Opiniodawcy: dr hab. Ewa Hellich, prof. nadzw. SGH

Projekt okładki i stron tytułowych Grzegorz Laskowski

Ilustracja na okładce Goodluz/Shutterstock

Wydawca Łukasz Łopuszański

Redaktor prowadzący: Irena Puchalska

Redaktor Bartosz Stawiarski-Lietzau

Koordynator produkcji Anna Bączkowska

Przygotowanie publikacji elektronicznej Ewa Modlińska

Skład wersji elektronicznej na zlecenie Wydawnictwa Naukowego PWN Magdalena Wojtas / 88em.eu

Książka, którą nabyłeś, jest dziełem twórcy i wydawcy. Prosimy, abyś przestrzegał praw, jakie im przysługują. Jej zawartość możesz udostępnić nieodpłatnie osobom bliskim lub osobiście znanym. Ale nie publikuj jej w internecie. Jeśli cytujesz jej fragmenty, nie zmieniaj ich treści i koniecznie zaznacz, czyje to dzieło. A kopiując jej część, rób to jedynie na użytek osobisty.

Szanujmy cudzą własność i prawo

Więcej na www.legalnakultura.pl

Polska Izba Książki

eBook został przygotowany na podstawie wydania papierowego z 2015 r. (wyd. I)

