Projekt okładki i stron tytułowych INT-MEDIA Dawid Mazur

Wydawca Łukasz Łopuszański

Redaktor prowadzący Jolanta Kowalczuk

Redakcja Matylda Pawłowska

Produkcja Anna Bączkowska

Skład wersji elektronicznej na zlecenie Wydawnictwa Naukowego PWN Tomasz Szymański

European Computer Driving Licence (Europejski Certyfikat Umiejętności Komputerowych), ECDL, e-citizen (e-obywatel) i związane z nimi logotypy są zarejestrowanymi znakami handlowymi Fundacji ECDL.

Wydawnictwo Naukowe PWN (PWN) jest podmiotem niezależnym od Polskiego Towarzystwa Informatycznego (PTI), działającego jako ECDL Polska i nie jest powiązane z Fundacją ECDL lub PTI w jakikolwiek sposób. Ten podręcznik może być wykorzystany jako pomoc dla kandydatów przygotowujących się do egzaminów w Programie Certyfikacji Fundacji ECDL, określonym w tytule podręcznika. Zarówno PTI, jak i PWN nie gwarantują, że korzystanie z tej publikacji zapewni zdanie egzaminów w tym Programie Certyfikacji Fundacji ECDL. Niniejsza publikacja została zrecenzowana i zatwierdzona przez PTI jako obejmująca efekty uczenia się właściwe dla Programu Certyfikacji Fundacji ECDL. Potwierdzenie tego faktu można uzyskać, przeglądając stronę internetową ECDL Polska (https://ecdl.pl/).

Wszelkie pytania i ćwiczenia zawarte w tym podręczniku odnoszą się wyłącznie do tej publikacji, nie stanowią i nie odnoszą się do certyfikacji ECDL. Bez względu na to, jak materiały zawarte w tym podręczniku są wykorzystane: czy to na szkoleniach w ramach e-learningu, czy w ramach samodzielnej nauki – nic nie może sugerować kandydatowi, że materiał ten stanowi certyfikację lub może prowadzić do certyfikacji przez jakikolwiek proces, inny niż oficjalny proces certyfikacji ECDL w Autoryzowanym Centrum Egzaminacyjnym ECDL po dokonaniu rejestracji.

Szczegóły na temat zdawania testów w ramach Programu Certyfikacji Fundacji ECDL można znaleźć na stronie operatora krajowego (PTI) https://ecdl.pl/ lub na stronie Fundacji ECDL http://www.ecdl.org/.

Copyright © by Wydawnictwo Naukowe PWN SA

Warszawa 2015

eBook został przygotowany na podstawie wydania papierowego z 2015 r., (wyd. I)

Warszawa 2016

ISBN 978-83-01-18577-0

Wydawnictwo Naukowe PWN SA

02-460 Warszawa, ul. Gottlieba Daimlera 2

tel. 22 69 54 321; faks 22 69 54 288

e-mail: pwn@pwn.com.pl; www.pwn.pl

Spis treści

Wstęp

1. Przetwarzanie tekstu

1.1. Formatowanie

1.1.1. Tekst

1.1.2. Akapity

1.1.3. Style

1.1.4. Kolumny

1.2. Tabele

1.3. Odwołania

1.3.1. Przypisy końcowe i dolne, podpisy

1.3.2. Spisy i indeksy

1.3.3. Zakładki i odsyłacze

1.4. Zwiększanie wydajności pracy

1.4.1. Pola

1.4.2. Formularze i szablony

1.4.3. Korespondencja seryjna

1.4.4. Łączenie, linkowanie

1.4.5. Automatyzacja

1.5. Współpraca przy edycji

1.5.1. Śledzenie i podgląd zmian

1.5.2. Dokument główny

1.5.3. Ochrona

1.6. Końcowa obróbka dokumentu

1.6.1. Sekcje

1.6.2. Ustawienia dokumentu

Przykładowy test egzaminacyjny – MS Word 2013

2. Arkusze kalkulacyjne

2.1. Formatowanie

2.1.1. Komórki

2.1.2. Arkusze

2.2. Odwołania

2.2.1. Użycie funkcji i definiowanie formuł

2.2.2. Odnośniki, powiązania, import danych

2.3. Wykresy

2.3.1. Tworzenie wykresów

2.3.2. Formatowanie wykresów

2.4. Analiza

2.4.1. Tabele przestawne, analiza wielowymiarowa

2.4.2. Sortowanie i filtrowanie

2.4.3. Scenariusze

2.5. Sprawdzanie i inspekcja

2.5.1. Sprawdzanie

2.5.2. Inspekcja

2.6. Zwiększanie wydajności

2.6.1. Nazwy zakresów komórek

2.6.2. Wklejanie specjalne

2.6.3. Szablony

2.6.4. Odnośniki, powiązania, import danych

2.6.5. Automatyzacja

2.7. Praca grupowa

2.7.1. Śledzenie zmian

2.7.3. Ochrona

Przykładowy test egzaminacyjny – MS Excel 2013

3. Bazy danych

3.1. Bazy danych – pojęcia podstawowe

3.1.1. Projektowanie i stosowanie baz danych

3.2. Tabele i relacje

3.2.1. Pola i kolumny

3.2.2. Relacje i sprzężenia

3.3. Kwerendy

3.3.1. Typy kwerend

3.3.2. Udoskonalanie kwerendy

3.4. Formularze

3.4.1. Formanty

3.5. Raporty

3.5.1. Formanty

3.5.2. Prezentacja

3.6. Zwiększenie wydajności

3.6.1. Łączenie i importowanie

3.6.2. Automatyzacja

Przykładowy test egzaminacyjny – MS Access 2013

4. Grafika menedżerska i prezentacyjna

4.1. Założenia projektu

4.1.1. Audytorium i środowisko

4.1.2. Zawartość i projekt graficzny

4.2. Szablony i wzorce slajdów

4.2.1. Wzorce slajdów

4.2.2. Szablon

4.3. Obiekty graficzne

4.3.1. Formatowanie kształtów

4.3.2. Formatowanie obrazów i zdjęć

4.3.3. Przemieszczanie obiektów graficznych

4.4. Wykresy i diagramy

4.4.1. Stosowanie wykresów

4.4.2. Stosowanie diagramów

4.5. Multimedia

4.5.1. Dźwięki, filmy

4.5.2. Animacje

4.6. Zwiększenie wydajności

4.6.1. Łączenie, osadzanie

4.6.2. Importowanie, eksportowanie

4.7. Zarządzanie prezentacją

4.7.1. Pokazy niestandardowe

4.7.2. Ustawienia pokazu slajdów

4.7.3. Zarządzanie pokazem slajdów

Przykładowy test – MS PowerPoint 2013

Przypisy

Wszystkie rozdziały dostępne w pełnej wersji książki.

Wstęp

ECDL Advanced jest systemem certyfikacji mającym potwierdzić zaawansowane umiejętności korzystania z programów biurowych. Certyfikacja obejmuje umiejętności operowania edytorami tekstu, arkuszami kalkulacyjnymi, programami do projektowania i obsługi baz danych oraz wiedzę teoretyczną i praktyczną z zakresu grafiki menedżerskiej i prezentacyjnej.

Książka ta jest praktycznym przewodnikiem po aplikacjach biurowych, z zakresu których użytkownicy mogą się ubiegać o certyfikację ECDL Advanced. Zdecydowana większość użytkowników korzysta z programów biurowych MS Office, dlatego książka powstała na podstawie pakietu MS Office 2013. Treści zawarte w podręczniku są dostosowane do wymagań ujętych w Syllabusie 2.0.

Wszystkie pliki potrzebne do wykonania zadań oraz przykładowych testów egzaminacyjnych można pobrać ze strony zarowska-mazur.pl/ecdl-advanced-pliki lub ksiegarnia.pwn.com.pl.

1. Przetwarzanie tekstu

Od kandydata ubiegającego się o certyfikat ECDL w zakresie modułu ECDL/ICDL „Zaawansowane przetwarzanie tekstów” wymaga się wiedzy oraz umiejętności niezbędnych do obsługi aplikacji tekstowych dających możliwości tworzenia dokumentów na poziomie zaawansowanym.

Aby zaliczyć moduł, kandydat musi posiadać wiedzę i umiejętności z zakresu:

• stosowania zaawansowanego formatowania tekstu, akapitu, kolumn oraz formatowania tabel, przekształcania tekstu w tabele oraz tabel w tekst;

• pracy z odwołaniami, takimi jak przypisy dolne i końcowe oraz podpisy, tworzenia spisu treści, odnośników i odsyłaczy;

• zwiększania wydajności pracy przez używanie bloków konstrukcyjnych, szablonów i formularzy;

• sprawnego posługiwania się makropoleceniami oraz zaawansowanymi opcjami korespondencji seryjnej;

• używania i stosowania w tekście opcji linkowania, łączenia oraz wstawiania obiektów w celu integracji danych;

• pracy z dokumentami głównymi i podrzędnymi, zastosowania opcji zabezpieczających dokument;

• pracy ze znakami wodnymi, sekcjami, nagłówkami i stopkami[1].

1.1. Formatowanie

1.1.1. Tekst

Każdy dokument tekstowy możemy urozmaicić obiektami graficznymi, na przykład ilustracjami, wykresami, tabelami lub diagramami. Umieszczanie takich obiektów w dokumencie nie stanowi zagadnienia Syllabusa, przypomnijmy jednak, że do tego celu służy karta Wstawianie, grupy narzędzi Tabele oraz Ilustracje.

Po wstawieniu rysunku lub innego obiektu do dokumentu w edytorze MS Word 2013 możemy dostosować jego położenie względem strony, a także określić ułożenie tekstu względem tego obiektu. Jeżeli umieściliśmy w dokumencie dowolny plik graficzny lub grafikę SmartArt (diagram), lub wykres, przy tym jest to jedyny obiekt w akapicie, możemy wyrównać jego położenie do lewej, środka lub prawej za pomocą opcji wyrównywania akapitu. Zdecydowanie więcej opcji położenia obrazu znajdziemy na karcie Formatowanie, w grupie Rozmieszczanie. Klikamy tu ikonę Położenie, a następnie wybieramy sposób ułożenia tekstu względem grafiki (rys. 1). Dzięki temu przesuniemy obraz nie tylko w poziomie, ale także w pionie, natomiast tekst będzie oblewał obraz.

Rysunek 1. Zmiana położenia grafiki względem tekstu

Jeśli klikniemy teraz obraz prawym przyciskiem myszy i wybierzemy z menu kontekstowego Rozmiar i położenie lub ponownie rozwiniemy listę Położenie, po czym wybierzmy z niej Więcej opcji układu, otwarte zostanie okno dialogowe. W zakładce Położenie można wyrównać obraz względem strony, marginesu lub określić umiejscowienie obrazu, wpisując odpowiednią wartość (rys. 2).

Rysunek 2. Opcje położenia obrazu

Kolejnych ustawień dokonujemy za pomocą narzędzia Zawijaj tekst, znajdującego się na tej samej karcie. W tym miejscu określamy, czy tekst ma przysłaniać grafikę (opcja Za tekstem), czy ma ją otaczać (rys. 3).

Rysunek 3. Opcje zawijania tekstu

Podobnie jak przy określeniu położenia, tak i przy zawijaniu tekstu, klikając na liście Więcej opcji układu lub wybierając z menu kontekstowego Zawijaj tekst, a następnie Więcej opcji układu, możemy doprecyzować w oknie dialogowym rozmieszczenie tekstu względem grafiki (rys. 4).

Rysunek 4. Opcje zawijania tekstu

Nieco inaczej wygląda zmiana położenia tabeli. Jeśli chcemy skorzystać z opcji wyrównania akapitu, musimy najpierw zaznaczyć tabelę – w tym celu najeżdżamy kursorem na tabelę, a następnie klikamy ikonę wyświetloną w lewym górnym rogu tabeli. Następnie na karcie Narzędzia główne wyrównujemy tabelę odpowiednio do lewej, środka lub do prawej strony.

Inna możliwość to kliknięcie dowolnej komórki w tabeli i skorzystanie z karty Układ. W sekcji Tabela wybieramy Właściwości (możemy uruchomić je także za pomocą prawego przycisku myszy). W oknie dialogowym ustalamy położenie tabeli oraz zawijanie tekstu wokół niej (rys. 5).

Rysunek 5. Opcje położenia tabeli

Zadanie 1

Uruchom plik pamięci.docx i wykonaj następujące czynności:

1. Sformatuj czcionkę tytułu referatu „Pamięci flash” na pierwszej stronie dokumentu, tak aby miała następujące atrybuty:

• czcionka Arial 14 punktów, pogrubiona,

• efekty czcionki: kapitaliki,

• skala 120%,

• kolor czcionki ciemnoniebieski,

• kolor wyróżnienia tekstu jasnoszary.

2. W drugim akapicie na pierwszej stronie do ostatnich dwóch liter wyrazu „MirrorBitTM” zastosuj indeks górny, aby uzyskać efekt „MirrorBitTM”.

3. We fragmencie tekstu drugiego akapitu na stronie drugiej: „Dysk flash może pracować w zakresie temperatury od …… do ……”, w miejsce kropek wstaw odpowiednio 40°C oraz 80°C. Zastosuj indeks górny.

4. Zmień położenie rysunku względem tekstu na drugiej stronie dokumentu według następujących kryteriów:

• zawijanie tekstu – przyległy; tekst powinien przylegać z obu stron do obrazka,

• położenie obrazka – wyśrodkowanie w poziomie i w pionie względem marginesu.

5. Zapisz zmodyfikowany plik na pulpicie.

Większość programów przeznaczonych do przetwarzania tekstu oferuje automatyczne wyszukiwanie i zamianę znaków, wyrazów lub fraz. W przypadku programu MS Word 2013 narzędzia te są szczególnie dobrze rozwinięte, wzbogacone o funkcje umożliwiające wyszukiwanie nie tylko tekstu, ale również znaków z konkretnym formatowaniem, na przykład wyróżnionych kursywą, podniesionych do indeksu.

Aby rozpocząć wyszukiwanie, musimy najpierw włączyć odpowiednią funkcję. Na karcie Narzędzia główne w grupie Edytowanie klikamy ikonę Znajdź. Możemy też skorzystać z kombinacji klawiszowej Ctrl+F. W lewej części okna programu pojawi się panel Nawigacja. W polu wyszukiwania wprowadzamy znak, wyraz lub dłuższy fragment tekstu, który chcemy znaleźć w dokumencie. Gdy tylko zaczniemy uzupełniać okno, w dokumencie zostaną na żółto zaznaczone te znaki, które pasują do treści wyszukiwania, a w samym panelu zostaną wymienione akapity zawierające szukaną frazę. Podczas klikania poszczególnych akapitów kursor będzie automatycznie umieszczany w odpowiednich miejscach w tekście (rys. 6). Jeśli w panelu nie widać akapitów, może to oznaczać, że aktywna jest niewłaściwa zakładka, na przykład Nagłówki (umożliwia szybkie przeglądanie dokumentów, w których zostały użyte style nagłówkowe) lub Strony (pozwala na przejrzenie miniatur stron). Wystarczy w takiej sytuacji kliknąć Wyniki.

