 5. Ekran instalacji SQL Server

Rys. 6. Akceptacja warunków Umowy Licencyjnej

Rys. 7. Instalacja MS SQL Express

Po naciśnięciu przycisku Dalej użytkownik przechodzi do kolejnego okna (rys. 8), w którym znajdują się istotne informacje dotyczące poprawnej instalacji MS SQL. Za pomocą przycisku Dalej zostaje uruchomiona instalacja (rys. 9).

Rys. 8. Istotne informacje dotyczące poprawnej instalacji MS SQL

Rys. 9. Instalacja MS SQL Express

W kolejnym oknie (rys. 10) można obserwować postęp instalacji MS SQL Server Express SP1.

Rys. 10. Postęp instalacji

Następne okno jest ostatnim oknem instalacji MS SQL Express, w którym zostanie wyświetlona informacja o zakończeniu instalacji.

Rys. 11. Okno z informacją o zakończeniu instalacji

Następnie należy wrócić do okna instalacji programu Sage 50cloud i za pomocą polecenia Poprzednia przejść do okna instalacji zasadniczej (rys. 12).

Rys. 12. Powrót do okna instalacji zasadniczej programu Sage 50cloud

Pierwsze od góry polecenie Instaluj Sage Symfonia 50cloud 2019.2[1] rozpoczyna instalację programu Finanse Księgowość w nowej odsłonie Sage 50cloud (rys. 13).

Rys. 13. Rozpoczęcie instalacji programu Finanse Księgowość

W pierwszym kroku instalator sprawdzi, czy na danym komputerze są zainstalowane wszystkie składniki potrzebne do prawidłowej pracy programu. W przypadku braku dowolnego składnika zostanie wyświetlony stosowny komunikat (rys. 14). Za pomocą przycisku Instaluj użytkownik powinien uzupełnić wszystkie brakujące składniki.

Gdy potrzebne składniki zostaną uzupełnione, wówczas zostanie uruchomiony kreator instalacji Sage 50cloud (rys. 15).

W pierwszym kroku, podobnie jak przy instalacji MS SQL, użytkownik musi wyrazić zgodę na przestrzeganie warunków Umowy Licencyjnej (rys. 16). Wykona to przez zaznaczenie pola przy zdaniu: Akceptuję warunki i postanowienia Umowy Licencyjnej i przechodząc przyciskiem Dalej do kolejnego okna.

Rys. 14. Instalowanie składników w systemie potrzebnych do prawidłowej pracy programu

Rys. 15. Kreator instalacji Sage 50cloud

Rys. 16. Akceptacja warunków Umowy Licencyjnej

W następnym oknie można zmienić lub pozostawić miejsce instalacji programu. Początkujący użytkownik nie powinien niczego zmieniać i za pomocą przycisku Dalej przejść do kolejnego okna. W przypadku podjęcia decyzji o zmianie lokalizacji instalacji wystarczy użyć przycisku Zmień, by wskazać inne miejsce instalacji.

W kolejnym oknie należy wybrać typ instalacji. Domyślnie jest zaznaczony typ Pełna (rys. 18), i tak powinno pozostać. Instalacja Niestandardowa jest przeznaczona dla ekspertów.

Po przejściu do kolejnego okna przyciskiem Dalej zostanie wyświetlona informacja o konfiguracji globalnej (rys. 19). Nie należy niczego zmieniać, jeśli program będzie wykorzystywany tylko na jednym stanowisku. Opis instalacji przedstawiony w tej książce jest przeznaczony do zainstalowania programu w celach edukacyjnych, dlatego za pomocą przycisku Dalej trzeba przejść do kolejnego okna.

Rys. 17. Akceptacja lub zmiana lokalizacji instalacji programu

Rys. 18. Wybór typu instalacji

Rys. 19. Miejsce konfiguracji globalnej

W następnym oknie użytkownik będzie mógł obserwować postęp instalacji (rys. 20).

Rys. 20. Instalowanie programu

Po zainstalowaniu programu zostanie wyświetlony komunikat informujący, że kreator zakończył instalację (rys. 21).

Rys. 21. Komunikat o zakończeniu instalacji

W dolnej części okna z komunikatem o zakończeniu instalacji jest jeszcze możliwość uruchomienia instalacji SQL Express. Jeśli silnik bazy danych SQL nie został zainstalowany przed instalacją programu, to po zaznaczeniu checkboxa i naciśnięciu przycisku Zakończ rozpocznie się instalacja SQL Express. W przypadku jego niezaznaczenia proces instalacji zostanie zakończony. Po zakończeniu instalacji zostanie uruchomiona przeglądarka i otwarte okno z informacjami o zmianach w nowej wersji Sage 50cloud oraz pomocą online (rys. 22).

Rys. 22. Okno przeglądarki z pomocą online

Na rys. 23 jest zaznaczony checkbox, dzięki któremu na pulpicie zostaną umieszczone dwa skróty: jeden do uruchamiania programu Sage 50cloud oraz drugi do uruchamiania Repozytorium Dokumentów (rys. 23).

Rys. 23. Skróty uruchamiające programy Sage 50cloud oraz Repozytorium

Repozytorium Dokumentów to moduł współpracujący z Sage 50cloud, za którego pośrednictwem użytkownik wymienia dokumenty z innymi podmiotami (np. bankami) oraz urzędami. Dokładny opis tego modułu znajduje się w rozdziale 3.