Warszawa 2015

ISBN 978-83-01-18395-0

Wydawnictwo Naukowe PWN SA

02-460 Warszawa, ul. Gottlieba Daimlera 2

tel. 22 69 54 321, faks 22 69 54 288

infolinia 801 33 33 88

e-mail: pwn@pwn.com.pl

www.pwn.pl

Spis treści

Wstęp

Rozdział 1. Prezentacja obowiązków małego przedsiębiorcy

Rozdział 2. Rozpoczęcie działalności gospodarczej

2.1. Analiza szans

2.2. Działania formalno-urzędowe

2.3. Wybór oprogramowania

Rozdział 3. Instalacja programu

Rozdział 4. Przygotowanie programu do pracy

4.1. Założenie firmy w programie

4.2. Definiowanie parametrów pracy

Rozdział 5. Prezentacja sposobu użytkowania programu

5.1. Księga, Ewidencja

5.2. Dokumenty

5.3. Kartoteki

5.4. Rozliczenia z US

5.5. Archiwizacja

5.6. Wydruki

Rozdział 6. Procesy gospodarcze wspomagane IT

6.1. Księga przychodów i rozchodów (KPiR)

6.1.1. Prezentacja przedsiębiorstwa

6.1.2. Remanent początkowy

6.1.3. Zakup towarów i materiałów – zakup krajowy

6.1.4. Zakup towarów i materiałów – zakup wewnątrzwspólnotowy

6.1.5. Zakup – pozostałe wydatki

6.1.6. Sprzedaż

6.1.7. Pracownicy

6.1.8. Środki trwałe

6.1.9. Pojazdy

6.1.10. Rozrachunki i płatności

6.1.11. Remanent końcowy i ustalenie dochodu

6.1.12. Rozliczenia z urzędami

6.2. Ryczałt

6.2.1. Prezentacja przedsiębiorstwa

6.2.2. Zakupy

6.2.3. Sprzedaż

6.2.4. Pracownicy

6.2.5. Środki trwałe

6.2.6. Rozrachunki i płatności

6.2.7. Rozliczenia z urzędami

Rozdział 7. Mały controlling – analiza danych

7.1. Raporty i zestawienia dostępne w programie Sage Symfonia Start Mała Księgowość

7.1.1. Narzędzia raportowania

7.1.2. Znaczniki

7.1.3. Zarządzanie rozrachunkami

7.1.4. Klasyfikacje analityczne

7.2. Analiza danych za pomocą arkusza kalkulacyjnego Excel

Rozdział 8. Zarządzanie danymi

8.1. Błędy danych – jak sobie z nimi poradzić

8.2. Zabezpieczanie danych – zamykanie okresów

Bibliografia

Przypisy

Wstęp

Głównym celem książki Poradnik przedsiębiorcy. Sage Symfonia Start. KPiR i ryczałt jest zaznajomienie Czytelnika z funkcjonalnością programu komputerowego wspomagającego prowadzenie działalności gospodarczej osób wybierających jedną z uproszczonych form opodatkowania, a mianowicie: księgę przychodów i rozchodów (KPiR) lub ryczałt. Publikacja jest przygotowana w taki sposób, aby każdy przedsiębiorca podejmujący działalność gospodarczą w jednej z tych form mógł samodzielnie korzystać z programu, wykorzystując jego możliwości ewidencyjne, analityczne i sprawozdawcze.

Aby ułatwić skuteczność przyswajania wiedzy, autorzy przyjęli odmienny od przyjętego sposób prezentowania materiału szkoleniowego. W centrum uwagi pojawiły się czynności wykonywane przez przedsiębiorcę, a nie rozwiązania technologiczne czy też funkcjonalne programu. Obserwacje poczynione podczas prowadzenia szkoleń jednoznacznie wskazują na trudności w przyswajaniu wiedzy przez słuchaczy niezwiązanych z informatyką, gdy omawiane zagadnienia są prezentowane w kontekście informatycznym. Kluczowym więc zagadnieniem jest spojrzenie na funkcjonalność programu poprzez wymagania gospodarcze, analityczne i podatkowe. Czytelnik otrzyma więc w trakcie omawiania zdarzeń gospodarczych wiele cennych wskazówek i porad merytorycznych, a omówienie obsługi programu będzie dopełnieniem wyjaśniającym sposób wykonywania czynności w programie.

Książkę podzielono na osiem rozdziałów. W pierwszych dwóch omówiono czynności, jakie zobowiązany jest wykonać przedsiębiorca rozpoczynający działalność gospodarczą. Przedstawiono przede wszystkim uwarunkowania związane z podjęciem decyzji o wyborze formy opodatkowania. W kolejnych trzech rozdziałach skoncentrowano się na prezentacji założeń obsługi programu komputerowego Sage Symfonia Start Mała Księgowość. KPiR i ryczałt. Wyjaśniono proces instalacji, konfiguracji i założenia firmy w programie. W szóstym rozdziale omówiono kluczowe zdarzenia gospodarcze wymagające ewidencjonowania ze względu na konieczność wypełnienia obowiązków sprawozdawczych i podatkowych. Zdarzenia te podzielono w pierwszej kolejności według formy opodatkowania, czyli KPiR oraz ryczałt a następnie według grup zdarzeń, czyli zakupy, sprzedaż, środki trwałe, użytkowanie pojazdów, remanenty początkowe i końcowe oraz rozliczenia z urzędami. Sposób omawiania każdego zdarzenia gospodarczego podzielono na dwie zasadnicze części: Aby być w zgodzie z przepisami oraz Jak to wykonać w programie? Dzięki temu przedsiębiorca będzie mógł szybko odszukać interesujące go zdarzenie gospodarcze, połączyć je z wymaganiami prawnymi, a następnie zaznajomić się ze sposobem obsługi programu komputerowego. W rozdziale siódmym zaprezentowano analityczne możliwości programu, a w ósmym – problematykę błędów we wprowadzanych danych i możliwości zabezpieczenia bazy z danymi przedsiębiorstwa.

Zapraszamy do zaznajomienia się z materiałami szkoleniowymi zamieszczonymi w książce i oceny skuteczności nowego sposobu prezentowania funkcjonalności programów komputerowych.

Rozdział 1

Prezentacja obowiązków małego przedsiębiorcy

Jedną z kluczowych decyzji, jaką musi podjąć przedsiębiorca na samym początku prowadzenia własnej działalności gospodarczej, jest wybór formy opodatkowania. Decyzja ta ma istotne znaczenie przede wszystkim ze względu na konieczność zachowania legalności działań. Niektóre rodzaje działalności gospodarczej wykluczają na przykład możliwość opodatkowania w formach uproszczonych. Istotne jest również to, aby przy wyborze formy opodatkowania kierować się względami ekonomicznymi, unikając tym samym dodatkowych kosztów związanych z nadmiernym opodatkowaniem, co zwłaszcza przy uruchamianiu działalności gospodarczej mogłoby stać się znaczącym obciążeniem.