Rysunek 6. Panel Nawigacja

Jeżeli wyszukiwaniu ma podlegać tekst sformatowany w określony sposób lub w ogóle chcemy poszukać określonego formatowania, to musimy użyć trybu znajdowania zaawansowanego. Aby tego dokonać, należy kliknąć na ikonę znajdującą się po prawej stronie pola wyszukiwania panelu Nawigacja i spośród dostępnych opcji wybrać Znajdowanie zaawansowane (rys. 7). Tę samą opcję znajdziemy na karcie Narzędzia główne, gdy w grupie Edytowanie rozwiniemy listę Znajdź.

Rysunek 7. Uruchamianie znajdowania zaawansowanego

Wyświetlone zostanie okno Znajdowanie i zamienianie. Aby wyszukać określone formatowanie, klikamy ikonę Więcej, położoną w dolnej części okna. Pojawiają się dwie dodatkowe sekcje: Opcje wyszukiwania oraz Zamienianie. W tej ostatniej wybieramy polecenie Formatuj, dzięki czemu zostaje rozwinięta lista umożliwiająca określenie, jaki typ formatowania chcemy odszukać (rys. 8).

Rysunek 8. Zaawansowane wyszukiwanie

Załóżmy, że zamierzamy znaleźć wszystkie miejsca wyróżnione kursywą. Wybieramy zatem kolejno Formatuj, a następnie Czcionkę. W oknie Znajdowanie czcionki, które się wyświetli, wskazujemy odpowiednie formatowanie i zatwierdzamy przyciskiem OK (rys. 9).

Rysunek 9. Opcje wyszukiwania formatowania czcionki

Tuż pod oknem, w którym wprowadzamy wyszukiwany tekst, pojawi się informacja, jakie dodatkowe kryteria musi spełniać wyszukiwanie. Należy przy tym pamiętać, że sam tekst nie musi być koniecznie wpisany; możemy wyszukiwać tylko formatowanie. Kliknięcie przycisku Znajdź następny spowoduje podświetlenie pierwszego spełniającego kryteria tekstu (rys. 10).

Rysunek 10. Efekt wyszukiwania określonego formatowania

Mając otwarte okno Znajdowanie i zamienianie i chcąc określić właściwości czcionki, nie zawsze musimy dodatkowo otwierać okno Czcionka. Jeżeli formatowanie dotyczy pogrubienia, pochylenia lub podkreślenia znaków, to wystarczy, że kursor znajduje się w polu wyszukiwania – możemy wówczas skorzystać ze skrótów klawiszowych Ctrl+B (pogrubienie), Ctrl+I (pochylenie), Ctrl+U (podkreślenie). Ponowne użycie tych skrótów sprawi, że wyszukiwane będą wszystkie znaki, wyrazy lub frazy, w których tego typu formatowania brak.

Za pomocą znajdowania zaawansowanego możemy wyszukiwać także tekst zawierający określone formatowanie akapitu, na przykład wyrównanie do lewej, wyśrodkowanie czy wyjustowanie. Jedyna różnica w postępowaniu polega na tym, że z zakładki Formatuj wybieramy funkcję Akapit, a następnie w oknie dialogowym określamy jego parametry.

W dokumentach tekstowych używamy wielu znaczników akapitu, często także podziału tekstu na kolumny, a co się z tym wiąże – znaków końca kolumny, podziału dokumentu na sekcje, tabulatora i innych znaków specjalnych odpowiedzialnych za zachowanie i łamanie tekstu. Okno Znajdowanie i zamienianie pozwala również na wyszukiwanie takich właśnie znaczników. W tym przypadku należy kliknąć przycisk Specjalne. Wyświetlona zostanie obszerna lista dostępnych znaków specjalnych (rys. 11).

Rysunek 11. Wyszukiwanie znaczników akapitu

Jeśli chcemy wyszukać w tekście wszystkie puste akapity, które zwiększają odstępy między akapitami z właściwą treścią, wystarczy, że w polu wyszukiwania wprowadzimy za pomocą przycisku Specjalne kod odpowiadający za znak akapitu, czyli ^p, i powtórzymy go ponownie, aby uzyskać ^p^p.

W oknie wyszukiwania znajduje się zakładka Zamień. Jeśli okno jest zamknięte, możemy ją uruchomić za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl+H. Umożliwia ona znalezienie i zamianę znaku, wyrazu lub frazy na inną treść. Pamiętajmy jednak, że jeśli szukamy na przykład wyrazu drzewo, zostanie on znaleziony w takiej formie. Nie należy oczekiwać, że podczas wyszukiwania zostaną wzięte pod uwagę formy, takie jak drzewa, drzewem, drzewie itp. Każdy z takich wyrazów należy wyszukać osobno.

Załóżmy, że chcemy zlikwidować wspomniane wielokrotne akapity. W polu Zamień na wybierzemy analogicznie znacznik ^p. Kliknięcie przycisku Zamień spowoduje zamianę wszystkich podwójnych akapitów na pojedyncze (rys. 12). Jeśli w dokumencie może być więcej miejsc, w których są wielokrotnie powtórzone puste akapity, możemy oczywiście wybrać Zamień wszystko. Ponadto, w sytuacji gdy pustych akapitów jest więcej niż dwa, operację trzeba będzie powtórzyć.

Rysunek 12. Wyszukiwanie i zamiana podwójnych znaczników akapitu

W programie MS Word 2013 opcje Kopiuj, Wytnij, Wklej znajdują się na karcie Narzędzia główne w grupie narzędzi Schowek. Wykonując te czynności, możemy korzystać również z menu kontekstowego prawego przycisku myszy lub skrótów klawiaturowych:

• Ctrl+C – kopiowanie,

• Ctrl+X – wycinanie,

• Ctrl+V – wklejanie,

• Ctrl+Shift+V – wklejenie tylko formatowania,

• Ctrl+Alt+V – wklejenie specjalne,

• Ctrl+Z – wycofanie ostatniej operacji.

Zdarza się, że tekst wklejany do dokumentu programu MS Word 2013 z innego miejsca zachowuje formatowanie z miejsca źródłowego. Dotyczy to przede wszystkim kopiowania tekstu ze stron internetowych, na których tekst ma cechy wynikające z zastosowanych stylów CSS lub ma hiperłącza. Po skopiowaniu takiego tekstu do Schowka na karcie Narzędzia główne w grupie Schowek klikamy Wklej. Rozwinięta zostaje lista opcji, na której mamy do dyspozycji:

• Zachowaj formatowanie źródłowe – treść zachowa czcionki, formatowanie, tło itd.

• Scal formatowanie – treść zostanie sformatowana tak, jak jest sformatowany akapit, w którym ją umieszczamy.

• Zachowaj tylko tekst – formatowanie zostaje usunięte (rys. 13).

Rysunek 13. Opcje wklejania

Poniżej tych trzech możliwości znajduje się jeszcze Wklej specjalnie. Kliknięcie tego polecenia otwiera okno dialogowe, które pozwala na osadzenie treści jako obiektu. Jeśli dodatkowo zaznaczymy wklejenie łącza, zmiana pliku źródłowego zostanie automatycznie uwzględniona w miejscu docelowym (rys. 14).

Rysunek 14. Opcje wklejania specjalnego

Ciekawym rozwiązaniem jest wykorzystanie narzędzia Malarz formatów, umieszczonego również na karcie Narzędzia główne, w sekcji Schowek. Dzięki temu narzędziu mamy możliwość przeniesienia formatu tekstu z jednego fragmentu na inny. Aby skopiować format tekstu z wybranego miejsca, umieszczamy w nim kursor, następnie klikamy ikonę Malarz formatów i zaznaczamy tekst, którego ma dotyczyć formatowanie (rys. 15).

Rysunek 15. Zastosowanie Malarza formatów

1.1.2. Akapity

Odstępy między kolejnymi wierszami tego samego akapitu to tzw. interlinia. Można ją kontrolować za pomocą narzędzia o tej samej nazwie. Odpowiednia ikona i związane z nią polecenia znajdują się w Narzędziach głównych, w grupie Akapit. Chcąc zwiększyć pionowe odstępy linii danego akapitu, wybieramy większą niż domyślnie przypisana wartość (rys. 16).

Rysunek 16. Interlinia ustawiana dla akapitu

Gdy chcemy interlinię dopasować dokładniej, klikamy na liście Opcje interlinii, co spowoduje wyświetlenie okna Akapit. Odszukujemy w nim sekcję Odstępy, po czym rozwijamy listę Interlinia. Spośród dostępnych opcji możemy wybrać:

• Pojedyncze: rozmiar interlinii dopasowany zostaje do największego rozmiaru czcionki w danym wierszu; dodany zostaje niewielki zapas.

• 1,5 wiersza: przy wyborze tej opcji rozmiar interlinii jest 1,5 raza większy w porównaniu z odstępami pojedynczymi.

• Podwójne: analogicznie do poprzedniego, rozmiar interlinii jest dwukrotnie większy w porównaniu z interlinią pojedynczą.

• Co najmniej: po wybraniu tej opcji musimy wskazać, jaka będzie minimalna wartość interlinii, uzupełniając wartość punktową w okienku Co po prawej stronie. Jeżeli rozmiar tekstu będzie większy niż podana wartość, to interlinia zostanie automatycznie dopasowana, by wyświetlany tekst wyglądał poprawnie.

• Dokładnie: w przeciwieństwie do poprzedniego przypadku, tu określona dokładna punktowa wartość interlinii nie będzie modyfikowana bez względu na wielkość czcionki, co można wykorzystać do wizualnego ścieśniania kolejnych linii czy nawet nakładania się ich na siebie.

• Wielokrotne: ta opcja pozwala określić wielokrotność odstępu, z jaką wyświetlane będą kolejne wiersze; na przykład ustawienie interlinii o wartości 4 spowoduje zwiększenie odstępu o 400% (odstęp poczwórny) (rys. 17).

Rysunek 17. Rodzaje interlinii

Aby zmienić parametry związane z formatowaniem akapitu, musimy się skoncentrować na sekcji Akapit położonej na karcie Narzędzia główne. Chcąc formatować akapit, nie musimy zaznaczać go w całości, wystarczy, że wskażemy go, umieszczając w nim kursor. Należy też pamiętać, że można jednocześnie formatować więcej niż jeden akapit. Wówczas jednak akapity te wymagają zaznaczenia.

Do głównych funkcji formatowania akapitu należą: wyrównania (do lewej, do środka, do prawej, justowanie), lista wypunktowana, numerowana oraz wielopoziomowa, wcięcia, interlinia, odstępy między akapitami, cieniowanie, a także obramowania (rys. 18).

Rysunek 18. Opcje formatowania akapitu

Aby skorzystać z dodatkowych opcji dotyczących formatowania akapitu, należy kliknąć niewielką strzałkę znajdującą się w prawym dolnym rogu sekcji Akapit. Wyświetlone okno podzielone jest na dwie zakładki – pierwsza z nich umożliwia podstawowe operacje, takie jak wyrównanie akapitu, oraz bardziej zaawansowane, jak tworzenie wcięć czy wysunięć (rys. 19).

Rysunek 19. Opcje wcięć i odstępów akapitu

Druga zakładka, Podział wiersza i strony, zawiera funkcje przydatne przy kontrolowaniu zachowania akapitów. Znajdują się tu istotne opcje paginacji, czyli dzielenia dokumentu na poszczególne strony. Szczególnie istotna jest opcja kontroli bękartów i wdów, dzięki czemu na początku i końcu strony nigdy nie będą występowały pojedyncze wiersze. Jeśli dodatkowo zaznaczymy opcję Zachowaj wiersze razem, akapit nie będzie dzielony między strony (rys. 20).

Rysunek 20. Podział wiersza i strony

Najczęściej formatowanie akapitów usuwamy, odznaczając wybrane opcje lub zmieniając je na inne. Jeśli natomiast chcemy wyczyścić całe formatowanie czcionek użytych w akapicie, ustawiamy w nim kursor, po czym na karcie Narzędzia główne w grupie Czcionka klikamy ikonę (Wyczyść całe formatowanie).

Aby usunąć formatowanie dotyczące akapitu, w dalszym ciągu należy mieć aktywną kartę Narzędzia główne. Rozwijamy listę w grupie Style i wybieramy z niej polecenie (Wyczyść formatowanie). Mimo zbieżności ikon, to polecenie usuwa zarówno wyrównanie akapitu, jak i nadane style.

Zadanie 2

Uruchom plik Rodzaje kart.docx i wykonaj następujące czynności:

1. Wyśrodkuj tytuł dokumentu Obecne w użyciu rodzaje kart.

2. Zmień czcionkę wyśrodkowanego tytułu na Calibri o wielkości 12 punktów, pogrubioną, z efektem konturu i cienia.

3. W całym dokumencie ustaw wcięcie pierwszego wiersza akapitu na 1,25 cm.

4. Wykonaj obramowanie podwójną linią wokół pierwszego akapitu pierwszej strony dokumentu.

5. Wykonaj cieniowanie dowolnym kolorem pierwszego akapitu drugiej strony dokumentu.

6. W całym dokumencie ustaw odstępy przed każdym akapitem i po każdym akapicie na 6 punktów.

7. Zapisz zmodyfikowany plik na pulpicie.

Tworzenie list wypunktowanych i numerowanych jest jedną z częściej wykonywanych czynności podczas pracy z edytorem tekstu. Narzędzia do tworzenia list wypunktowanych znajdują się na karcie Narzędzia główne w grupie narzędzi Akapit (rys. 21).

Rysunek 21. Narzędzia do tworzenia list wypunktowanych, numerowanych i wielopoziomowych

Zacznijmy od utworzenia prostej listy wypunktowanej. Rozwijamy listę związaną z pierwszym narzędziem i wybieramy z niej odpowiedni znak. Akapit, w obrębie którego umieszczono kursor, zostanie oznaczony wybranym punktorem (rys. 22).

Rysunek 22. Wybór punktora

Jeśli na liście dostępnych punktorów nie ma ikony, która pasuje do dokumentu, wybieramy opcję Zdefiniuj nowy punktor. W kolejnym oknie możemy określić, czy punktor ma pochodzić z listy symboli dostępnych w edytorze MS Word 2013, czy też punktorem ma być obraz, który wczytamy z pliku (rys. 23).

Rysunek 23. Definiowanie nowego punktora, którym ma być obraz zapisany na dysku komputera

Punktorem może być dowolna grafika znajdująca się na dysku, na przykład zapisane zdjęcie. Jeśli chcemy, aby punktorem była grafika, klikamy przycisk Obraz, a następnie Importuj. W oknie Eksploratora wskazujemy odpowiedni plik i zatwierdzamy wybór przyciskiem OK (rys. 24).