2
ZAŁOŻENIE BAZY I KONFIGURACJA PROGRAMU

Aby móc rozpocząć pracę z programem, trzeba przede wszystkim założyć bazę, w której będą gromadzone dane księgowe przedsiębiorstwa. Po dwukrotnym kliknięciu na skrót na pulpicie zostanie otwarte okno Lista firm (rys. 24). Jeśli program ma obsługiwać tylko jedną firmę, można zaznaczyć checkbox w lewym dolnym rogu okna i widoczne na rys. 24 okno będzie pomijane przy uruchamianiu programu. Z kolei gdy program miałby być wykorzystywany np. w biurze rachunkowym, to w tym oknie można wybrać firmę, z którą użytkownik będzie w danym momencie pracował.

Rys. 24. Okno Lista dostępnych firm

Aby móc pracować z danymi firmy, najpierw trzeba ją dodać przez założenie nowej bazy. Czynność tę należy wykonać za pomocą przycisku Dodaj firmę.

Rys. 25. Tworzenie nowej firmy

Po naciśnięciu przycisku Dodaj firmę pojawi się okno kreatora, w którym można:

- • utworzyć nową firmę,

- • dołączyć firmę,

- • odtworzyć kopię firmy pod nową nazwą.

Tworzenie firmy rozpoczyna się w oknie przedstawionym na rys. 26. W jego lewej części są wymienione kroki, które należy wykonać podczas procedury zakładania nowej firmy. W pierwszym kroku jest zakładana baza danych. Przy instalacji lokalnej w polu serwer jego nazwa jest wprowadzana automatycznie i użytkownik nie musi wpisywać tutaj żadnych informacji. Inaczej jest, gdy jest przeprowadzana instalacja sieciowa. Wówczas trzeba znać nazwę serwera, by móc ją tutaj podać. Przy zakładaniu bazy danych na jedno stanowisko użytkownik musi tylko podać nazwę bazy danych. Warto ją określić w miarę krótko, bez polskich znaków, by w jednoznaczny sposób kojarzyła się z firmą. W poniższym przykładzie podano Akademia.

Rys. 26. Tworzenie nowej firmy

Przyciskiem Dalej (prawy dolny róg) należy przejść do kolejnego okna (rys. 27). W jego lewej części będzie można obserwować przejście do drugiego kroku, jakim jest Firma. W tym oknie należy starannie wypełnić pola:

- • Nazwa pełna firmy.

- • Nazwa skrócona firmy.

- • Numer NIP firmy.

Można podać dowolne dane, jeśli jest zakładana firma testowa na potrzeby dydaktyczne.

Naciśnięcie przycisku Dalej umożliwia przejście do trzeciego kroku. W lewej części okna jest on oznaczony jako Rejestracja licencji.

Rys. 27. Uzupełnienie danych firmy

Okno, w którym można zarejestrować licencję, jest widoczne na rys. 28. Po wejściu do niego, tak jak inne okna, ma ono kolor biały. Zakładając komercyjną bazę z licencją, należy w górnej części okna zaznaczyć checkbox przy informacji Chcę zarejestrować firmę, a następnie wprowadzić numer seryjny w dużym polu Numery seryjne do wykorzystania w danej bazie oraz poniżej tego pola wprowadzić Numer klienta.

Rys. 28. Rejestracja licencji i zakładanie bazy

Jeśli natomiast baza danych jest zakładana w celach edukacyjnych, wówczas w prawym dolnym rogu w tym oknie trzeba nacisnąć przycisk Załóż firmę. Uruchomi to proces zakładania firmy. Warto wiedzieć, że firma założona bez podania numerów seryjnych jest aktywna przez 30 dni.

Rys. 29. Podsumowanie wyników

W ostatnim oknie znajdują się istotne informacje o instalacji i bazie danych. Po założeniu bazy można uruchomić program i wejść do nowo założonej firmy. Jest ona widoczna w oknie Lista firm (rys. 30). Aby wykonać czynność uruchomienia firmy, należy albo dwukrotnie kliknąć na jej nazwie, albo zaznaczyć jej nazwę i nacisnąć przycisk Uruchom (rys. 30).

Wyświetlone okno jest widoczne na rys. 31. W pierwszym logowaniu w polu użytkownik wpisany jest admin – czyli podstawowy użytkownik, który jest udostępniony do logowania. Podczas pierwszego logowania system wymusi na użytkowniku zdefiniowanie hasła przez wyświetlenie komunikatu widocznego na rys. 32.

Rys. 30. Uruchomienie firmy

Rys. 31. Okno logowania do firmy

W tym komunikacie (rys. 32) są podane wymagania, jakie powinny być uwzględnione podczas definiowania hasła. W kolejnym oknie (rys. 33) należy podać swoje hasło, pole Stare hasło pozostawiając puste, ponieważ jest to pierwsze definiowanie hasła.

Rys. 32. Wymagania względem hasła

Rys. 33. Definiowanie własnego hasła

Pierwsze hasło zostaje określone dla użytkownika admin. Przyciskiem Zmień trzeba je zatwierdzić i mieć dostęp do firmy. Jako że jest to program księgowy, dlatego na początku konieczne jest podanie istotnych informacji, bez których nie można pracować w programie księgowym. Pierwsze okno do wypełnienia (rys. 34) jest oknem, w którym użytkownik musi podać stosowany w firmie rachunek kosztów, strukturę własności, typ prowadzonej działalności oraz status firmy. Ważne, aby prawidłowo podać rok obrachunkowy dla zakładanej firmy.