Najprostszą formą rozliczania się z fiskusem jest tzw. karta podatkowa. Przedsiębiorca opodatkowany na jej zasadach jest zobowiązany do wpłacania stałych, comiesięcznych kwot ustalonych na rok z góry przez naczelnika właściwego urzędu skarbowego w drodze decyzji. Podatek ten nie zależy więc od wysokości faktycznie osiąganych przychodów. Stosowanie karty podatkowej korzystne jest jednak tylko dla firm, które mają swoje siedziby w miejscowościach o niewielkiej liczbie ludności i nie zatrudniają pracowników bądź zatrudniają ich w niewielkim zakresie. Stawki tego podatku zależą bowiem od tych dwóch wskaźników i zwiększają się wraz z ich wzrostem. Wybór karty podatkowej ogranicza również rodzaj wykonywanej działalności. Aby można było ubiegać się o opodatkowanie w tej formie, działalność wskazana we wniosku do naczelnika urzędu skarbowego musi być wymieniona w jednej z 12 części tabeli stanowiącej załącznik do Ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne[1].

Podatnicy opodatkowani w formie karty podatkowej nie są zobowiązani do prowadzenia ksiąg. Mają oni obowiązek wpłacania wskazanych w decyzji kwot podatku do 7 dnia miesiąca oraz składania rocznej deklaracji według ustalonego wzoru do 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym.

Dwie pozostałe formy opodatkowania to ryczałt od przychodów ewidencjonowanych oraz opodatkowanie na zasadach ogólnych przy zastosowaniu podatkowej książki przychodów i rozchodów (KPiR) i to one są omówione w niniejszej publikacji.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (dalej nazywany ryczałtem) stanowi przyjazną formę rozliczeń dla przedsiębiorców, głównie z powodu uproszczonej ewidencji zdarzeń oraz dlatego, że przy ryczałcie przedsiębiorca skupia się jedynie na osiągniętych przychodach i je opodatkowuje. Nie musi zatem w ewidencji uwzględniać ponoszonych kosztów, a to właśnie ich odpowiednie zakwalifikowanie do kosztów podatkowych bądź niepodatkowych stanowi największą trudność dla podatników. Przy zastosowaniu ryczałtu pojawia się mniej zagrożeń popełnienia błędu i ewentualnego zaniżenia podstawy opodatkowania, co jak wiadomo może rodzić negatywne skutki w czasie kontroli podatkowej. Niestety i w przypadku stosowania tej formy opodatkowania pojawiają się pewne ograniczenia. Pierwszym z nich jest limit osiąganych przychodów. Aby w kolejnym roku można było ją stosować, nie mogą one przekroczyć 150 000,- EUR w roku podatkowym. Drugim zaś jest konieczność prowadzenia jednej z wybranych rodzajów działalności, wskazanych w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym[2]. Są to m.in. prowadzenie aptek, lombardów, kantorów i działalność w zakresie niektórych wolnych zawodów. Wykluczone ze stosowania ryczałtu są również osoby, które przed rozpoczęciem działalności w danym roku podatkowym lub w roku poprzedzającym wykonywały w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres działalności tych osób. Z uwagi na fakt, że ryczałt oblicza się od przychodów bez uwzględnienia kosztów ich uzyskania, jest on korzystny dla przedsiębiorców, których działalność nie wymaga dużych nakładów finansowych na zakupy związane z działalnością, a raczej skupia się na działalności usługowej.

Ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych oprócz przychodów z działalności gospodarczej mogą również zostać opodatkowane dochody z jakże popularnego w dzisiejszych czasach najmu. Aby można było skorzystać z tej formy opodatkowania, najem nie może być związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Najem prywatny opodatkowany ryczałtem, w przeciwieństwie do przychodów z działalności gospodarczej opodatkowanych w ten sam sposób, nie pozbawia stosującego go podatnika możliwości wspólnego opodatkowania dochodów z małżonkiem bądź małoletnim dzieckiem w przypadku osoby samotnie je wychowującej[3].