Rysunek 24. Przykładowa lista, w której jako punktorów użyto pliku graficznego

W analogiczny sposób tworzymy listy numerowane – klikamy jednak drugą z opcji widocznych na rysunku 21. Na liście dostępnych numeracji znajdują się cyfry arabskie, rzymskie oraz litery. W tym wypadku również możemy zdefiniować własny sposób numeracji – po wybraniu odpowiedniej opcji pojawi się okno dialogowe, w którym zmienimy styl, czcionkę, kropkę zmienimy na nawias lub inny znak, a także określimy wyrównanie (rys. 25).

Rysunek 25. Wybór stylu numeracji

Lista wypunktowana może mieć kilka poziomów, co oznacza, że punkty mają podpunkty, te kolejne podpunkty itd. Zobaczmy, jak utworzyć taką przykładową listę. Zacznijmy od wpisania kilku akapitów, które następnie zamienimy na listę (rys. 26).

Następnie zaznaczmy wszystkie te akapity i kliknijmy ikonę listy wielopoziomowej, aby wybrać z niej odpowiedni styl. Jeśli chcemy utworzyć niestandardowy styl, podobnie jak w przypadku poprzednich list, możemy skorzystać z opcji definicji nowej listy (rys. 27).

Rysunek 26. Przykładowe akapity, do których zostanie zastosowana lista wielopoziomowa

Rysunek 27. Wybór stylu listy wielopoziomowej

Po kliknięciu wybranego stylu do wszystkich akapitów zostanie zastosowany styl pierwszego poziomu. Ustawiamy kursor przed pierwszym podpunktem, po czym na karcie Narzędzia główne w grupie Akapit klikamy ikonę (Zwiększ wcięcie) lub naciskamy klawisz Tab. Aby uzyskać kolejny poziom listy, dwukrotnie zwiększamy wcięcie (rys. 28). Możemy też ponownie rozwinąć opcje listy wielopoziomowej i wybrać z niej Zmień poziom listy, jednak ta metoda jest zdecydowanie najwolniejsza i niezbyt wygodna. Jeśli chcemy powrócić na wyższy poziom listy, wystarczy za pomocą ikony zmniejszyć wcięcie.

Rysunek 28. Tworzenie listy wielopoziomowej

Należy przy tym zwrócić uwagę, że do niektórych schematów listy wielopoziomowej są przypisane nagłówki, zatem punkty tej listy będą znajdować się w spisie treści, jeśli zostanie utworzony.

Zadanie 3

Otwórz plik teoria.docx i wykonaj następujące czynności:

1. Na drugiej stronie dokumentu zmień listę wypunktowaną, zaczynającą się po frazie: „Karty pamięci SD są powszechnie stosowane w:”, na listę numerowaną cyframi arabskimi.

2. Na stronie drugiej dokumentu, po słowach: „Pojemność kart Memory Stick:”, zmień listę wypunktowaną na numerowaną stylem numeracji Pierwszy, Drugi, Trzeci.

3. Na stronie drugiej zmień wygląd punktora listy wypunktowanej zaczynającej się po zdaniu: „Karty MMC mają zastosowanie w różnego rodzaju elektronicznych urządzeniach przenośnych, takich jak:”, tak aby punktorem był dowolny obraz z dysku komputera.

4. Utwórz nowy styl akapitu o nazwie Tytuły i nadaj mu następujące cechy:

• czcionka Arial 16 punktów,

• akapit wyśrodkowany, odstęp przed akapitem i po akapicie 10 punktów,

• numerowanie cyframi rzymskimi: I, II, III.

Styl ma być utworzony na podstawie Nagłówka 1. Stylem powinien być objęty pierwszy akapit na pierwszej stronie („Podstawowe informacje o pamięciach flash”) i pierwszy akapit na drugiej stronie („Obecne w użyciu rodzaje kart”).

5. Na końcu pierwszej strony utwórz następującą listę wielopoziomową:

I. Typy pamięci

a) Magnetyczne:

• Dyski twarde,

• Dyskietki.

b) Optyczne:

• Płyty CD,

• Płyty DVD,

• Płyty Blue-Ray.

Lista ta na poziomie pierwszym ma mieć numerację rzymską, wyrównanie do lewej ustawione na 4 cm, po znaku numeracji ustawiony domyślny odstęp (zamiast znaku tabulacji). Na poziomie drugim ustawiona jest numeracja a, b, c, wyrównanie do lewej ustawione na 5 cm, po znaku numeracji odstęp. Na poziomie trzecim ustawiony jest punktor, wyrównanie do lewej na 6 cm, po znaku numeracji odstęp. Pozostałe opcje listy wielopoziomowej pozostaw ustawione domyślnie.

6. Zapisz zmodyfikowany plik na pulpicie.

1.1.3. Style

W programie MS Word 2013 dostępne są style. Znajdują się na karcie Narzędzia główne. Style pozwalają w szybki i prosty sposób sformatować każdy dokument. Najczęściej korzystamy z nich w obszernych dokumentach, w których potrzebujemy wstawić na przykład spis treści. Aby zastosować styl do wybranego akapitu, wystarczy ustawić w nim kursor, a następnie kliknąć jeden ze stylów. Jeśli chcemy sformatować style w wielu akapitach, zaznaczamy akapity wcześniej. Podobnie jest z tabelami, podpisami czy pojedynczymi wyrazami. Aplikacja pozwala w bardzo łatwy i przystępny sposób tworzyć, modyfikować oraz uaktualniać Style. Styl można zdefiniować dla wszystkich dokumentów lub tylko dla bieżącego dokumentu.

Aby stworzyć nowy styl czcionki, możemy nawet w pustym akapicie wybrać krój czcionki, jej styl, kolor lub dowolne inne atrybuty, a następnie rozwinąć listę umieszczoną na karcie Narzędzia główne w sekcji Style, kliknąć Utwórz styl, w oknie dialogowym wpisać nazwę nowego stylu i zatwierdzić ją (rys. 29).

Styl można także utworzyć, niekoniecznie rozpoczynając od ustalenia wyglądu czcionki, lecz od uruchomienia okna Style. Włączamy je, albo rozwijając pokazaną na rysunku 28 listę, wybierając Utwórz styl, a następnie w oknie tworzenia nowego stylu Modyfikuj, albo klikając strzałkę umieszczoną w prawym dolnym rogu grupy Style. Wyświetlony zostaje panel Style, w którym klikamy ikonę Nowy styl (rys. 30).

Rysunek 29. Tworzenie nowego stylu na podstawie sformatowanej czcionki

Rysunek 30. Uruchamianie okna tworzenia nowego stylu

W kolejnym oknie wprowadzamy nazwę stylu – jeśli na przykład piszemy pracę dyplomową czy książkę, warto nadać stylom nazwy jasno wskazujące, jaką część dokumentu będziemy za ich pomocą formatować (tytuły głównych rozdziałów, tytuły podrozdziałów, tekst podstawowy, cytaty, przypisy, podpisy itp.). Określamy typ stylu – my wybieramy Znak. Jeżeli styl ma dziedziczyć jakieś cechy z innego stylu, to wskazujemy styl rodzica w polu Styl na podstawie. Funkcja ta pozwala na kontrolowanie większej grupy stylów za pomocą jednego, nadrzędnego stylu. Czyli jeżeli na przykład styl oprzemy na stylu Normalny, a następnie dokonamy zmiany rozmiaru czcionki stylu Normalny, automatycznie zmieni się też zdefiniowany rozmiar czcionki stylu opartego na stylu Normalny. Koniecznym warunkiem tej zmiany jest jednak to, by nie definiować samodzielnie rozmiaru dla dziedziczącego stylu, tylko pozostawić wartość domyślną. Daje to możliwość zmiany kroju czcionki, jej koloru, wyrównania i innych przy jednoczesnym zachowaniu jednolitej wielkości dla całego dokumentu.

Następnie w sekcji Formatowanie ustalamy krój czcionki, jej rozmiar, styl oraz kolor. Jeżeli chcemy zdefiniować dodatkowe parametry, to możemy kliknąć przycisk Formatowanie, z listy wybrać jedną z dostępnych opcji i doprecyzować szczegóły w odpowiednich oknach (rys. 31).

Rysunek 31. Tworzenie nowego stylu znaku

Aby zastosować utworzony styl do konkretnych znaków w dokumencie, zaznaczamy je, a następnie klikamy nazwę pożądanego stylu na liście stylów.

Styl możemy modyfikować nieskończoną ilość razy. Jeśli został użyty w dokumencie, zmiany stylu będą nanoszone automatycznie. Aby zmodyfikować styl, wystarczy kliknąć jego nazwę prawym przyciskiem myszy i wybrać polecenie Modyfikuj. Okno Modyfikowanie stylu oferuje dokładnie tę samą funcjonalność, co Tworzenie nowego stylu. Zwróćmy uwagę na jeszcze jeden element tego okna – w jego dolnej części pojawiła się opcja Automatycznie aktualizuj (rys. 32). Jeśli ją zaznaczymy, a następnie dokonamy jakichkolwiek zmian w sformatowanym danym stylem znaku, wyrazie, akapicie, zmiana ta zostanie wprowadzona w stylu i powielona w pozostałych miejscach, w których użyto tego stylu.

Rysunek 32. Modyfikacja stylu

Nieco inaczej wygląda sytuacja, kiedy zmiany w wyglądzie dokonuje się nie w definicji stylu, lecz w treści dokumentu, a następnie chce się tę zmianę utrwalić, wprowadzić ją na stałe do definicji stylu, modyfikując jednocześnie wygląd pozostałych znaków przypisanych danemu stylowi. W tym przypadku wystarczy umieścić kursor w zmodyfikowanym fragmencie tekstu, przejść do listy stylów i – po kliknięciu prawym przyciskiem myszy pożądanego stylu – wybrać opcję Aktualizuj styl (nazwa stylu) zgodnie z zaznaczeniem (rys. 33).

Rysunek 33. Aktualizacja stylu

Style akapitu zawierają zazwyczaj typ i rozmiar czcionki oraz formatowanie położenia tekstu i odstępów w całym akapicie. Styl może zawierać również znaki wypunktowania lub numerowania akapitu. Styl akapitu stosujemy do jednego lub większej liczby akapitów. Wykorzystanie stylów znacznie ułatwia pracę z dokumentem, ponieważ formatowanie dokumentu odbywa się przez modyfikację właściwości stylu, co wpływa na wszystkie akapity objęte tym stylem.

Gdzie stosowane są style? Długi dokument, na przykład praca magisterska, dyplomowa, będzie zawierał kilkadziesiąt stron podzielonych na rozdziały i podrozdziały. Tytuły rozdziałów i podrozdziałów powinny być umieszczone również w spisie treści. Tworzymy zatem trzy style:

• pierwszy styl będzie stosowany do tytułów rozdziałów,

• drugi styl – do formatowania podrozdziałów,

• trzeci styl – do sformatowania treści pracy.

Styl pierwszy oraz drugi powinny mieć czcionkę o odpowiedniej wielkości, z właściwą numeracją (rozdziały główne numerowane są zazwyczaj cyframi rzymskimi I, II, III, IV, podrozdziały zaś na przykład a, b, c) i wyrównaniem (na przykład wyśrodkowane). Po napisaniu pracy i sformatowaniu jej za pomocą stylów mamy pewność, że zyskała ona właściwą strukturę, a każda kolejna modyfikacja formatowania odbywa się przez zmianę stylu, co zdecydowanie przyśpiesza i ułatwia pracę.

Aby utworzyć własny styl, na karcie Narzędzia główne, podobnie jak przy stylu znaku, odnajdujemy grupę narzędzi Style, a następnie rozwijamy listę, na której wybieramy Nowy styl lub klikamy ukośną strzałkę w prawym dolnym rogu tej grupy, po czym w panelu Style klikamy ikonę Nowy styl.

W kolejnym oknie wprowadzamy nazwę stylu, określamy jego typ – tym razem wybieramy Akapit; możemy też zaznaczyć styl, na podstawie którego tworzymy nowy. Określamy atrybuty nowego stylu, na przykład wyrównanie akapitu, wcięcie, interlinię. Po ustawieniu atrybutów czcionki oraz wyrównania tekstu możemy przejść do ustawienia bardziej zaawansowanych atrybutów stylu. Klikamy przycisk Formatuj i z listy opcji wybieramy odpowiednią pozycję, na przykład Akapit lub Tabulatory. Po dokonaniu wszystkich ustawień zatwierdzamy je, klikając OK. Styl zostaje zapisany i od tej chwili możemy korzystać z niego, wybierając bezpośrednio ze Wstążki.

Formatowanie tekstu akapitu stylem jest w zasadzie podobne do zwykłego formatowania tekstu. Ustawiamy kursor w akapicie lub zaznaczamy wybrany obszar, który ma być objęty stylem, a następnie klikamy na liście stylów odpowiedni styl.

1.1.4. Kolumny

Bardzo często stosowaną metodą formatowania tekstu jest umieszczanie go w dwóch (lub więcej) kolumnach. Chcąc zastosować układ wielokolumnowy, najpierw powinniśmy zaznaczyć wybrany fragment tekstu.

Następnie na karcie Układ strony w grupie Ustawienia strony rozwijamy listę Kolumny. Znajdziemy na niej domyślnie ustawione opcje: jedna, dwie lub trzy kolumny oraz układy dwukolumnowe, w których kolumny mają różne szerokości. Wybieramy jedną z tych opcji (rys. 34).

Rysunek 34. Zmiana układu tekstu na dwukolumnowy

Jeśli chcemy zastosować niestandardową liczbę kolumn, na liście wybieramy opcję Więcej kolumn. W oknie Kolumny ustalamy, na ile kolumn ma być podzielony zaznaczony tekst – wpisujemy właściwą wartość w polu Liczba kolumn – oraz określamy szerokość kolumn i odstępów między nimi. Domyślnie szerokość kolumn jest zawsze jednakowa, możemy jednak wyłączyć tę opcję i dopasować każdą kolumnę oraz odstęp między kolumnami samodzielnie. My zostawiamy jednakową szerokość kolumn, którą jednak zwiększymy kosztem odstępów. W polu Zastosuj do wybieramy opcję Do zaznaczonego tekstu, ponieważ właśnie do zaznaczonej wcześniej treści ma się odnosić podział (rys. 35).

Rysunek 35. Zmiana liczby kolumn w wybranej sekcji

Wybrany układ można w każdej chwili zmienić na inny. Operacje, które musimy wykonać, są takie same – ustawiamy kursor w obrębie kolumn, po czym zmieniamy liczbę na inną lub, jeśli chcemy zmienić tylko szerokość lub odstępy, otwieramy okno Kolumny i wprowadzamy stosowną korektę.

Jeśli dokument jest podzielony na sekcje, możemy stosować układ wielokolumnowy dla wybranej sekcji. Nie musimy zaznaczać całej sekcji, wystarczy, że klikniemy w jej obrębie.