Rys. 34. Informacje podstawowe o firmie

Podając rachunek kosztów, użytkownik ma do wyboru:

- • Tylko konta zespołu „4”,

- • Konta zespołu „4” + konto 490,

- • Tylko konta zespołu „5”,

- • Konta zespołów „4” i „5” oraz RW według 4,

- • Konta zespołów „4” i „5” oraz RW według 5.

To, jaki rachunek zostanie tutaj podany, zależy od specyfiki danej działalności. Przykładowo, dla przedsiębiorstwa produkcyjnego będzie rachunek kont zespołu „4” i „5”, a dla prostej działalności usługowej – rachunek zespołu „4”. Przy zakładaniu bazy firmy komercyjnej w razie wątpliwości warto poradzić się księgowego. W przykładowej bazie Akademia Sp. z o.o. został wybrany rachunek kosztów konta zespołu „4” i „5” oraz RW według 4. Jest to ciekawa konfiguracja, w której można zaprezentować wiele funkcjonalności programu.

Rys. 35. Konfigurowanie firmy

Następnie należy wypełnić pole struktury własności. Dla przykładowej bazy została wybrana spółka z o.o. jako najczęściej spotykana na rynku, ale można na liście znaleźć także:

- • Spółkę akcyjną.

- • Spółkę jawną.

- • Spółkę cywilną i firmę jednoosobową.

- • Przedsiębiorstwo państwowe.

- • Inne.

W kolejnym polu trzeba podać status firmy. Informacja ta dotyczy trzech podstawowych:

- • Jednostka inna (wg załącznika nr 1 Ustawy o rachunkowości),

- • Jednostka mikro (wg załącznika nr 4 Ustawy o rachunkowości),

- • Jednostka mała (wg załącznika nr 5 Ustawy o rachunkowości).

Jeśli firma spełnia warunki dla jednostki mikro bądź małej i przygotowuje sprawozdania finansowe według załączników 4 i 5, wówczas należy w tym polu wprowadzić odpowiednio: jednostka mała lub mikro. W pozostałych przypadkach pozostawia się: jednostka inna.

Kolejne dane, jakie należy podać, to Typ prowadzonej działalności. Ta informacja jest potrzebna do wygenerowania odpowiedniego planu kont. Można łączyć typy działalności, a także wybrać jeden typ, wszystko zależy od potrzeb. Jeśli zostanie wybrany np. typ działalności usługowy, wówczas automat tworzący plan kont nie wygeneruje kont używanych w firmie handlowej, np. 731 – przychody ze sprzedaży towarów.

Ostatnie pole, jakie trzeba uzupełnić, dotyczy wskazania roku obrotowego. Trzeba to zrobić starannie i uważnie. Po wypełnieniu wszystkich pól przyciskiem Zapisz zostaje uruchomiona procedura konfigurowania firmy.

Rys. 36. Komunikat informujący o zamknięciu okien konfiguracyjnych

Gdy zostanie wyświetlone okno z informacją, że wszystkie raporty konfiguracyjne zostały wykonane (rys. 35), należy to okno zamknąć przyciskiem Zamknij i potwierdzić przyciskiem Tak w wyświetlonym komunikacie (rys. 36).

Po wykonaniu tych czynności zostanie otwarte kolejne okno (rys. 37), w którym znajdują się trzy przyciski:

- • Generuj.

- • Pomiń.

- • Użyj modelu.

Przyciskiem Generuj użytkownik może automatycznie założyć plan kont, który jest oparty na wzorcowym planie kont powszechnie stosowanym w Polsce. W tym planie kont będą konta księgowe, które są niezbędne w działalności wskazanej w oknie prezentowanym na rys. 34.

Jeśli użytkownik skorzysta z przycisku Pomiń, wówczas będzie musiał cały plan kont tworzyć ręcznie. Taka sytuacja może się zdarzyć wówczas, gdy program Sage 50cloud miałby być wykorzystywany np. w jednostce budżetowej.

Rys. 37. Automatyczne generowanie planu kont

Ostatni przycisk Użyj modelu umożliwia automatyczne przenoszenie konfiguracji z jednej firmy do innej. Funkcjonalność ta jest omówiona w następnym rozdziale Interfejs programu.

Po zakończeniu procedury tworzenia firmy program wstępnie jest gotowy do pracy. Oznacza to, że użytkownik może uruchomić program i wejść do bazy firmy. Aby ewidencja przebiegała prawidłowo, konieczne jest jeszcze zdefiniowanie uprawnień dla wszystkich osób, które będą korzystały z programu, oraz prawidłowe skonfigurowanie środowiska pracy. Warto wiedzieć, że użytkowników, którzy będą korzystali z bazy, może być dowolna liczba, a ograniczenia licencyjne dotyczą jednoczesnej pracy w systemie.

2.1. Interfejs programu

Interfejs to okno komunikowania się programu komputerowego z jego użytkownikiem. Przedstawiono go na rys. 38. W górnej części okna są widoczne nazwa firmy oraz rok obrotowy, dla którego dane są ewidencjonowane oraz prezentowane. Poniżej znajduje się tzw. menu górne, w którym zostały umieszczone następujące grupy poleceń:

- • Firma.

- • Rok.

- • Funkcje,

- • Administracja.

- • Okno.

- • Pomoc.

Rys. 38. Interfejs programu Sage 50cloud

Po kliknięciu w grupę poleceń Funkcje użytkownik będzie mógł skorzystać z funkcjonalności widocznych na rys. 39.