Wysokość stawek ryczałtowych jest określona w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym[4] i zależy od rodzaju prowadzonej działalności. Wielkości te to: 20%, 17%, 8,5%, 5,5% i 3%.

Jak widać, niektóre z powyższych wartości są niewysokie i dla wielu przedsiębiorców skorzystanie z opodatkowania ryczałtem może okazać się nad wyraz korzystne.

Podatek na zasadach ogólnych przy zastosowaniu KPiR może być stosowany przez przedsiębiorców wykonujących wszystkie rodzaje działalności. Nie ma tu żadnych przeciwwskazań ze strony ustawodawcy. Jedynym ograniczeniem jest kwota przychodu netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych. Jeśli przekroczy ona równowartość w walucie polskiej 1 200 000,- EUR, to w kolejnym roku podatkowym przedsiębiorca jest obowiązany stosować się do ustawy o rachunkowości i prowadzić pełną księgowość. Z uwagi na stosunkowo wysoką kwotę limitu jest to sytuacja bardzo rzadko spotykana i nie będziemy jej w niniejszej publikacji rozpatrywać.

Przy rozliczaniu podatku na zasadach ogólnych pod uwagę bierze się zarówno osiągane przychody, jak i ponoszone koszty działalności. Podatek wylicza się bowiem od dochodu, który stanowi różnicę między tymi dwiema wartościami. Jak łatwo zauważyć, w sytuacji, kiedy (co często zdarza się na początku działalności) ponoszone przez nas koszty przekraczają przychody, nie osiągamy dochodu, a stratę, i co za tym idzie − nie jesteśmy obowiązani do zapłaty podatku. Brak konieczności zapłaty podatku w momencie ujemnego wyniku finansowego oraz brak ograniczeń w rodzaju prowadzonej działalności to niewątpliwe zalety prowadzenia rozliczeń z fiskusem na zasadach ogólnych. Za wadę uznaje się większy stopień skomplikowania ewidencji księgowych w porównaniu z ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, choć tak naprawdę zakres ewidencji, jaką należy prowadzić, jest taki sam w obu tych formach rozliczeń. Ewidencją, którą na mocy art. 24a ust. 7 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych zobowiązani są prowadzić podatnicy rozliczający się na zasadach ogólnych, a której nie prowadzą „ryczałtowcy”, jest podatkowa księga przychodów i rozchodów. Zasady jej funkcjonowania reguluje Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów[5].

Przy zastosowaniu książki przychodów i rozchodów na pewno powinni się rozliczać ci przedsiębiorcy, którzy ponoszą wysokie koszty utrzymania działalności, prowadzą działalność handlową z niewielką marżą lub są wykluczeni z możliwości korzystania z uproszczonych form opodatkowania.

Podatek na zasadach ogólnych może być opłacany według skali podatkowej z uwzględnieniem kwoty zmniejszającej podatek (tab. 1) lub jako podatek liniowy, czyli niezależnie od dochodu w stałej stawce 19%, bez pomniejszenia.

Tabela 1. Stawki podatku dochodowego od osób fizycznych

Podstawa obliczenia podatku w złotych

Podatek wynosi

ponad

do

85 528,- zł

18% minus kwota zmniejszająca podatek 556,02 zł

85 528,- zł

14 839,02 zł + 32% nadwyżki ponad 85 528,- zł

Źródło: art. 27 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Niestety, wybór podatku liniowego wyklucza możliwość wspólnego rozliczania się z małżonkiem lub dzieckiem oraz chociażby zastosowanie ulgi prorodzinnej. Poza tym z uwagi na fakt, że jego stawka jest o jeden punkt procentowy wyższa od stawki z pierwszego progu podatkowego, opłaca się on jedynie dobrze zarabiającym przedsiębiorcom.