Dokonajmy teraz podziału na kolumny tekstu w dowolnej sekcji dokumentu, przy czym zamiast ustawień domyślnych wprowadźmy własne. Na karcie Układ strony w grupie Ustawienia strony klikamy ikonę Kolumny i na rozwijalnej liście wybieramy opcję Więcej kolumn.

Wprowadźmy następujące ustawienia:

• W oknie Liczba kolumn wpisujemy 2 – podzielimy tekst na dwie kolumny.

• Aby uzyskać kolumny o różnych szerokościach, odznaczamy opcję Jednakowa szerokość kolumn i ustawiamy szerokość pierwszej kolumny na 8 cm. Zauważmy, że równocześnie zmienia się szerokość drugiej kolumny.

• W polu Odstęp między kolumnami wpisujemy 0,6 – szerokość drugiej kolumny zostanie dopasowana automatycznie; zauważmy, że pierwsza kolumna uznawana jest za priorytetową i wartość, którą dla niej określono, nie ulega zmianie.

• Zaznaczmy opcję Rozdzielone linią, aby uzyskać rozgraniczenie kolumn pionową kreską.

• W polu Zastosuj do wybieramy Ta sekcja (rys. 36).

Rysunek 36. Podział tekstu w sekcji na kolumny

Kiedy dokonujemy zamiany jednej kolumny na dwie lub więcej, podział tekstu między kolumnami odbywa się automatycznie. Może się zdarzyć, że treść, która powinna zostać w pierwszej kolumnie, zostaje przeniesiona do kolejnej. Zobaczmy, w jaki sposób określić dokładnie, w którym miejscu powinien nastąpić podział treści.

Ustawiamy kursor przed wyrazem, który chcemy przenieść do następnej kolumny (w naszym tekście będzie to pierwszy wyraz drugiego akapitu). Następnie na karcie Układ strony w sekcji Ustawienia strony rozwijamy listę Znaki podziału. Wybieramy z niej Kolumnę. Tekst znajdujący się za kursorem powinien zostać umieszczony w następnej kolumnie (rys. 37).

Rysunek 37. Rozmieszczanie tekstu w kolumnach

Aby usunąć znak podziału kolumny, ustawiamy kursor na początku drugiej kolumny (oczywiście jeśli takich podziałów dokonaliśmy więcej, ustawiamy kursor w miejscu podziału, który chcemy zlikwidować, przy czym nie zawsze będzie to druga kolumna) i naciskamy klawisz Delete.

Zadanie 4

Otwórz plik kolumny.docx i wykonaj następujące czynności:

1. Wyśrodkuj wszystkie akapity sformatowane wbudowanym stylem Nagłówek 1, modyfikując wbudowany styl.

2. Wstaw znak podziału strony przed akapitem: „Złącza kart graficznych”.

3. Wstaw znak podziału sekcji Ciągły przed akapitem i po akapicie rozpoczynającym się od wyrazu „Naturalnie” na pierwszej stronie dokumentu.

4. Trzeci akapit na stronie pierwszej rozmieść w trzech kolumnach o jednakowej szerokości z linią rozdzielającą kolumny.

5. Akapit rozpoczynający się od: „Zadaniem tej karty rozszerzeń” rozmieść w dwóch kolumnach o różnych szerokościach, bez rozdzielania ich linią. Wstawiając podział na kolumny, zwróć uwagę, aby wybrana była opcja Do zaznaczonego tekstu. Dzięki temu podział na dwie kolumny obejmie tylko ten tekst, a podziały sekcji zostaną wstawione automatycznie.

6. Wstaw znak podziału kolumny przed wyrazem „Przyspiesza”.

7. W całym dokumencie ustaw wcięcie dla pierwszego wiersza o wartości 1,25 cm.

8. Zapisz zmodyfikowany plik na pulpicie.

1.2. Tabele

W dokumentach bardzo często stosujemy tabele. Domyślnie w tabeli używana jest taka sama czcionka, jak w pozostałej części dokumentu. Wszystkie wiersze i kolumny mają taki sam styl – widoczne są wszystkie krawędzie, komórki nie mają określonego tła. Tworząc tabele, warto zadbać o ich formatowanie, na przykład wyróżnić co drugi wiersz, aby łatwiej było odczytać umieszczone w nich dane. Tabele możemy, oczywiście, formatować ręcznie, jednak o wiele szybszym rozwiązaniem jest zastosowanie autoformatowania. Zdecydowany jego atut polega na tym, że jeśli w dokumencie umieścimy więcej tabel, nie trzeba będzie pamiętać, jak zostały sformatowane poszczególne części poprzedniej tabeli. Wystarczy, że wybierzemy ten sam styl z listy.

W programie MS Word 2013 tabele wstawiamy, klikając na karcie Wstawianie w sekcji Tabela przycisk o tej samej nazwie. Następnie za pomocą kwadratów określamy liczbę wierszy i kolumn (rys. 38). Tabela dodana w ten sposób przyjmie szerokość strony.

Jeśli zależy nam na ustawieniu szczegółów tabeli, z menu pokazanego na rysunku 38 wybieramy Wstaw tabelę. W oknie Wstawianie tabeli mamy do dyspozycji następujące opcje:

• Liczba kolumn/Liczba wierszy – wprowadzamy odpowiednie wartości, stosownie do tego, ilu kolumn i wierszy potrzebujemy.

• Stała szerokość kolumn – szerokość kolumn pozostanie jednakowa bez względu na zawartość.

• Autodopasowanie do zawartości – szerokość kolumn będzie się zmieniała proporcjonalnie do ilości treści w komórkach.

• Autodopasowanie do okna – tabela zajmie całą szerokość strony (rys. 39).

Rysunek 38. Wstawianie tabeli do dokumentu

Rysunek 39. Opcje nowej tabeli

Jeśli chcemy zastosować autoformatowanie tabeli, nie musimy zaznaczać całej tabeli – wystarczy, że umieścimy w dowolnej komórce kursor. Następnie na karcie Projektowanie rozwijamy listę stylów w grupie Style tabeli, po czym wybieramy jeden z nich (rys. 40).

Rysunek 40. Zastosowanie autoformatowania tabeli

Każdy styl można zastąpić innym lub zmodyfikować go. W tym celu musimy nadal mieć aktywną kartę Projektowanie. Znajdziemy w niej grupę Opcje stylu tabeli. W przypadku wybranego stylu domyślnie zaznaczone są: wiersz nagłówka, pierwsza kolumna oraz wiersze naprzemiennie. Dzięki takiemu ustawieniu pierwszy wiersz oraz pierwsza kolumna są wyróżnione kolorem tła oraz pogrubieniem czcionki. Natomiast wiersze są oznaczone dwoma odcieniami koloru. Po wyłączeniu tych opcji tabela staje się o wiele mniej czytelna (rys. 41).

Rysunek 41. Opcje stylu tabeli

Dodatkowym argumentem uzasadniającym stosowanie stylów tabel jest to, że podobnie jak w przypadku stylów związanych z formatowaniem akapitu i znaku, zmiana definicji stylu tabeli ma wpływ na wszystkie obiekty, do których ten styl jest przypisany. Jeśli chcemy zmodyfikować styl, tak samo jak w przypadku innych stylów, klikamy go prawym przyciskiem myszy i wybieramy z menu kontekstowego opcję Modyfikuj styl tabeli.

Po wstawieniu tabeli do dokumentu wszystkie wiersze i kolumny złożone są z takiej samej liczby komórek. Czasami zachodzi jednak konieczność połączenia kilku komórek w jedną, aby na przykład uzyskać wiersz z tytułem tabeli. Jeśli chcemy połączyć sąsiadujące ze sobą komórki, musimy je zaznaczyć, a następnie na zaznaczonym obszarze kliknąć prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybrać opcję Scal komórki (rys. 42). Tę samą opcję znajdziemy również na Wstążce, na karcie Układ w grupie Scalanie.

Rysunek 42. Scalanie komórek za pomocą menu kontekstowego

W tabeli możemy nie tylko scalać, lecz także dzielić komórki. W tym celu klikamy komórkę prawym przyciskiem myszy i w menu kontekstowym opcję Podziel komórki. W oknie dialogowym wpisujemy, ile chcemy uzyskać wierszy i kolumn. Po zatwierdzeniu nowych ustawień komórka zostaje podzielona (rys. 43).

Rysunek 43. Dzielenie komórek

Podobnie jak przy scalaniu, podczas dzielenia komórki możemy skorzystać z poleceń Wstążki. Opcję dzielenia komórek znajdziemy na karcie Układ w grupie Scalanie. Zawartość komórek tabeli jest domyślnie wyrównywana w pionie do góry i w poziomie do lewej. Jeżeli chcemy wyrównać zawartość komórki w poziomie, to wystarczy w niej kliknąć, a następnie skorzystać z wyrównywania akapitu. Takie rozwiązanie nie zawsze jednak jest wystarczające. Zdecydowanie lepiej skorzystać z karty Układ. W sekcji Wyrównanie znajdziemy dziewięć ikon umożliwiających wyrównanie treści w poziomie i pionie jednocześnie (rys. 44). Aby zastosować jedną z tych opcji w wybranej komórce, należy w niej wcześniej kliknąć. Jeśli natomiast zmiana ma dotyczyć kilku komórek, trzeba je zaznaczyć.

Rysunek 44. Wyrównanie zawartości komórek tabeli

Równie łatwo możemy zmienić kierunek, w którym wyświetlana jest treść zaznaczonej komórki. W tym wypadku wystarczy klikać ikonę Kierunek tekstu, znajdującą się na karcie Układ w grupie Wyrównanie, do chwili aż komórka przybierze zamierzony przez nas wygląd. Druga opcja to kliknięcie komórki lub zaznaczonych komórek prawym przyciskiem myszy i wybranie z menu kontekstowego opcji Kierunek tekstu. Otwarte zostaje okno dialogowe, w którym zaznaczamy jeden z wariantów i zatwierdzamy go, klikając OK (rys. 45).

Rysunek 45. Zamiana kierunku tekstu w komórce tabeli

Istotnym elementem formatowania tabeli jest ustawienie właściwych marginesów wewnątrz komórek. Domyślnie ustawiono marginesy – lewy oraz prawy – o szerokości 0,19 cm. Szerokość tę możemy dowolnie skorygować. Marginesy górny i dolny ustawiono na 0, lecz oczywiście nie jest to wartość stała – w każdej chwili mamy możliwość wprowadzenia innej. Klikamy w dowolnej komórce, po czym na karcie Układ w grupie Wyrównanie wybieramy opcję Marginesy. Druga możliwość to kliknięcie w dowolnym miejscu tabeli prawym przyciskiem myszy i wybranie z menu kontekstowego Właściwości tabeli. Następnie w oknie dialogowym w zakładce Tabela klikamy Opcje (rys. 46).

Rysunek 46. Ustawianie marginesów komórek

W oknie Opcje tabeli dostępna jest opcja Zezwalaj na odstępy między komórkami. Pozwala ona na wizualne odseparowanie komórek od siebie (rys. 47).

Rysunek 47. Odstępy między komórkami

Jeżeli liczba wierszy tabeli jest na tyle duża, że nie wszystkie wiersze mieszczą się na jednej stronie dokumentu, to przydaje się funkcja pozwalająca na wyświetlanie nagłówka tabeli na każdej stronie, na którą zostają przeniesione kolejne wpisy tabeli. Aby włączyć tę funkcję, klikamy prawym przyciskiem myszy wiersz, który ma być powtarzany na kolejnych stronach dokumentu. W menu kontekstowym wybieramy Właściwości tabeli, po czym w oknie dialogowym na zakładce Wiersz zaznaczamy opcję Powtórz jako wiersz nagłówka na początku każdej strony (rys. 48).

Druga możliwość polega na kliknięciu wiersza nagłówkowego, a następnie wybraniu z karty Układ w grupie Dane ikony Powt. wiersze nagł. Należy pamiętać, że nagłówki nie będą powtarzane, jeśli podziały stron (podziały sekcji) wstawiono samodzielnie.

Rysunek 48. Powtarzanie wiersza nagłówkowego

Zdarza się, że zawartość komórek dzielona jest między strony. Taka sytuacja zachodzi, kiedy fragment tekstu umieszczony w komórce jest dość długi, a komórka należy do ostatniego wiersza na stronie (rys. 49).

Rysunek 49. Przenoszenie fragmentu komórki na kolejną stronę

Tego typu problem możemy rozwiązać w sposób automatyczny, wskazując programowi MS Word 2013, że dana tabela ma zachować wiersze na jednej stronie. Jeśli zmiana ma dotyczyć tylko jednego wiersza, to wystarczy, że ustawimy w nim kursor. Jeśli jednak nowe ustawienie ma być uwzględnione w całej tabeli, należy ją zaznaczyć. Następnie na karcie Układ w grupie Tabela klikamy ikonę Właściwości lub klikamy prawym przyciskiem myszy zaznaczenie i wybieramy z menu kontekstowego Właściwości tabeli.

W wyświetlonym oknie na zakładce Wiersz zaznaczona jest domyślnie opcja Zezwalaj na dzielenie wierszy między strony. Wyłączenie jej spowoduje, że każdy wiersz tabeli, który nie zmieści się w całości na jednej stronie, przeniesiony zostanie automatycznie na następną stronę (rys. 50).

Rysunek 50. Właściwości tabeli

Niezależnie od typu danych, jakie znajdują się w tabeli, możemy dokonać posortowania jej zawartości. Zacznijmy od utworzenia przykładowej tabeli (rys. 51).

Rysunek 51. Przykładowa tabela, w której zastosowane zostanie sortowanie danych

Ustawiamy kursor w dowolnej komórce tabeli i klikamy kartę Układ, a następnie w grupie Dane wybieramy opcję Sortuj. Możemy zamiennie skorzystać z karty Narzędzia główne. W sekcji Akapit również znajdziemy opcję Sortuj. Obie opcje dadzą ten sam efekt, nie ma zatem znaczenia, którą kartą się posłużymy.

W wyświetlonym oknie dialogowym zaznaczamy opcję Wiersz nagłówka, ponieważ pierwszy wiersz w tabeli zawiera tytuły kolumn. Posortujemy dane w sposób rosnący według kolumny Produkt.

MS Word oferuje trzy reguły sortowania, ustawiane w polu Typ:

• Tekstowy – wybrana kolumna będzie sortowana jak zwykły tekst, czyli jako pierwsze zostaną uporządkowane kolumny rozpoczynające się od znaków interpunkcyjnych i symboli, takich jak !, @, #, $, następnie te zawierające na początku liczby i te rozpoczynające się od liter. Na przykład pozycja „Liczba 25” zostanie ustawiona przed pozycją „Liczba 3”.

• Numeryczny – traktuje dane w kolumnach jak liczby, ignorując pozostałe znaki.

• Data – MS Word traktuje zapis jako datę, jeśli kolumna zawiera daty, w których separatorami są myślnik, ukośnik (/), przecinek lub kropka. Pozostałe formy zapisu nie zostaną potraktowane jak data, czyli zostaną umieszczone na początku lub końcu kolumny, w zależności od porządku sortowania.