Rys. 39. Funkcjonalności uruchamiane z grupy poleceń Funkcje

Zmiana użytkownika – za pomocą tej funkcjonalności jeden użytkownik może sprawnie się wylogować i otworzyć okno logowania dla innego użytkownika.

Import modelu księgowego firmy – polecenie to jest ściśle związane z poleceniem Eksport modelu księgowego. O tej funkcjonalności wspomniano podczas omawiania okna na rys. 37. Jest ona praktyczna i ważna. Pozwala przenosić między firmami np. plan kont, układy sprawozdań, definicje dokumentów czy rejestrów. Aby móc model księgowy importować, najpierw trzeba go wyeksportować z innego miejsca. Tę czynność wykonuje się za pomocą polecenia Eksport modelu księgowego. Kliknięcie tego polecenia uruchamia okno widoczne na rys. 40.

Rys. 40. Okno z danymi na potrzeby eksportu modelu księgowego firmy

W wyświetlonym oknie należy wpisać informacje, które scharakteryzują model księgowy zapisywany do pliku. W przykładzie jest widoczne wskazanie na branżę budowlaną oraz nazwę firmy, z której pobrano model. W ostatnim polu widnieje ścieżka zapisu pliku. Po naciśnięciu przycisku OK dane zostaną zapisane w pliku widocznym w ostatnim polu. W tym przykładzie występuje plik Budmex.xml i użytkownik zobaczy komunikat jak na rys. 41.

Rys. 41. Komunikat po prawidłowym wykonaniu eksportu modelu księgowego

W ten sposób można przechowywać modele księgowe różnych branż i firm. Z tej funkcjonalności bardzo chętnie korzystają biura rachunkowe, ponieważ w łatwy i szybki sposób mogą konfigurować zakładane w programie bazy nowych firm. Aby przeprowadzić sprawną konfigurację nowej bazy, należy skorzystać z polecenia Importuj model księgowy. Po wybraniu tego polecenia użytkownik ujrzy okno (rys. 42), w którym należy wskazać plik z modelem księgowym do importowania.

Rys. 42. Importowanie pliku modelu księgowego

Po zaznaczeniu pliku, w którym jest zapisany model księgowy, należy wprowadzić go do systemu za pomocą przycisku Otwórz. Okno, które zostanie wówczas wyświetlone, widoczne jest na rys. 43.

Należy zwrócić uwagę przede wszystkim na komunikat widoczny w dolnej części okna. Informuje on, że zanim zostanie zaimportowany model księgowy, należy wykonać kopię bezpieczeństwa bazy. Jest to ważny komunikat, ponieważ gdyby zdarzyło się coś nieprzewidzianego podczas procedury wczytywania konfiguracji, można odtworzyć dane sprzed wykonania tej operacji.

Oprócz modelu księgowego w tym pliku znajdują się także definicje dokumentów, rejestrów VAT oraz stawek VAT. Tę konfigurację można wczytać tylko w sytuacji, gdy nie rozpoczęto jeszcze ewidencji dokumentów do bazy. Niezależnie od rejestracji dokumentów można natomiast wczytywać układy sprawozdań. Dotyczy to sytuacji, gdy np. w programie został zdefiniowany rachunek wyników w układzie porównawczym, a w danej firmie potrzebny jest dodatkowo układ kalkulacyjny. W takiej sytuacji, aby nie definiować go ręcznie, można go przenieść z innej bazy za pomocą właśnie tej funkcjonalności.

Rys. 43. Model księgowy firmy – import

Po wykonaniu importu układów sprawozdań użytkownik powinien ujrzeć komunikat jak na rys. 44.

Rys. 44. Komunikat końcowy po imporcie

Pobierz z Repozytorium – za pomocą tego polecenia można łączyć się z modułem Repozytorium Dokumentów, który jest częścią Sage 50cloud. Jest to miejsce pobierania do modułu finansowo-księgowego dokumentów w formie elektronicznej z obszarów: handlowego (faktury sprzedaży i zakupu) oraz bankowego (wyciągi bankowe).

Import specjalny – to miejsce, w którym można również pobierać dane w formie elektronicznej, ale za pośrednictwem plików przez wykorzystanie zdefiniowanych szablonów.

Kopia bezpieczeństwa – już wcześniej wspomniane, bardzo ważne zagadnienie związane z zabezpieczeniem danych. W tym miejscu zostały umieszczone trzy polecenia dotyczące wykonywania archiwum danych: Kopia bezpieczeństwa, Odtwarzanie danych oraz Ustawienia kopii bezpieczeństwa.

Aby wykonać kopię bezpieczeństwa, wystarczy kliknąć na polecenie Kopia bezpieczeństwa. Po wykonaniu tej czynności zostanie wyświetlone okno, jak na rys. 45.

Rys. 45. Tworzenie kopii bezpieczeństwa

System automatycznie nadaje nazwę plikowi kopii, która składa się z nazwy firmy oraz daty sporządzenia kopii widocznej w pierwszym polu okna z rys. 45. Poniżej wskazane jest miejsce zapisu archiwum oraz informacja o tym, że użytkownik musi mieć uprawnienia do katalogu, w którym zapisywana jest kopia bezpieczeństwa. Po naciśnięciu przycisku Wykonaj dane zostaną zapisane i użytkownik zostanie o tym poinformowany (rys. 46).