Do zobrazowania różnicy w wysokości należnego podatku dochodowego przy zastosowaniu ryczałtu oraz zasad ogólnych posłużmy się dwoma przykładami przedstawionymi poniżej.

PRZYKŁAD 1

Przedsiębiorca A prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usługi montażu podzespołów X z materiałów powierzonych przez firmę B. Wysokość przychodów uzyskanych to 100 000 PLN. Przedsiębiorca A wykonuje swoją pracę we własnym mieszkaniu, nie ponosząc żadnych kosztów tej działalności.

Tabela 2. Wysokość podatku dochodowego w zależności od sposobu opodatkowania − działalność bez ponoszenia kosztów

Właściwości

Ryczałt

Zasady ogólne podatek liniowy

Zasady ogólne

podatek wg skali

Przychody

10 000,00

10 000,00

10 000,00

Koszty

0,00

0,00

0,00

Dochód

10 000,00

10 000,00

10 000,00

Stawka podatku

8,5%

19%

18%

Należny podatek

850,00

1 900,00

1 244,00

PRZYKŁAD 2

Przedsiębiorca A prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usługi montażu podzespołów X. Materiały są w części powierzone przez firmę B, a część z nich nabywa sam przedsiębiorca. Praca jest wykonywana w wynajętym pomieszczeniu. Wysokość przychodów uzyskanych to 10 000 PLN. Koszty działalności kształtują się następująco: wynajem pomieszczenia 1000 PLN oraz zakup materiałów 4000 PLN.

Tabela 3. Wysokość podatku dochodowego w zależności od sposobu opodatkowania – działalność z ponoszeniem kosztów

Właściwość

Ryczałt

Zasady ogólne

podatek liniowy

Zasady ogólne

podatek wg skali

Przychody

10 000,00

10 000,00

10 000,00

Koszty

0,00

5 000,00

5 000,00

Dochód

10 000,00

5 000,00

5 000,00

Stawka podatku

8,5%

19%

18%

Należny podatek

850,00

950,00

344,00

Jak wynika z zaprezentowanych przykładów, podatek zryczałtowany jest korzystny jedynie w przypadku, w którym ponoszone koszty nie są znaczące, w przeciwnym razie atrakcyjniejszy ze względów ekonomicznych staje się podatek dochodowy obliczany według zasad ogólnych.

Każdy z opisanych sposobów rozliczania podatku dochodowego ma swoje wady i zalety, dlatego też rozpoczynając pierwszą w życiu działalność gospodarczą, nie jest łatwo zdecydować się na jedną z nich. Problemem jest również poruszanie się po całym gąszczu przepisów prawa podatkowego, które opisują powyższe formy opodatkowania. Dla ułatwienia podjęcia tej decyzji w tab. 4 przedstawiamy wady i zalety stosowania ryczałtu i podatku według zasad ogólnych. Informacje te ułatwią zapewne podjęcie najkorzystniejszej decyzji w kontekście własnej, konkretnej sytuacji.

Tabela 4. Ryczałt i podatek według skali – wady i zalety

Właściwość

Ryczałt

Zasady ogólne podatek liniowy

Zasady ogólne podatek wg skali

Niskie, nawet kilkuprocentowe stawki podatkowe

tak

nie

nie

Dostępność dla każdego rodzaju działalności gospodarczej

nie

tak

tak

Dostępność niezależnie od uzyskiwanych dochodów

nie

tak

tak

Prostota ewidencji księgowych

tak

nie

nie

Możliwość uwzględniania kosztów uzyskania przychodów

nie

tak

tak

Możliwość rozliczania się wspólnie z małżonkiem

nie

nie

tak

Możliwość rozliczania się wspólnie z małoletnim dzieckiem

nie

nie

tak

Możliwość skorzystania z ulgi prorodzinnej

nie

nie

tak

Roczna kwota wolna od podatku

nie

nie

tak

Możliwość świadczenia usług w danym roku podatkowym dla byłego pracodawcy

nie

nie

tak