Ponieważ dane są typu tekstowego, taki właśnie typ sortowania wybieramy. Po zatwierdzeniu ustawień sprawdźmy, jak wygląda tabela – kolumną wiodącą jest produkt, więc wszystkie dane powinny być ułożone alfabetycznie według tej kolumny (rys. 52).

Rysunek 52. Opcje sortowania danych w tabeli

Dane można sortować maksymalnie według trzech kryteriów. Sprawdźmy, jak wygląda to w praktyce. Dodajmy do tabeli dwa wiersze, w których powtórzymy dowolny produkt, lecz zmienimy jego cenę (rys. 53).

Rysunek 53. Umieszczenie w tabeli dodatkowych danych

Posortujemy teraz tabelę w sposób rosnący według produktu i malejący według ceny netto – w efekcie produkty o tej samej nazwie powinny być wyświetlane, począwszy od najdroższego (rys. 54).

Rysunek 54. Sortowanie danych w tabeli według dwóch kryteriów

Jeśli mamy tekst, który chcemy umieścić w tabeli, niekoniecznie musimy kopiować do jej komórek poszczególne fragmenty. Możemy przekonwertować cały tekst tak, aby automatycznie została utworzona tabela zawierająca ten tekst. Musimy jednak pamiętać o tym, aby tekst rozdzielać separatorem. Wówczas na podstawie tego podziału utworzone zostaną poszczególne komórki i wiersze tabeli.

Spróbujmy wykonać taką tabelę. Wpiszmy tekst, oddzielając poszczególne kolumny separatorem, na przykład tabulatorem (rys. 55). Należy pamiętać, że jeśli oddzielamy tekst, który będzie umieszczony w różnych kolumnach, takim separatorem jak średnik lub myślnik, to w samym tekście nie stosujemy takiego właśnie znaku, ponieważ program zinterpretuje go jako podział między kolumnami.

Zaznaczamy tekst, po czym na karcie Wstawianie w sekcji Tabele klikamy opcję Tabela, a następnie z wyświetlonego menu wybieramy opcję Konwertuj tekst na tabelę. W oknie dialogowym zostaje podana liczba kolumn oraz liczba wierszy. Sprawdzamy, czy zgadza się liczba kolumn i wierszy – wierszy w tabeli będzie tyle, ile jest zaznaczonych akapitów. Na liczbę kolumn przekłada się liczba wyrazów w jednym akapicie, oddzielonych odpowiednim separatorem. Jeśli wybierzemy tabulator, wyrazy oddzielone spacją będą się znajdowały w tej samej komórce. Jeżeli liczba kolumn jest nieprawidłowa, to wpisujemy inną wartość, natomiast liczby wierszy nie możemy skorygować. Zaznaczamy sposób autodopasowania tabeli, na przykład do zawartości. Wybieramy rodzaj zastosowanego w tekście separatora i zatwierdzamy ustawienia (rys. 56).

Rysunek 55. Przykładowy tekst, który zostanie przekształcony w tabelę

Rysunek 56. Określanie rodzaju separatora użytego w tekście

MS Word 2013 umożliwia przeprowadzenie operacji odwrotnej do konwersji tekstu na tabelę, czyli przekształcenia tabeli na tekst. Ustawiamy kursor w dowolnej komórce tabeli. Na karcie Układ w sekcji Dane znajduje się ikona Konwertuj na tekst. Jej kliknięcie umożliwia wyświetlenie okna dialogowego Konwertowanie tabeli na tekst.

Dostępne ustawienia pozwalają na wstawienie między zawartością poszczególnych komórek separatorów, które oddzielą wizualnie i formalnie konwertowane teksty. Do wyboru jest kilka opcji, spośród których domyślnie zaznaczone są tabulatory. Opcja ta wydaje się mieć najpraktyczniejsze zastosowanie. Możemy, oczywiście, wybrać inne znaki, jak średniki lub znaczniki akapitu, czy też w ogóle wpisać dowolny symbol. Zatwierdzamy ustawienia przyciskiem OK (rys. 57).

Rysunek 57. Przekształcanie tabeli na tekst

1.3. Odwołania

1.3.1. Przypisy końcowe i dolne, podpisy

Wstawiając do dokumentu obiekty graficzne, na przykład rysunki, wykresy lub tabele, możemy stosować podpisy tych obiektów. Po dodaniu podpisów do obiektów tworzymy zazwyczaj spis tych obiektów na końcu dokumentu.

Do dokumentu MS Word wstawmy dowolny rysunek. Kliknijmy go prawym klawiszem myszy i wybierzmy opcję Wstaw podpis (rys. 58). Ta sama opcja znajduje się również na karcie Odwołania w grupie narzędzi Podpisy.

Rysunek 58. Wstawianie podpisu pod ilustrację

W oknie dialogowym automatycznie pojawia się etykieta (tutaj to napis „Rysunek”) oraz numer obiektu. Gdy chcemy zmienić etykietę, musimy wybrać inną z listy Etykieta. Numeracja jest automatyczna, więc nie korygujemy jej. Wprowadzamy tekst, który ma się pojawiać obok numeru rysunku.

Następnie rozwijamy listę Położenie. Daje nam ona dwie możliwości ustawienia podpisu: Poniżej wybranego obiektu oraz Powyżej wybranego obiektu. W przypadku rysunku najczęściej wybieramy Poniżej wybranego obiektu (rys. 59).

Rysunek 59. Dodanie podpisu do rysunku

W oknie Podpis możemy zaznaczyć opcję Wyklucz etykietę z podpisu. Wówczas pojawią się tylko numer obiektu oraz tekst podpisu (rys. 60).

Rysunek 60. Wykluczanie etykiety z podpisu

W tym miejscu nasuwa się pytanie – po co wybierać etykietę, skoro jej nie widać? Załóżmy, że w dokumencie są trzy typy obiektów: rysunki, wykresy oraz tabele. Jeżeli ukryjemy etykietę, lecz dla wszystkich obiektów będzie to ta sama etykieta, na przykład „Rysunek”, po czym utworzymy spis rysunków, to okaże się, że wykresy i tabele również zostały wzięte pod uwagę, a numeracja obejmuje wszystkie obiekty bez wyjątku. Jeśli jednak wybierzemy etykiety stosownie do rodzaju obiektów, bazując na podpisach, będziemy mogli wstawić do dokumentu trzy niezależne od siebie spisy: rysunków, wykresów i tabel, przy czym każdy typ obiektu będzie miał własną numerację.

Aby dodać podpis do tabeli, również możemy użyć dwóch metod. Klikamy w dowolnej komórce tabeli, a następnie na karcie Odwołania w grupie Podpisy wybieramy Wstaw podpis. Druga możliwość wymaga zaznaczenia tabeli. Klikamy prawym przyciskiem myszy zaznaczenie, po czym odnajdujemy w menu kontekstowym polecenie Wstaw podpis. W kolejnym kroku ustawiamy odpowiednią etykietę, wpisujemy tekst, który powinien się pojawić, i zaznaczamy położenie podpisu – często powyżej tabeli.

Aby wstawić podpis pod obiektami graficznymi, tabelami, rysunkami itp., musimy kliknąć obiekt prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybrać opcję Wstaw podpis.

Lista dostępnych etykiet jest ograniczona do kilku podstawowych, można ją jednak poszerzyć o nowe. W tym celu w oknie Podpis klikamy przycisk Nowa etykieta. W kolejnym oknie dialogowym wpisujemy nazwę, na przykład Listing, Fotografia itp. Po zatwierdzeniu nowej etykiety będzie ona dostępna na liście (rys. 61).

Rysunek 61. Dodawanie własnych etykiet

Jeżeli dany typ etykiety jest niepotrzebny, to można go swobodnie usunąć, klikając w oknie Podpis przycisk Usuń etykietę. Usunięta zostanie ta zaznaczona na liście rozwijalnej Etykieta.

Dodając podpis do obiektu, do etykiety dołączamy numerowanie. Opcjonalnie można dołączyć również numer rozdziału, w którym dany obiekt się znajduje. Tytuł rozdziału powinien być sformatowany za pomocą stylu nagłówkowego. Podczas dodawania podpisu do obiektu w oknie Podpis klikamy Numerowanie, po czym w kolejnym oknie określamy format numeracji oraz zaznaczamy Dołącz numer rozdziału. Na rozwijalnej liście zaznaczamy styl, którym jest sformatowany tytuł rozdziału. Wybieramy również separator, który ma oddzielać numer podpisywanego obiektu od numeru rozdziału (rys. 62).

Rysunek 62. Dołączanie do podpisów numerów rozdziałów

Tekst umieszczony w podpisie w każdej chwili można zmodyfikować, wprowadzając bezpośrednio w nim korektę.

Przypisy dolne i końcowe w dokumentach drukowanych umożliwiają umieszczanie objaśnień, komentarzy oraz źródeł tekstu w dokumencie. Przypisy dolne wstawia się na dole bieżącej strony i wykorzystuje zazwyczaj do umieszczania objaśnień i komentarzy. Przypisy końcowe dodaje się na końcu całego dokumentu; służą one najczęściej do wyszczególnienia źródeł, jakie zostały wykorzystane w dokumencie. Oczywiście, podział ten jest umowny i to użytkownik decyduje, co chce w przypisach umieścić. Przypis dolny oddzielany jest od dokumentu poziomą linią oraz domyślnie numerowany liczbami w formacie Indeks górny.

Aby wstawić przypis dolny, umieszczamy kursor w miejscu dokumentu, gdzie ma się znaleźć przypis. Na karcie Odwołania w grupie narzędzi Przypisy dolne klikamy przycisk Wstaw przypis dolny. Możemy również nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl+Alt+J. W treści oraz pod nią pojawia się numer przypisu. Wtedy należy wprowadzić jego treść (rys. 63).

Rysunek 63. Wstawianie przypisów dolnych

W analogiczny sposób dodajemy do dokumentu przypisy końcowe, korzystając oczywiście z narzędzia Wstaw przypis końcowy, znajdującego się na karcie Odwołania w sekcji Przypisy dolne. Niezależnie od miejsca, w którym znajduje się kursor, przypis pojawi się na końcu ostatniej strony dokumentu (rys. 64).

Rysunek 64. Wstawianie przypisu końcowego

Przypisy dolne i końcowe są numerowane w sposób domyślny. Aby zmienić format numeracji, należy ponownie skorzystać z karty Odwołania i kliknąć strzałkę umieszczoną w prawym dolnym rogu grupy narzędzi Przypisy dolne. W oknie, które zostanie wyświetlone, na liście rozwijalnej Format numeracji zaznaczamy odpowiedni format (rys. 65).

Rysunek 65. Okno dialogowe ustawień związanych z przypisami dolnymi i końcowymi

Jeśli znacznikiem numerowania ma być symbol, którego nie ma w formatach numeracji, klikamy przycisk Symbol obok pola Znaczniki niestandardowe. Wybieramy odpowiedni symbol i akceptujemy wybór, klikając OK (rys. 66).

Rysunek 66. Wybór nowego znacznika numeracji

Zmiana symbolu numeracji nie wpłynie na dotychczas stosowane symbole, lecz będzie dotyczyła tylko nowych przypisów.

Jeśli chcemy usunąć przypis dolny lub końcowy, wystarczy, że usuniemy z treści umieszczony w niej znacznik. Przypis zostanie również automatycznie usunięty, a numeracja pozostałych przypisów zaktualizowana.

Chcąc w MS Word 2013 dokonać zmiany przypisu dolnego na końcowy, trzeba zdecydować, czy zmiana ma dotyczyć tylko pojedynczego przypisu, czy też ma zostać wprowadzona globalnie.

W pierwszym wariancie wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy tekst przypisu i z menu kontekstowego wybrać polecenie Konwertuj na przypisy końcowe (rys. 67). W przypadku zmiany przypisu końcowego na dolny postępujemy tak samo, lecz z menu wybieramy – oczywiście – polecenie Konwertuj na przypisy dolne.

W drugim przypadku, gdy wszystkie przypisy dolne trzeba zmienić na przypisy końcowe, klikamy dowolny przypis dolny prawym przyciskiem myszy i wybieramy z menu kontekstowego polecenie Opcje przypisów lub na karcie Odwołania w sekcji Przypisy dolne klikamy strzałkę znajdującą się w prawym dolnym rogu tej sekcji.

Otwarte zostaje okno Przypis dolny i przypis końcowy, w którym klikamy przycisk Konwertuj. Pojawia się kolejne okno, w którym można ustalić, czy chcemy zmienić przypisy dolne na końcowe, końcowe na dolne, czy też chcemy zamienić miejscami te przypisy (rys. 68).

Rysunek 67. Konwertowanie pojedynczego przypisu dolnego na końcowy

Rysunek 68. Opcje konwertowania przypisów

1.3.2. Spisy i indeksy

W podrozdziale 1.1.3 o stylach i nagłówkach wspomniano, że tworząc własne style, mamy do wyboru style służące do formatowania akapitu lub oparte na nagłówkach, które oprócz formatowania tekstu będą stanowiły oznaczenie tekstu w spisie treści. Można również zastosować do oznaczania tekstu style wbudowane, opisane jako Nagłówek 1 do Nagłówek 9.

Kolejnym krokiem po oznaczeniu haseł spisu treści w tekście dokumentu jest utworzenie samego spisu. Jeśli zastosowaliśmy style nagłówkowe, klikamy w miejscu, w którym chcemy wstawić spis treści – zazwyczaj jest to początek lub koniec dokumentu. Na karcie Odwołania w grupie Spis treści klikamy przycisk o tej samej nazwie, po czym z menu wybieramy jeden z dostępnych spisów treści (rys. 69).

Rysunek 69. Umieszczanie w dokumencie wbudowanego spisu treści

Tak utworzony spis można zastąpić innym wbudowanym stylem lub usunąć go. W tym celu najeżdżamy kursorem na spis. Następnie klikamy przycisk , widoczny bezpośrednio nad spisem, i z wyświetlonego menu wybieramy odpowiednią opcję (rys. 70).

Rysunek 70. Opcje zmiany spisu treści i usuwanie spisu

Jeśli zastosowaliśmy w tekście własne style lub chcemy sformatować spis treści inaczej, niż jest to zrobione domyślnie, to zamiast wybierać z menu (rys. 69) wbudowany styl, klikamy Niestandardowy spis treści. W oknie dialogowym decydujemy, czy chcemy, aby przy danym elemencie spisu treści znalazł się numer strony oraz czy numer ma być wyrównany do prawej, czy nie. Jeśli nie wyrównamy numeru, pojawi się on bezpośrednio przy pozycji spisu treści. Znaki wiodące tabulacji oznaczają symbole widoczne między pozycją spisu treści a numerem strony – najczęściej są to kropki lub podkreślenia.