Rys. 46. Komunikat po utworzeniu kopii bezpieczeństwa

Informację tę można zapisać do pliku PDF za pomocą przycisku, który znajduje się w prawym dolnym rogu.

Aby odtworzyć dane, czyli przywrócić stan danych z momentu zapisania ich kopii, należy skorzystać z polecenia Odtwarzanie danych widocznego na rys. 39, które otwiera okno widoczne na rys. 47.

Rys. 47. Okno odtwarzania kopii bezpieczeństwa

W oknie Odtwarzanie kopii bezpieczeństwa znajdują się informacje o tym, jakiej firmy dane mają być odtworzone, oraz o miejscu ich zapisania. Gdyby dane, które mają być odtworzone, były w innym miejscu niż widoczne w polu Kopia, można korzystając z przycisku Wybierz, wskazać inny plik lub inną lokalizację.

Ostatnie polecenie związane z archiwizowaniem danych obejmuje ustawienia kopii bezpieczeństwa (rys. 48). W tym miejscu użytkownik może włączyć przypominanie o wykonaniu kopii bezpieczeństwa, określić częstotliwość tej czynności oraz wskazać miejsce w sieci, w którym zapisywana jest kopia.

Ostatnie polecenia w grupie Firma to Koniec pracy z firmą oraz Koniec. Pierwsze polecenie służy do przełączania się między bazami różnych firm, głównie wykorzystywane w biurach rachunkowych, drugie natomiast kończy pracę z programem.

Rys. 48. Ustawienia kopii bezpieczeństwa

Następna grupa poleceń w górnym menu to Rok (rys. 49).

Rys. 49. Polecenia w grupie poleceń Rok

Prawie wszystkie widoczne tutaj polecenia zostały omówione w rozdziałach 16 i 18. W tym miejscu zostaną przedstawione tylko dwa ostatnie: Usuwanie roku oraz Długość roku.

Usuwanie roku – z tego polecenia prawdopodobnie użytkownik będzie korzystał bardzo rzadko lub wcale. Może być ono wykorzystane w sytuacji, gdy został założony nowy rok za wcześnie lub błędnie. Wskazane jest, aby usuwanie roku odbywało się, zanim zostały do niego wprowadzone jakiekolwiek dokumenty, ponieważ usunięcie roku spowoduje również usunięcie wszystkich danych w usuwanym roku, o czym mówi komunikat (rys. 52).

Rys. 50. Okno usuwania roku

Po wybraniu polecenia Usunięcie roku zostaje wyświetlone okno widoczne na rys. 50. Należy w nim zaznaczyć rok, który ma być usunięty. Trzeba przestrzegać dwóch zasad:

1. 1. Nie można być zalogowanym do usuwanego roku, czyli jeśli ma być usunięty rok 2020, to użytkownik musi to wykonywać z pozycji innego roku (w prezentowanym przykładzie jest to rok 2019).

2. 2. Usuwany może być tylko ostatni rok (w przykładzie jest to rok 2020).

Po zaznaczeniu usuwanego roku należy nacisnąć przycisk na dole okna Usuń. W następstwie wykonania tej czynności zostanie wyświetlone okno, w którym trzeba wskazać użytkownika, który usuwa rok (rys. 51). Po wpisaniu loginu w polu Sygnatura użytkownika ponownie należy skorzystać z przycisku Usuń.

Rys. 51. Usuwanie roku

Następnie zostanie wyświetlony komunikat, o którym była już wcześniej mowa, ostrzegający o tym, że usunięcie roku usuwa wszystkie wprowadzone w nim dane.

Rys. 52. Komunikat przed usunięciem roku

W końcowym kroku usuwania roku pojawia się informacja, że rok został pomyślnie usunięty (rys. 53).

Rys. 53. Końcowy komunikat procedury usuwania roku

Drugie polecenie z grupy Rok umożliwia zmianę długości roku. Zdarza się, że już po założeniu w programie bazy danych rok obrachunkowy kończy się później, niż to zostało pierwotnie wprowadzone. Dzięki poleceniu Długość roku można ten rok wydłużyć. Wykonuje się to w oknie wywołanym poleceniem Długość roku (rys. 54).

Rys. 54. Zmiana długości roku

W tym oknie do edycji jest tylko pole Koniec roku, więc użytkownik może zmienić tylko datę końca roku. Ponadto należy wiedzieć, że taką zmianę można wykonać tylko w odniesieniu do ostatniego roku.

Następna grupa poleceń to grupa Funkcje (rys. 55). Przyglądając się tej grupie poleceń, można zauważyć, że jest to niemal dokładnie taka sama lista poleceń, jaką widać w bocznym panelu okna, po jego lewej stronie (na szarym tle). Wszystkie polecenia z zakładek lewego panelu są opisywane w trakcie prezentowania poszczególnych czynności w programie, dlatego w tym miejscu zostaną wyjaśnione tylko trzy z nich: Ewidencja EDP, Kontakty i Kalendarz.

Ewidencja EDP – to miejsce zarządzania danymi powiązanymi z deklaracjami podatkowymi. Rozwinięcie skrótu EDP oznacza ewidencję danych podatkowych. Funkcjonalność ta ściśle współpracuje z wieloma innymi działaniami w programie (opisano ją m.in. w rozdziale 15).

Kontakty – okno to jest powiązane z kartoteką kontrahentów i służy do rejestracji informacji o kontaktach osobowych dotyczących kontrahentów.

Rys. 55. Grupa poleceń Funkcje

Kalendarz – miejsce rejestracji czynności planowanych, cyklicznych czy pilnych (rys. 56).