Jeśli dokument jest przeznaczony, na przykład, do publikacji w internecie, można zaznaczyć opcję Użyj hiperłączy zamiast numerów stron. Do dyspozycji mamy kilka zdefiniowanych formatów spisu treści – domyślnie wybierany jest Z szablonu, jednak możemy na liście zaznaczyć na przykład Elegancki czy Nowoczesny. Opcja Pokaż poziomy służy do wyboru poziomów nagłówków, jakie chcemy umieścić w spisie treści. Jeśli w tekście zastosowano style Nagłówek 1 i Nagłówek 2, wystarczą nam dwa poziomy. Jeśli wprowadzono więcej poziomów nagłówków, odpowiednio więcej poziomów trzeba wybrać również i w tym miejscu (rys. 71).

Rysunek 71. Opcje spisu treści

Może się zdarzyć, że do spisu treści chcemy włączyć tytuły sformatowane stylem innym niż nagłówkowy lub zmienić poziomy przypisane domyślnie do stylów nagłówkowych. Wówczas w oknie Spis treści klikamy przycisk Opcje i w nowo otwartym oknie, obok wybranych stylów, wprowadzamy numery poziomów (rys. 72).

Rysunek 72. Przypisywanie stylom określonych poziomów spisu treści

Innym sposobem oznaczania w dokumencie miejsc, które mają się znajdować w spisie treści, jest wybór opcji Dodaj tekst na karcie Odwołania w grupie narzędzi Spis treści. Umieszczamy kursor w akapicie, który chcemy włączyć do spisu treści i który nie jest sformatowany stylem nagłówkowym. Następnie klikamy przycisk Dodaj tekst i wybieramy z listy rozwijalnej poziom, na którym w spisie treści chcemy widzieć wybrany fragment. Akapit zostaje sformatowany stylem przypisanym domyślnie do wybranego poziomu (rys. 73). Czynność tę powtarzamy we wszystkich wybranych akapitach. Kiedy wszystkie pozycje spisu treści są już oznaczone, wstawiamy spis do dokumentu.

Rysunek 73. Oznaczanie elementów spisu treści

Jest to rozwiązanie szybsze i prostsze od stosowania stylów i nagłówków. Umożliwia szybkie wykonanie oznaczenia i spisu treści w dużym dokumencie, w którym wcześniej nikt nie zadbał o formatowanie.

Zaletą spisu treści opartego na stylach jest możliwość szybkiej aktualizacji. Nie musimy odręcznie wprowadzać zmian w treści ani numerach stron. Aby zaktualizować spis, klikamy go, po czym na karcie Odwołania w sekcji Spis treści wybieramy opcję Aktualizuj spis. Tę samą opcję znajdziemy również bezpośrednio nad spisem. Można także skorzystać z opcji Aktualizuj pole umieszczonej w menu kontekstowym, które otwieramy, klikając spis prawym przyciskiem myszy. Wyświetlone zostaje okno dialogowe – jeżeli dokonywano zmian w tekście poszczególnych pozycji spisu, wybieramy aktualizację całego spisu. W pozostałych przypadkach wystarczy wybrać aktualizację numerów stron (rys. 74).

Rysunek 74. Aktualizacja spisu treści

Zadanie 5

Otwórz dokument spis treści.docx z dołączonego zestawu ćwiczeń i wykonaj następujące czynności:

1. Do tytułu dokumentu zastosuj wbudowany styl Nagłówek 1.

2. Oznacz fragmenty tekstu, do których zostały wstawione komentarze. Zwróć uwagę, że tekst należy oznaczać odpowiednimi numerami nagłówków na karcie Narzędzia główne oraz za pomocą opcji Dodaj tekst na karcie Odwołania.

3. Na końcu dokumentu wstaw spis treści w formacie Klasyczny, z wykorzystaniem kropek jako znaków wiodących. Pamiętaj, aby w spisie treści ustawić odpowiednią wartość w polu Pokaż poziomy (w oznaczeniach wykorzystywane były nagłówki od Nagłówek 1 do Nagłówek 4).

4. Usuń tabelę podpisaną jako Tabela 1 (strona pierwsza i druga).

5. Usuń wszystkie komentarze z dokumentu.

6. Zaktualizuj numery stron w spisie treści.

7. Zapisz zmodyfikowany plik na pulpicie.

W dokumentach tekstowych stosujemy nie tylko spisy treści, lecz także wspominane już wcześniej spisy rysunków, tabel czy wykresów. Warunkiem wygenerowania spisu ilustracji jest dodanie podpisów do rysunków. Jeśli do wszystkich ilustracji w dokumencie zastosowany został ten sam rodzaj etykiety, na przykład Rysunek, na karcie Odwołania w sekcji Podpisy klikamy Wstaw spis ilustracji.

W wyświetlonym oknie dialogowym Spis ilustracji należy się upewnić, że na liście Etykieta podpisu wybrana została wcześniej używana etykieta, czyli Rysunek. Pozostałe opcje są identyczne, jak te do tworzenia spisu treści – wyświetlanie numerów, hiperłącza, znaki wiodące tabulacji oraz format spisu. Zatwierdzamy ustawienia przyciskiem OK (rys. 75).

Dodając do obiektów podpisy, zazwyczaj stosujemy przypisany do nich domyślnie styl Legenda. Jednak przygotowując pracę inżynierską, magisterską czy publikację mamy wytyczne, jak sformatować tekst. Zdarza się, że zamiast zmodyfikować styl Legenda, tworzymy własny styl.

Załóżmy, że nasz styl to podpisy rysunków. Jeśli spróbujemy wstawić spis ilustracji, korzystając ze standardowych ustawień, okaże się to niemożliwe. Musimy wskazać programowi styl, za pomocą którego wszystkie etykiety zostały sformatowane.

W oknie Spis ilustracji klikamy przycisk Opcje. Pojawia się kolejne okno, w którym rozwijamy listę stylów i wybieramy styl (rys. 76). Zatwierdzamy zmiany, klikając OK w obu oknach.

Rysunek 75. Okno tworzenia spisu ilustracji

Rysunek 76. Opcje spisu ilustracji

Jeśli w dokumencie wprowadzimy jakąkolwiek zmianę w podpisach lub pojawi się nowy podpis, który trzeba również uwzględnić w spisie ilustracji, nie musimy całego procesu powtarzać od nowa. Klikamy w dowolnym miejscu spisu ilustracji, w sekcji Podpisy karty Odwołania wybieramy przycisk Aktualizuj spis. Możemy też, tak jak w spisie treści, kliknąć spis ilustracji prawym przyciskiem myszy i użyć polecenia menu kontekstowego Aktualizuj pole. W oknie dialogowym mamy do dyspozycji dwie opcje: aktualizację wyłącznie numerów stron oraz aktualizację całego spisu (rys. 77).

Rysunek 77. Aktualizowanie spisu ilustracji

Indeks jest spisem wybranych słów, pojęć i tematów występujących w dokumencie. Aby utworzyć indeks, należy najpierw oznaczyć jego hasła. Po oznaczeniu haseł wybieramy projekt indeksu i wstawiamy indeks, najczęściej na końcu dokumentu. Hasła indeksu występujące w dokumencie zostaną posortowane alfabetycznie. Podane zostaną również numery stron, na których wystąpiły.

Aby oznaczyć hasło indeksu, zaznaczamy w dokumencie wybrany wyraz lub frazę. Na karcie Odwołania w grupie Indeks klikamy przycisk Oznacz wpis. Wyświetlone zostaje okno dialogowe, w którym precyzujemy ustawienia hasła. W polu Wpis główny widoczny jest zaznaczony tekst. Zdarza się, że w indeksie chcemy umieścić wyraz, który występuje w dokumencie w różnych formach deklinacyjnych, na przykład: internet, internetu, internetem. Oczywiście, w indeksie powinna się znajleźć forma podstawowa. Wówczas zmieniamy treść w polu Wpis główny, wpisując w nim mianownik danego wyrazu.

Aby uzupełnić treść wpisu głównego dodatkowym opisem, można wstawić ten opis w polu Wpis podrzędny. Nie jest to jednak wymagane. W indeksie możemy zamieścić odsyłacz do określonego miejsca w dokumencie. To zagadnienie zostanie omówione w dalszej części. Ostatnia sekcja pozwala na formatowanie numerów stron, które będą wyświetlane w indeksie. Do dyspozycji użytkownik ma opcje Pogrubienie oraz Kursywa (rys. 78).

Rysunek 78. Oznaczanie hasła indeksu

Po uzupełnieniu wszystkich potrzebnych pól klikamy przycisk Oznacz – spowoduje to oznaczenie hasła, lecz tylko w miejscu, w którym znajduje się kursor. Aby oznaczyć wszystkie wystąpienia tego samego tekstu w dokumencie, klikamy przycisk Oznacz wszystko. Zauważmy, że w tym momencie zmienia się sposób wyświetlania dokumentu – pojawiają się znaczniki akapitu i ukryte symbole formatowania. Obok oznaczonych haseł widoczne są kody pól { XE ʺwpis głównyʺ}. Aby zmienić hasło indeksu, modyfikujemy treść w cudzysłowie (rys. 79).

Rysunek 79. Przykład oznaczenia haseł

Aby wyłączyć wyświetlanie tych elementów, wystarczy na karcie Narzędzia główne w sekcji Akapit kliknąć symbol ¶. Jeżeli jednak oznaczymy kolejne hasło indeksu, to znaczniki zostaną włączone ponownie. Jeśli chcemy usunąć oznaczenie haseł indeksu, zaznaczamy całe pole hasła indeksu, włącznie z nawiasami {}, i kasujemy je klawiszem Delete.

Mając oznaczone hasła, wstawiamy do dokumentu indeks. W tym celu na karcie Odwołania w grupie Indeks klikamy Wstaw indeks. W oknie wybieramy typ indeksu, liczbę kolumn oraz format. Możemy zaznaczyć Numery stron wyrównaj do prawej i wybrać z listy poniżej Znaki wiodące tabulacji, jednak w przypadku indeksu tę opcję stosuje się dosyć rzadko. Zatwierdzamy ustawienia przyciskiem OK (rys. 80).

Rysunek 80. Tworzenie indeksu

Format indeksu możemy ustalić według własnych potrzeb, na przykład użyć innej czcionki niż domyślna, innego rozmiaru. W oknie Indeks klikamy przycisk Modyfikuj, po czym wybieramy z listy jeden z dostępnych stylów indeksu (rys. 81). Następnie ponownie klikamy przycisk Modyfikuj – uruchomione zostanie okno Modyfikowanie stylu, w którym dostosowujemy właściwości czcionki i akapitu.

Jeżeli w treści dokumentu oznaczono nowe hasła, które mają się znaleźć w indeksie, należy kliknąć indeks prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybrać opcję Aktualizuj pole. Tę samą operację można wykonać, klikając na karcie Odwołania w grupie Indeks przycisk Aktualizuj indeks.

Rysunek 81. Wybór stylu indeksu

1.3.3. Zakładki i odsyłacze

Zakładka w programie MS Word jest narzędziem, dzięki któremu można otworzyć dokument w oznaczonym miejscu. Aby utworzyć zakładkę, należy najpierw ustawić kursor w akapicie lub zaznaczyć tekst, lub inny obiekt, na przykład rysunek lub tabelę, do którego ją przypisujemy. Następnie na karcie Wstawianie w grupie narzędzi Łącza klikamy przycisk Zakładka. W oknie dialogowym wprowadzamy nazwę zakładki, przy czym trzeba pamiętać, że nazwa ta musi się zaczynać od litery i nie może zawierać spacji, zatem wszelkie odstępy między wyrazami wykonujemy na przykład znakiem podkreślenia. W nazwie zakładki mogą się znaleźć cyfry, ale nigdy na początku. Właściwe nazwy zakładek to na przykład Pierwsza_zakładka, Zakładka1, nieprawidłowe zaś 1Zakładka czy Pierwsza zakładka. Po wprowadzeniu nazwy klikamy Dodaj (rys. 82).

Rysunek 82. Dodawanie nowej zakładki

Jeśli chcemy otworzyć dokument w miejscu oznaczonym zakładką, ponownie otwieramy okno Zakładka, zaznaczamy na liście odpowiednią zakładkę i klikamy przycisk Przejdź do.

Jeśli zakładkę dodamy do akapitu bez oznaczenia fragmentu tekstu, program MS Word doda w akapicie symbol . Jeśli natomiast wcześniej zaznaczyliśmy tekst, będzie on ujęty w nawiasy kwadratowe. Modyfikując element oznaczony zakładką, należy się upewnić, że dany tekst lub grafika znajdują się wewnątrz nawiasów.

Gdy chcemy sprawdzić, gdzie w dokumencie zostały wstawione zakładki, na karcie Plik wybieramy Opcje. W wyświetlonym oknie klikamy zakładkę Zaawansowane. W obszarze Pokazywanie zawartości dokumentu zaznaczamy pole Pokaż zakładki. Zatwierdzamy ustawienie, klikając OK (rys. 83).

Podczas modyfikacji zakładki, lub miejsca bezpośrednio związanego z zakładką, należy pamiętać o kilku zasadach:

• Jeśli całość lub część oznaczonego elementu zostanie skopiowana do innego miejsca w tym samym dokumencie, zakładka pozostanie w pierwotnym miejscu, a kopia nie będzie oznaczona.

• Jeśli cały oznaczony element zostanie skopiowany do innego dokumentu, oba dokumenty będą zawierały identyczne zakładki.

• Jeśli część oznaczonego elementu zostanie usunięta, zakładka pozostanie z resztą tekstu.

• Jeśli między dwa dowolne znaki w zakładce zostanie wstawiony tekst, zakładka będzie zawierała dodaną treść.

Rysunek 83. Opcje programu Word – włączanie podglądu zakładek

Niezwykle praktyczną i użyteczną funkcją programu MS Word 2013 jest możliwość tworzenia odsyłaczy do różnych miejsc w dokumencie. W praktyce wygląda to tak, że w jednym miejscu tekstu umieszczamy informację, że odnosimy się do innego miejsca, a program sam wczytuje numer rysunku lub stronę, na której się znajduje. Jest to bardzo wygodne, zwłaszcza w przypadku dłuższych dokumentów.

Chcąc odwołać się do wybranego elementu, najpierw trzeba się upewnić, że różni się on od pozostałego tekstu. Może być sformatowany za pomocą stylu nagłówkowego lub oznaczony zakładką, może też być podpisem obiektu.

Załóżmy, że do wybranego fragmentu tekstu dopiszemy: „Szczegóły możesz znaleźć na stronie”. Następnie ma się pojawiać numer strony. Można uzupełnić numer strony ręcznie, jednak zmiany treści dokumentu, na przykład dopisanie fragmentu lub wstawienie obiektu graficznego, mogą spowodować przeniesienie tekstu na inną stronę, a to z kolei determinowałoby ręczną aktualizację odsyłacza.

Zaczynamy od utworzenia dowolnego dokumentu oraz oznaczenia przynajmniej jednego akapitu stylem nagłówkowym (rys. 84).