Rys. 56. Kalendarz rejestracji czynności

Okno Kalendarz jest obsługiwane intuicyjnie i nie wymaga specjalnych wyjaśnień. Warto z niego korzystać, ponieważ pozwala na porządkowanie działań.

Kolejną grupą poleceń jest grupa Administracja (rys. 57). Wszystkie polecenia z tej grupy zostały omówione w rozdziale 2.2.

Rys. 57. Grupa poleceń Administracja

Administracja to obszar funkcjonalności programu, w którym są wykonywane czynności związane z uprawnieniami użytkowników, hasłami czy licencjami.

Ostatnie grupy poleceń to Okno i Pomoc. W części Pomoc można znaleźć dokumentację związaną z korzystaniem z programu i archiwum wiadomości wysyłanych z firmy Sage do użytkowników. Natomiast w związku z poleceniem Okno warto wiedzieć, że podczas pracy z systemem Sage 50cloud jest otwieranych wiele okien, które nie zamykają się samoczynnie.

Na rys. 58 przedstawiono menu z listą otwartych okien. Można tu przenosić się między oknami, klikając na odpowiednie okno. Okno, które jest „na wierzchu”, zostało zaznaczone „ptaszkiem”. Jeśli podczas pracy zostanie otwartych zbyt wiele okien, wówczas można je wszystkie szybko zamknąć poleceniem Zamknij wszystkie okna.

Rys. 58. Polecenie Okno i lista otwartych okien

2.2. Uprawnienia użytkowników

Program Sage 50cloud udostępnia pełną obsługę uprawnień użytkowników, co pozwala na odpowiednią kontrolę nad tym, jakie czynności mogą wykonywać poszczególni użytkownicy w systemie. Jest to ważne, ponieważ przydzielanie określonych uprawnień konkretnym osobom bezpośrednio przekłada się na jakość danych w systemie oraz ich bezpieczeństwo.

Zarządzanie uprawnieniami jest realizowane z grupy poleceń Administracja, gdzie administrator systemu może wykonywać następujące działania:

- • Dodawanie użytkowników i zarządzanie ich dostępem do danych.

- • Kontrola nieudanych logowań.

- • Projektowanie zestawów praw uprawnień.

- • Zarządzanie hasłami i licencjami.

Zanim administrator zacznie dodawać nowych użytkowników, trzeba wcześniej przygotować zestawy uprawnień. Filozofia projektowania tych zestawów jest podyktowana tym, że łatwiej zarządza się zestawami uprawnień niż uprawnieniami przypisanymi do konkretnych osób. Aby zrozumieć sens takiego podejścia, trzeba przyjrzeć się zestawom utworzonym w programie, jako predefiniowane (rys. 59).

Po zainstalowaniu programu użytkownik ma do dyspozycji gotowe zestawy uprawnień dla modułu Finanse i Księgowość:

- • Administrator systemu.

- • Główny księgowy – uprawnienia pełne.

- • Główny księgowy w module Finanse i Księgowość.

- • Księgowy.

Pozostałe widoczne w oknie zestawy dotyczą uprawnień dla modułu Handel.

Okno zestawów uprawnień składa się dwóch paneli: lewego i prawego (rys. 59).

Rys. 59. Okno zestawów list praw

W lewym panelu znajduje się lista zestawów już zdefiniowanych w programie oraz tych, które utworzył użytkownik. Po zaznaczeniu zestawu uprawnień w prawym panelu wyświetlone zostaną szczegóły tego zestawu podzielone według zakładek dolnych:

- • Właściwości zestawu praw.

- • Prawa w zestawie.

- • Prawa do modułów w zestawie.

- • Prawa do słowników.

- • Użytkownicy z nadanym zestawem praw.

Na rys. 59 został zaznaczony zestaw Główny księgowy – uprawnienia pełne. Na zakładce Właściwości zestawu praw są tylko jego nazwa i skrót. Istota zestawu znajduje się na zakładce Praw w zestawie. Jak widać, można bardzo precyzyjnie określać to, do czego ma dostęp dany zestaw uprawnień, m.in. można określić, jakie rodzaje dokumentów będą dostępne w danym zestawie. Włączenie określonego uprawnienia odbywa się przez postawienie znaczka w polu Przypisana.

Druga zakładka to Prawa do modułów w zestawie (rys. 60). Można tutaj udostępnić (lub nie) możliwość pracy w module Finanse i Księgowość lub Repozytorium, lub obu naraz, przez zaznaczenie lub odznaczenie pola w kolumnie Przypisana.

Rys. 60. Prawa do modułów w zestawie

Kolejna zakładka okna zestawu praw to prawa do słowników. Tutaj również można bardzo dokładnie wskazywać dostępy do określonych słowników oraz to, czy słownik można edytować, usuwać czy modyfikować jego elementy.

Rys. 61. Definiowanie dostępu do słowników

Ostatnia zakładka w zestawach uprawnień to Użytkownicy z nadanym zestawem praw (rys. 62). Jest tu prezentowana lista użytkowników oraz wskazanie przez znaczek w kolumnie Przypisany tych użytkowników, którzy są dołączeni do danego zestawu praw.

Rys. 62. Użytkownicy przypisani do danego zestawu praw

Tworzenie zestawów praw w kontekście stanowisk pracy w danym przedsiębiorstwie pozwala na elastyczne zarządzanie uprawnieniami. Dzięki zdefiniowanym zestawom można je łatwo przypinać do wskazanych użytkowników lub w łatwy sposób je zmieniać.

Gdy już zestawy zostaną opracowane na potrzeby danej firmy, wówczas trzeba wprowadzić do systemu użytkowników. Wykonuje się to w oknie Użytkownicy wywoływanego z menu Administracja (rys. 63).

Rys. 63. Zarządzanie użytkownikami

Zanim będzie można dodać nowego użytkownika, najpierw trzeba wprowadzić dane osoby, która będzie użytkownikiem. Wykonuje się to w oknie Osoby dostępnym w lewym panelu okna z zakładki Kartoteki (rys. 64). W oknie Osoby za pomocą przycisku Dodaj należy wprowadzić dane pracownika, takie jak: imię, nazwisko, kod. Kodem mogą być np. inicjały, które następnie można wykorzystać jako login użytkownika. W tym oknie można wprowadzić więcej danych takich jak adres czy zgody wymagane przez RODO.

Po wprowadzeniu wszystkich danych można wrócić do okna Użytkownicy i wprowadzić nowego użytkownika (rys. 65).

Aby dodać nowego użytkownika, należy za pomocą przycisku Dodaj, w oknie Użytkownicy rozpocząć procedurę wprowadzania danych o nowym użytkowniku (rys. 65). Skorzystanie z tego przycisku spowoduje edycję panelu z prawej strony okna, dzięki czemu można wpisać wszystkie potrzebne dane.

Rys. 64. Dodawanie osoby powiązanej z użytkownikiem

Rys. 65. Dodawanie nowego użytkownika

W polu Login należy wprowadzić ciąg znaków, który będzie identyfikował danego użytkownika, i – jak to zostało wcześniej zasugerowane – może to być kod osoby podany w kartotece Osoby. W polu poniżej oznaczonym nazwą Osoba, za pomocą przycisku po prawej stronie tego pola, należy otworzyć okno kartoteki Osoby i wskazać dane, które mają powiązać pracownika z użytkownikiem programu. Naciskając przycisk Użyj, to powiązanie jest uaktywniane. Po wykonaniu tych czynności za pomocą przycisku Zapisz (u góry prawego panelu) wprowadzone dane zostają zachowane.

Rys. 66. Okno definiowanie uprawnień dla użytkowników

W tym miejscu należy wyjaśnić dwa pojęcia. Podczas wprowadzania nowego użytkownika trzeba określić rodzaj logowania. Do wyboru są opcje: logowanie standardowe i logowanie zintegrowane. Logowanie zintegrowane jest oparte na użytkowniku Windows i oznacza, że zalogowanie do systemu Windows jednocześnie pozwala już bez dalszych identyfikacji zalogować się do programu Sage 50cloud. Logowanie standardowe natomiast jest sposobem wejścia do programu przez niezależny login i hasło. W przykładzie zostało przedstawione logowanie standardowe.

Po wprowadzeniu nowego użytkownika należy zdefiniować jego uprawnienia, czyli czynności, jakie będzie mógł wykonać w programie. Do wyboru są opcje: Zestawy praw dla użytkownika oraz Prawa efektywne. Jak już wspomniano, praktyczniejsze jest dołączanie zestawów uprawnień niż pojedynczych uprawnień. Zarządzanie zestawami pozwala na sprawne przypisywanie uprawnień do osób według stanowisk ich pracy. Określanie uprawnień według pojedynczych praw efektywnych jest czynnością mozolną i mało efektywną.

Rys. 67. Przypisanie użytkownika MCH do zestawu Główny księgowy – upraw. pełne

Po zaznaczeniu pola przy zestawie Główny księgowy – upraw. pełne (predefiniowane) użytkownikowi zostają udostępnione czynności, które widać na zakładce Prawa efektywne. Dostęp do wykonywania czynności wynikających z zestawu praw jest zaznaczony tutaj jako „kropka” w polu kolumny Dostęp, a dostęp wynikający z pojedynczego wskazania (poza zestawem) jest zaznaczony „ptaszkiem” (rys. 68).

Rys. 68. Oznaczenie dostępu do możliwości wykonywania określonych czynności dla użytkownika MCH

￼Zadania do rozdziału 2.2

A. Proszę zaprojektować zestaw praw dla operatora rejestracji dokumentów, w którego skład będą wchodziły następujące uprawnienia:

a. rodzaje dokumentów DDF – wszystkie, oprócz dokumentu DS,

b. wprowadzanie do bufora.

B. Proszę wprowadzić nowego użytkownika do programu według poniższych danych:

a. Imię: Jan,

b. Nazwisko: Kowalski,

c. Kod: JK,

d. Przypisanie użytkownika do zestawu praw: operator rejestracji dokumentów,

e. W prawach efektywnych dodać uprawnienie do nadawania i zmiany znaczników w dokumencie,

f. W słownikach pełen dostęp do słowników: Kontrahenci, Kraje, Waluty,

g. Użytkownik ma mieć dostęp do modułu Finanse i Księgowość.

2.3. Parametryzacja programu

W tej części książki zostanie zaprezentowany fragment parametryzacji programu, a pozostałe ustawienia będą wyjaśniane sukcesywnie w dalszej części w kontekście prezentowanych operacji gospodarczych. Należy podkreślić, że od czasu gdy organy skarbowe wprowadzają pełną elektroniczną wymianę danych z podatnikami, prawidłowa konfiguracja programu jest bardzo ważna, aby dane przekazywane bezpośrednio z programu, takie jak JPK czy e-deklaracje, były poprawne.