Rysunek 84. Oznaczenie akapitu, do którego będzie się odwoływał odsyłacz

W miejscu, w którym chcemy utworzyć odsyłacz, wpisujemy jego treść (rys. 85).

Rysunek 85. Tekst odsyłacza

Ustawiamy kursor między wyrazem „stronie” a kropką – tutaj ma się pojawić numer strony. Na karcie Wstawianie w grupie Łącza klikamy Odsyłacz. Otwarte zostaje okno, w którym ustalamy typ odsyłacza – skorzystaliśmy ze stylu nagłówkowego, zatem wybieramy Nagłówek. Odsyłacz ma się odnosić do numeru strony, więc zaznaczamy taką opcję na kolejnej liście. Zaznaczamy również opcję Wstaw jako hiperłącze, która umożliwi kliknięcie odsyłacza. Poniżej wyświetlone zostają nagłówki – na razie mamy jeden, więc właśnie ten nagłówek musimy zaznaczyć. Zatwierdzamy ustawienia, klikając Wstaw (rys. 86).

Rysunek 86. Przykładowy rozdział, do którego tworzymy odsyłacz

Jeżeli treść dokumentu została zmodyfikowana i przypuszczamy, że fragment, z którym jest związany odsyłacz, mógł się znaleźć na innej stronie, to powinniśmy zaktualizować odsyłacz. Klikamy go prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybieramy polecenie Aktualizuj pole (rys. 87).

Rysunek 87. Aktualizacja odsyłacza

Kolejny odsyłacz będzie się odnosił do rysunku. Wstawmy w dowolnym miejscu obraz i podpis. Następnie w treści wpiszmy ( ). W nawiasie powinna się pojawić etykieta oraz numer rysunku. Ustawiamy zatem kursor wewnątrz nawiasu, po czym wybieramy z karty Wstawianie w sekcji Łącza polecenie Odsyłacz. Tym razem w polu Typ odsyłacza zaznaczamy Rysunek. Nie chodzi o to, aby odsyłacz zawierał cały podpis rysunku, więc na drugiej liście zaznaczamy Tylko etykieta i numer, po czym wybieramy rysunek i klikamy Wstaw (rys. 88).

Rysunek 88. Odsyłacz do rysunku

W ten sam sposób tworzymy odsyłacze do wszystkich obiektów, które zawierają podpisy, czyli tabel, wykresów, diagramów, równań, a także do zakładek.

Zaznaczamy w treści dokumentu dowolny wyraz, który włączymy do indeksu. Następnie na karcie Odwołania w sekcji Indeks wybieramy Oznacz hasło. W polu Odsyłacz wpisujemy na przykład „Patrz” lub „Szczegóły” i podajemy numer rysunku, tabeli czy wykresu. Klikamy Wstaw i aktualizujemy indeks. Nie ma możliwości dodania odsyłacza do wszystkich wystąpień danego hasła w tekście. Jeśli potrzebujemy umieścić odsyłacz w innych miejscach, musimy powtórzyć operację. Zauważmy ponadto, że jeśli wybrane hasło było już wcześniej w indeksie i obok widoczne były numery stron, na których występuje, odsyłacz został dodany za numerami. Jeśli natomiast włączamy hasło do indeksu po raz pierwszy, zamiast numeru stron wyświetla się wyłącznie treść odsyłacza (rys. 89).

Rysunek 89. Umieszczanie odsyłaczy w indeksie

Zadanie 6

Otwórz plik organizacja dokumentu.docx i wykonaj następujące czynności:

1. Dodaj podpisy do tabel „Porównanie dysków HD DVD i DVD” oraz „Różnice między Blue-Ray i DVD”, wykorzystując etykietę Tabela.

2. Na końcu dokumentu wstaw spis tabel, wybierając format Klasyczny, numery stron, na których tabele się znajdują, oraz znak wiodący tabulacji.

3. Oznacz hasła indeksu: „DVD”, „Blue-Ray”, „pit”, „HD”.

4. Na końcu dokumentu wstaw indeks w formacie Nowoczesny, z dołączonymi numerami stron i znakami wiodącymi.

5. Do tekstu „HD DVD” w drugim wierszu na pierwszej stronie wstaw przypis dolny. W objaśnieniu napisz: „Ciekawy format zapisu na dysku, niestety temat już nieaktualny”.

6. Przekonwertuj wstawiony przypis dolny na przypis końcowy.

1.4. Zwiększanie wydajności pracy

1.4.1. Pola

Pola w programie MS Word, nazywane również kodami pól, używane są jako symbole zastępcze danych mogących podlegać zmianom. Pola takie wykorzystuje się m.in. podczas numeracji stron, tworzenia korespondencji seryjnej, spisu treści czy sumowania danych w tabeli. Pola do programu MS Word można wstawiać ręcznie, na przykład pole sumujące zakres liczb SUM(ABOVE), lub automatycznie, na przykład numer strony na kolejnych stronach dokumentu.

Kody pól są wyświetlane w nawiasach klamrowych {}. Nie można jednak wstawić nawiasów klamrowych kodu pola, wpisując je za pomocą klawiatury. Nawiasy klamrowe kodu pola wstawiamy, wciskając klawisze Ctrl+F9.

Pola działają podobnie jak formuły programu MS Excel. Kod pola jest formułą, natomiast wynik pola jest wartością zwracaną przez tę formułę. Można przełączać wyświetlanie w dokumencie kodów i wyników pól, naciskając klawisze Alt+F9.

Pole wstawiamy, klikając kartę Wstawianie, a następnie wybierając w grupie narzędzi Tekst przycisk Szybkie części, a potem Pole. Składnia kodu pola ma postać: {NAZWA POLA Właściwości Przełączniki opcjonalne}, gdzie NAZWA POLA to nazwa wyświetlana na liście nazw pól w oknie dialogowym Pole. Właściwości oznaczają instrukcje i zmienne używane w danym polu oraz Przełączniki umożliwiające opcjonalne ustawienia dostępne dla danego pola.

Wstawmy teraz do dokumentu pole Autor. Jest to pole, które wyświetli autora dokumentu, widocznego m.in. we właściwościach dokumentu. Najpierw trzeba ustalić, w której części dokumentu ma się pojawić to pole. Załóżmy, że będzie to nagłówek. Zatem ta część dokumentu powinna być aktywna. Klikamy dwukrotnie obszar nagłówka lub na karcie Wstawianie w sekcji Nagłówek i stopka wybieramy Nagłówek, po czym na rozwijalnej liście zaznaczamy Edytuj nagłówek. Na Wstążce pojawia się karta Projektowanie – w grupie Wstawianie klikamy Szybkie części, po czym z listy wybieramy Właściwości dokumentu, a następnie Autor. Możemy też skorzystać z karty Wstawianie, na której klikamy w grupie Tekst przycisk Szybkie części i wybieramy te same opcje. Efekt będzie identyczny, więc nie ma znaczenia, której karty użyjemy (rys. 90).

Rysunek 90. Umieszczenie pola Autor w nagłówku dokumentu

Nazwa autora ustawiona jest w opcjach programu i stamtąd też pobierana. Jeżeli chcemy umieścić w dokumencie innego autora, musimy z listy Szybkie części wybrać Pole. W oknie dialogowym z listy dostępnych pól wybieramy Author, a następnie w Nowej nazwie pola wpisujemy nazwisko nowego autora. Klikamy przycisk OK (rys. 91).

Rysunek 91. Zmiana właściwości pola Author

Nowy autor zostaje zapisany. Jeśli teraz klikniemy kartę Plik, we Właściwościach zobaczymy nazwisko, które dodano w oknie Pole (rys. 92).

Rysunek 92. Uzupełnianie właściwości dokumentu

W analogiczny sposób możemy w dokumencie umieścić nazwę pliku – wyznaczamy miejsce, w którym ma się znaleźć nazwa, po czym z listy Szybkie części wybieramy Pole. W oknie dialogowym zaznaczamy FileName, określamy format. Możemy dodatkowo zaznaczyć dodanie ścieżki oraz zachowanie formatowania przy aktualizacji (rys. 93).

Rysunek 93. Dodanie do dokumentu nazwy pliku

Pole opisujące rozmiar pliku wstawiamy w taki sam sposób, jak poprzednie pola, jednak tym razem w oknie dialogowym wybieramy FileSize. Określamy format pola oraz zaznaczamy, czy rozmiar ma być podawany w kilobajtach, czy megabajtach. W polu Format liczby możemy dopisać jednostkę, ponieważ nie jest ona automatycznie dopisywana przez program (rys. 94).

Rysunek 94. Wstawienie do nagłówka dokumentu pola FileSize

Do tej pory omawiano pola, w których wyświetlany był określony tekst. Możemy jednak wstawiać do dokumentu pole Fill-in, dzięki któremu użytkownik będzie monitowany o wpisanie określonych informacji. To rozwiązanie stosuje się najczęściej przy przeglądaniu rekordów korespondencji seryjnej oraz podczas aktualizacji pola Fill-in, która następuje na przykład po naciśnięciu klawisza F9 (klawisza tego możemy zresztą używać do aktualizacji innych pól, takich jak spis treści, spis rysunków, podpisów).

Ponownie otwieramy okno Pole i na liście dostępnych pól zaznaczamy Fill-in. W polu Monit wpisujemy polecenie, które ma zobaczyć użytkownik. Możemy wpisać domyślną odpowiedź lub pozostawić pozostałe pola niewypełnione. Zatwierdzamy nowe pole, klikając OK. Jeśli teraz naciśniemy F9, pojawi się okno dialogowe z wprowadzoną treścią (rys. 95).

Rysunek 95. Działanie pola Fill-in

Aby usunąć pole specjalne z dokumentu, zaznaczamy je, a następnie kasujemy klawiszem Delete.

Zadanie 7

Otwórz plik blu-ray.docx i wykonaj następujące czynności:

1. Zmień nazwę recenzenta, wprowadzając w polu Nazwa użytkownika swoje imię.

2. Zmień treść komentarza do Tabeli 1, wprowadzając treść: „Standard HD DVD nie jest już rozwijany”.

3. Dodaj komentarz do Tabeli 2, wprowadzając treść: „Tabela porównawcza Blu-Ray i DVD”.

4. Zaakceptuj wszystkie zmiany w dokumencie.

5. Zapisz dokument na pulpicie jako szablon programu Word (bez obsługi makr).

Dostępne pola pozwalają wykonać pewne operacje matematyczne na danych bez konieczności wstawiania do dokumentu na przykład arkusza MS Excel.

Wstawmy do dokumentu niewielką tabelę, zawierającą kilka produktów wraz z cenami. Ostatni wiersz tabeli pozostawiamy pusty (rys. 96).

Rysunek 96. Przykładowa tabela, w której zastosowana zostanie formuła

Spróbujemy teraz obliczyć łączną kwotę, która została przeznaczona na zakup podanych produktów. Ustawiamy kursor w komórce pod cenami. Następnie na karcie Układ w sekcji Dane klikamy narzędzie Formuła. Wyświetlone zostaje okno dialogowe, w którym domyślnie wprowadzona jest funkcja SUM. Wyrażenie podane w nawiasie, czyli ABOVE, to argument funkcji oznaczający, że zostaną zsumowane wszystkie wartości z komórek powyżej. Zostawiamy je, natomiast na liście poniżej wybieramy format, w jakim ma być wyświetlana otrzymana wartość. Zatwierdzamy ustawienia (rys. 97).

Rysunek 97. Wstawianie funkcji SUM

Za pomocą tego samego narzędzia możemy skorzystać w dokumencie MS Word również z innych funkcji. Chcąc na przykład wstawić funkcję zwracającą średnią wartość, w polu Formuła zostawiamy tylko znak =, określamy format liczby, natomiast z listy Wklej funkcję poniżej wybieramy polecenie AVERAGE. Zostanie wstawione w polu Formuła, jednak bez argumentów. Aby średnia została policzona, w nawiasie wpisujemy ABOVE (rys. 98).

Rysunek 98. Zastosowanie funkcji AVERAGE

Powyższe funkcje możemy umieszczać w dokumencie, korzystając z tej samej metody, którą zastosowano przy podawaniu właściwości pliku. Jeśli kursor jest ustawiony we właściwym miejscu, na karcie Wstawianie z grupy Tekst wybieramy Szybkie części i po rozwinięciu listy zaznaczamy na niej Pole. W oknie dialogowym klikamy przycisk Formuła, aby otworzyć okno Formuła.

Zauważmy, że umieszczane w dokumencie pola specjalne mają domyślnie określony format. Niektóre pola zawierają liczby, na przykład numer strony, rozmiar pliku czy liczbę znaków lub wyrazów w dokumencie. Domyślnie w numeracji stosuje się cyfry arabskie. Nie zawsze od razu wiadomo, co przedstawia dana liczba. W niektórych wypadkach warto dodać więc jednostkę oraz zmienić format liczby, określając na przykład liczbę miejsc dziesiętnych. Można też zmienić format z cyfr arabskich na rzymskie lub na litery. Podobnie jest z polami tekstowymi – można zmienić sposób prezentacji tak, aby wszystkie litery były duże lub każdy wyraz rozpoczynał się dużą literą.

Chcąc zmienić format pola, trzeba uruchomić okno Pole (czyli na karcie Wstawianie w grupie Tekst rozwinąć listę Szybkie części i kliknąć na niej Pole) i zaznaczyć na liście Nazwy pól tę pozycję, którą mamy zamiar wstawić do dokumentu. W środkowej części okna wyświetlone zostaną właściwości pola – pojawi się lista formatów dostępnych dla wybranego pola.

Udostępniając plik innym użytkownikom, nie zawsze chcemy zezwolić na aktualizację poszczególnych pól. W celu zablokowania możliwości aktualizacji pola zaznaczamy wybrane pole. Następnie naciskamy kombinację klawiszy Ctrl+F11. W tabeli klikamy pole wstawione do ostatniej komórki i blokujemy je. Teraz zmieniamy jedną z wartości podanych w kolumnie Cena. Klikamy obliczoną w ostatniej komórce wartość prawym przyciskiem myszy. Pole jest zablokowane, a polecenie, którego używano wcześniej do aktualizacji, nieaktywne (rys. 99).

Rysunek 99. Efekt zablokowania pola

Aby odblokować pole zabezpieczone przed aktualizacją, również należy je kliknąć, a następnie nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl+Shift+F11.

Program MS Word automatycznie aktualizuje pola podczas otwierania dokumentu. Jednak w niektórych sytuacjach to działanie jest niepożądane, na przykład w przypadku pola daty – jeśli chcemy, aby w dokumencie była data jego utworzenia, blokujemy pole. Ale już data aktualizacji dokumentu powinna się zmieniać, w związku z czym takie pole pozostawiamy niezablokowane.