Definiowanie parametrów pracy, jakie może wykonać księgowy bez wsparcia informatyka, jest dostępne w oknie Ustawienia → Parametry stałe (rys. 69). W tym miejscu zostaną omówione niektóre z parametrów, a pozostałe zostaną wyjaśnione w powiązaniu z funkcjonalnościami takimi jak deklaracje VAT czy ulga na złe długi.

Należy również zwrócić uwagę na to, że domyślnie ustawione parametry są oparte na aktualnie obowiązujących przepisach i stosowanych przez większość podatników.

Rys. 69. Parametry stałe

Jako pierwsze zostanie omówione okno Naliczanie odsetek (rys. 70). Warto zwrócić uwagę na pole Podpowiadany termin płatności. Wstawiona jest wartość 14, ponieważ jest to najczęściej podawany termin płatności na fakturach. W efekcie takiego ustawienia, podczas wprowadzania faktur w terminie zapłaty zawsze będzie podawana data dokumentu plus 14 dni. Jeśli w danej firmie częściej występuje inny termin płatności (7, 21 dni), wówczas można to tutaj skorygować.

Rys. 70. Naliczanie odsetek

Parametry i ustawienia, które są zdefiniowane, odpowiadają aktualnie obowiązującym przepisom. I tak, zgodnie z kodeksem cywilnym art. 481 § 2 odsetki ustawowe wynoszą obecnie 7%, tak też jest podane w prezentowanej tabeli. Jeśli dane te zostaną zmienione, wówczas użytkownik powinien w tym oknie przyciskiem Dodaj wprowadzić aktualną stawkę z datą rozpoczęcia jej obowiązywania. Warto wiedzieć, że bieżące instalowanie uaktualnień programu również aktualizuje parametry związane ze zmieniającymi się przepisami.

Kolejnym oknem z parametrami jest okno Konta specjalne (rys. 71).

Konta specjalne to konta biorące udział w automatach księgujących.

Podczas automatycznego generowania planu kont zostaje m.in. założone konto 755 – Różnice kursowe. Konto to zostało wyodrębnione jako osobne konto syntetyczne, ponieważ ma ono szczególne znaczenie w wyliczaniu różnic kursowych oraz prawidłowym prezentowaniu ich w rachunku zysków i strat. Na przykład można do tego konta dodać analitykę:

- • 755-1 – dodatnie różnice kursowe,

- • 755-2 – ujemne różnice kursowe,

ale nie można dodatnich i ujemnych różnic kursowych rozdzielać na dwa różne konta syntetyczne. Wynika to z tego, że zgodnie z Ustawą o rachunkowości art. 42 ust. 3 w rachunku wyników przedstawiana jest nadwyżka różnic kursowych dodatnich nad ujemnymi w przychodach lub ujemnych nad dodatnimi w kosztach.

Aby rachunek zysków i strat mógł być wygenerowany prawidłowo, dla różnic kursowych musi być przeznaczone jedno konto w celu jednoznacznej oceny salda tego konta.

Rys. 71. Konta specjalne

Pozostałe konta wskazane w tym oknie to konta 860 i 490. Oba te konta również uczestniczą w automatycznych księgowaniach, dlatego muszą być wprost zadeklarowane w tym miejscu, aby automaty działały prawidłowo.

Kolejne miejsce konfiguracji, które można wstępnie omówić, to okno definiowania księgowań równoległych oraz dokumentów, na których będą księgowane różnice kursowe i kompensaty.

Rys. 72. Okno konfiguracji księgowań

Na rys. 72, w górnej części okna zostały włączone automatyczne księgowania równoległe, które polegają na tym, że po zaksięgowaniu operacji na konto zespołu „4” księgowanie równolegle włącza się automatycznie, gdzie po stronie Ma wpisywane jest konto 490 – rozliczenie kosztów. W tym oknie można również ustawić, by księgowanie równoległe zbierało kwoty z księgowań na kontach „4” w zbiorczy dekret lub by księgowanie równoległe było prezentowane oddzielnie pod każdym księgowaniem na konto kosztów rodzajowych.

Ponadto w oknie Księgowania można wskazać, jaki rodzaj dokumentu będzie wykorzystany do automatycznych księgowań różnic kursowych oraz kompensat. Dobrą praktyką jest przygotowanie odrębnych rodzajów dokumentów dla tych operacji. Zagadnienie to zostało omówione w rozdziale 4.1.

Ostatnie okno parametrów, które warto omówić, to określenie przez użytkownika tego, czy w dokumencie mają być odrębne opisy dla księgowań kwot Wn i Ma, czy wspólne dla obu stron (rys. 73). Jako domyślne ustawiono, aby opisy dla księgowań były wspólne – Skrócona postać opisów pozycji. Użytkownik może to zmienić przez zaznaczenie pozycji: Pełne opisy na dokumencie. Warto wiedzieć, że nawet gdy w parametrach będą ustawione skrócone opisy dla zapisów, to użytkownik może wprowadzać różne opisy dla stron Wn i Ma księgowania, korzystając z kombinacji klawiszy Ctrl+F5. Opcja ta została opisana w rozdziale 10.

Rys. 73. Definiowanie opisów pozycji na dokumentach

Przypisy

1 W książce jest przedstawiona wersja 2019.2, która na pewno będzie się zmieniać, w sierpniu planowane jest wydanie wersji 2020.