1.4.2. Formularze i szablony

Dokumenty tekstowe to nie zawsze tylko treść, którą udostępniamy innym użytkownikom. Czasami dokumenty mają postać formularzy, dzięki czemu możemy zbierać różnego rodzaju informacje od innych osób. Pola formularza w programie MS Word 2013 dostępne są na karcie Deweloper. Domyślnie karta ta jest wyłączona. Włączamy ją, rozwijając opcje paska Szybki dostęp i wybierając z listy opcję Więcej poleceń (rys. 100). Można również na karcie Plik wybrać Opcje.

Rysunek 100. Opcje paska Szybki dostęp

W wyświetlonym oknie dialogowym klikamy zakładkę Dostosowywanie Wstążki. Na liście aktywnych kart w prawej części okna zaznaczamy opcję Deweloper (rys. 101).

W formularzach najczęściej stosujemy:

• pola tekstowe, w których użytkownik może wprowadzić swoje informacje, na przykład imię, nazwisko, adres, numer telefonu, uwagi,

• pola wyboru, które umożliwiają zaznaczenie jednej lub kilku odpowiedzi,

• listę rozwijalną pozwalającą na wybranie jednej z wielu odpowiedzi.

Utwórzmy dokument, w którym zapytamy użytkownika o jego wiek, płeć, wykształcenie oraz wielkość miejscowości, w której mieszka. Zaczynamy od utworzenia tekstu – pola formularza dodamy później (rys. 102).

Rysunek 101. Włączanie karty Deweloper do paska Wstążki

Rysunek 102. Przykład ankiety

W pierwszych dwóch punktach wstawimy pola tekstowe. Ustawiamy kursor na końcu pierwszego punktu – można wstawić spację lub tabulator, aby oddzielić pole od treści pytania. Na karcie Deweloper znajduje się grupa narzędzi Formanty. Wybieramy z niej (tekst sformatowany) lub (tekst niesformatowany). Działanie pól będzie takie samo – różnica jest tylko wizualna (rys. 103).

Rysunek 103. Dodanie do dokumentu pola tekstowego

W polu pojawia się domyślny tekst, którego nie zmieniamy. Czasami chcemy wyróżnić pole lub zastosować do niego określony styl formatowania. W tym celu klikamy pole i na karcie Deweloper w sekcji Formanty wybieramy Właściwości. W oknie dialogowym dopasowujemy opcje pola i zatwierdzamy je przyciskiem OK (rys. 104).

Rysunek 104. Właściwości pola tekstowego

W punkcie drugim ponawiamy tę samą operację, czyli wstawiamy pole tekstowe. Należy pamiętać, aby pól nie kopiować, ponieważ do skopiowanego pola będą automatycznie wprowadzane te same informacje, które znajdą się w oryginalnym polu. Oznacza to, że jeżeli skopiujemy pole z punktu pierwszego i wstawimy je w punkcie drugim, a następnie w pierwszym polu wpiszemy wiek, w drugim polu pojawi się liczba.

W trzecim punkcie damy użytkownikowi możliwość zaznaczenia właściwej opcji. Ustawiamy kursor przed pierwszą z odpowiedzi, na karcie Deweloper w sekcji Formanty klikamy (pole wyboru). Powtarzamy operację w kolejnych akapitach. Oczywiście i tym razem możemy użyć okna Właściwości i zmienić opcje pola, na przykład wybierając inny kolor lub nowy symbol zaznaczenia (rys. 105).

Rysunek 105. Umieszczenie w dokumencie pól wyboru i ich właściwości

Utworzymy teraz listę odpowiedzi. W czwartym punkcie ustawiamy kursor w miejscu, w którym ma zostać wstawiona lista rozwijalna, po czym spośród dostępnych formantów wybieramy (pole kombi). Pole zostaje dodane do dokumentu, jednak nie zawiera jeszcze żadnych pozycji. Klikamy je, a następnie na karcie Deweloper w grupie Formanty wybieramy Właściwości.

W oknie dialogowym klikamy przycisk Dodaj i w kolejnym oknie wprowadzamy treść pierwszej pozycji listy: „do 50 tys.”. Klikamy OK. Powtarzamy czynność, aby dodać do listy kolejne pozycje: „50–100 tys.”, „100–200 tys.”, „200–500 tys.”, „powyżej 500 tys.”. Po wprowadzeniu wszystkich możliwości klikamy OK (rys. 106).

Rysunek 106. Tworzenie listy rozwijalnej

W poprzednich wersjach programu MS Word do każdego z pól formularza można było wstawić tekst pomocy, na przykład instrukcję dotyczącą formatu wpisywanych danych. Tekst pojawiał się, kiedy pole było aktywne, a użytkownik nacisnął klawisz F1. Obecnie opcja ta jest dostępna tylko dla grupy Starsze formanty. Jeśli chcemy wyposażyć formant w pomoc, otwieramy okno Właściwości, w którym klikamy Dodaj tekst Pomocy, po czym wpisujemy odpowiednią treść.

Utworzony formularz cały czas pozostaje edytowalny. Oznacza to, że każda osoba, która dostanie dokument w takiej formie, może zmienić każdy jego element, na przykład treść pytań lub opcje listy odpowiedzi. Aby ograniczyć możliwość edytowania, musimy włączyć ochronę dokumentu.

Na karcie Deweloper w grupie Ochrona klikamy opcję Ogranicz edytowanie. W prawej części okna pojawia się panel ograniczenia edytowania. Pierwszy punkt pozwala na ograniczenie zmiany formatowania do wybranych stylów. Formatowanie nie wpływa jednak na treść dokumentu, zatem wybranie tej opcji nie jest konieczne.

O wiele istotniejsze są ograniczenia edycji. Zaznaczamy opcję Zezwalaj tylko na tego typu edycję dokumentu, po czym na liście określamy, co może zrobić użytkownik. Wybieramy na przykład wyłącznie wypełnianie formularzy.

W punkcie trzecim trzeba tylko potwierdzić, że chcemy rozpocząć wymuszanie ochrony. Klikamy zatem znajdujący się tam przycisk (rys. 107).

Rysunek 107. Ustawienia ograniczenia edytowania dokumentu

Wyświetlone zostaje okno, w którym możemy wpisać hasło. Dzięki temu osoby, którym udostępnimy dokument, nie będą mogły wyłączyć bez podania hasła ochrony dokumentu. Akceptujemy wprowadzone hasło, klikając OK (rys. 108).

Rysunek 108. Zabezpieczenie formularza hasłem

Od tej chwili użytkownik może tylko wpisywać dane w określone pola oraz zaznaczać wybrane opcje. Jeśli jednak okaże się, że na przykład chcemy do formularza dodać nowe pytanie lub poszerzyć listę odpowiedzi, musimy ponownie mieć możliwość edycji. Jeszcze raz korzystamy z karty Deweloper i w grupie Ochrona klikamy Ogranicz edytowanie. W panelu ograniczenia edytowania klikamy przycisk Zatrzymaj ochronę. Jeśli zabezpieczono formularz hasłem, wyświetlone zostanie okno dialogowe, w którym trzeba to hasło podać. Dopiero po zaakceptowaniu go przez aplikację będziemy w stanie wprowadzać w formularzu zmiany.

W aplikacjach pakietu Office mamy do dyspozycji szablony. Szablony dokumentów są w pełni sformatowane i zawierają charakterystyczne elementy wymagane w danym typie dokumentu. Dokument tworzony na podstawie szablonu wystarczy wypełnić treścią.

Korzystając z szablonu, w rzeczywistości nie modyfikujemy samego wzorca, lecz wypełniamy treścią nowy dokument, który zapisujemy w dowolnym formacie. Najczęściej wybieramy rozszerzenie .docx, czyli dokument tekstowy programu MS Word. Oczywiście, możemy zapisać taki dokument również w formie szablonu – wówczas wybieramy format z rozszerzeniem .dotx lub .dotm (szablon obsługujący makra).

Gdy chcemy skorzystać z gotowego szablonu, wystarczy, że klikniemy kartę Plik. Wyświetlona zostanie lista dostępnych wzorców. Część szablonów jest dostępna online – aby z nich skorzystać, w polu wyszukiwania wprowadzamy słowa kluczowe, na przykład „list motywacyjny” lub „życiorys”. Zaznaczamy jeden z szablonów i klikamy Utwórz (rys. 109).

Rysunek 109. Tworzenie nowego dokumentu na podstawie wybranego szablonu

Aby zapisać dokument jako plik tekstowy w formacie o rozszerzeniu .docx, na karcie Plik wybieramy opcję Zapisz. Domyślnie wybrany zostanie ten właśnie format. Jeśli z kolei chcemy zmodyfikować szablon przez dodanie do niego nowych pozycji, na przykład pól wyboru, pola daty, numerów stron, a tak zmieniony szablon zapisać, również wybieramy kartę Plik, a następnie Zapisz. Wyświetlone zostają możliwe lokalizacje pliku. Załóżmy, że chcemy plik zapisać na dysku. Klikamy zatem Komputer, a następnie Przeglądaj. W oknie zapisywania wprowadzamy nazwę pliku, a na liście formatów zaznaczamy Szablon programu Word lub, jeżeli w pliku zostały użyte makra, Szablon programu Word z włączoną obsługą makr. Automatycznie zmienia się lokalizacja zapisywanego pliku – zostaje on umieszczony w Niestandardowych szablonach pakietu Office. Można tę lokalizację zmienić, jednak w sytuacji gdy będziemy chcieli w przyszłości skorzystać z nowego szablonu, program pobierze go z tej lokalizacji. Jeśli zapiszemy szablon w innym folderze, trzeba będzie go później wskazywać programowi ręcznie (rys. 110).

Rysunek 110. Zapisywanie zmodyfikowanego szablonu

Zadanie 8

Otwórz plik formularz.docx z dołączonego zestawu ćwiczeń i wykonaj następujące czynności:

1. W pustym akapicie między punktem pierwszym a punktem drugim wstaw pole tekstowe.

2. W punkcie drugim, przed wyrazami: „Kobieta”, „Mężczyzna”, „Inne”, wstaw pole wyboru formularza, a w miejsce kropek po słowie „jakie” wstaw pole tekstowe.

3. Pod punktem trzecim w miejsce kropek wstaw pole kombi (listę rozwijalną), w którym wypełniający ankietę ma mieć do wyboru narodowość polską, czeską i niemiecką.

4. Przekonwertuj na tabelę dane znajdujące się pod akapitem „Wnioski z wypełnionych ankiet”. Utworzona tabela powinna mieć dwie kolumny i pięć wierszy.

5. Dodaj na dole nowo powstałej tabeli pusty wiersz.

6. W ostatniej komórce kolumny Ilość wstaw formułę sumującą wszystkie liczby z tej kolumny.

7. Zablokuj formularz i zapisz zmodyfikowany plik na pulpicie.

1.4.3. Korespondencja seryjna

Korespondencja seryjna jest narzędziem umożliwiającym automatyczne tworzenie wielu dokumentów różniących się od siebie zawartością pól, do których dane pobierane są z zewnętrznej bazy danych. Bazą danych może być arkusz kalkulacyjny, plik bazy danych, a także, na przykład, wyeksportowana do pliku CSV książka adresowa programu Outlook.

Tworzenie korespondencji seryjnej rozpoczynamy zwykle od napisania dokumentu wzorcowego, w którym w odpowiednich miejscach wstawiamy specjalne pola. Te z kolei będą następnie wypełniane danymi z bazy danych. W polach tych zazwyczaj wstawiane są dane osób, adresy, numery.

Kluczową zaletą korespondencji seryjnej jest automatyczne tworzenie kopii dokumentu wzorcowego w liczbie odpowiadającej liczbie rekordów w bazie danych, którą wskazujemy przy uzupełnianiu pól korespondencji. Dzięki temu nie musimy tworzyć każdego dokumentu osobno.

W bazie może być kilka tysięcy rekordów, z których każdy zawiera informacje o jednej osobie. Informacje te mają się znaleźć w dokumencie, który trzeba wysyłać do tych osób. Redagując dokument tradycyjnymi technikami, musielibyśmy utworzyć kilka tysięcy osobnych dokumentów, do każdego z nich wklejając z bazy tylko odpowiednie dane. Utworzenie tylu dokumentów zajęłoby kilka dni, nawet gdyby jeden powstawał w kilka minut. Dzięki wykorzystaniu narzędzia do tworzenia korespondencji seryjnej całą pracę wykonujemy w czasie odpowiadającym utworzeniu jednego listu.

Ponieważ tworząc korespondencję seryjną, mamy korzystać z istniejącej bazy danych, utwórzmy ją. Taką bazą może być zwykła tabela w dokumencie tekstowym (tab. 1). Pamiętajmy, że pierwszy wiersz tabeli powinien zawierać nagłówki. Ponadto tabela nie może być poprzedzona żadnym znakiem (literą, cyfrą, znakiem przestankowym itd.). Zapisujemy dokument zawierający tabelę pod nazwą lista uczestników.docx i zamykamy go.

Tabela 1. Tabela zawierająca przykładowe dane potrzebne do korespondencji seryjnej

Imię

Nazwisko

Adres

Miasto

Anna

Kowalska

ul. Słoneczna 1/2

52-119 Wrocław

Jan

Nowak

ul. Długa 3/8

88-180 Gdańsk

Maria

Kowalska

ul. Szeroka 15

30-018 Kraków

W nowym dokumencie wpisujemy treść listu. Na samej górze będziemy wprowadzać nazwiska i adresy osób, których dane umieszczono w tabeli. Ustawiamy kursor przed tekstem, po czym klikamy kartę Korespondencja, a następnie w grupie Rozpoczynanie korespondencji seryjnej wybieramy Rozpocznij korespondencję seryjną. Rozwinięta zostaje lista, na której wybieramy typ dokumentu – w przykładzie to Listy (rys. 111).

Rysunek 111. Rozpoczynanie korespondencji seryjnej

Następnie musimy wskazać plik z bazą. Na tej samej karcie i w tej samej sekcji klikamy przycisk Wybierz adresatów, a następnie na rozwijalnej liście zaznaczamy opcję Użyj istniejącej listy (rys. 112).

Rysunek 112. Wybór źródła adresów

Wyświetlone zostanie okno Eksploratora plików, w którym wskazujemy zapisany wcześniej plik lista uczestników.docx, zawierający tabelę z danymi, i zatwierdzamy, klikając Otwórz.

Kolejnym krokiem jest wybranie z bazy konkretnych adresatów. W tym celu, nadal korzystając z karty Korespondencja, klikamy przycisk Edytuj listę adresatów. Wyświetlona zostaje lista adresatów, na której zaznaczamy osoby, do których chcemy wysłać list (rys. 113). Jeśli w korespondencji seryjnej chcemy użyć wszystkich rekordów (wierszy z danymi), klikamy OK.

Rysunek 113. Edycja listy adresatów

Gdy adresatów jest wielu, mamy możliwość posortowania listy według określonego kryterium. W tym celu wybieramy opcję Sortuj, po czym w kolejnym oknie dialogowym wybieramy maksymalnie trzy kryteria oraz sposób sortowania (rys. 114).

Rysunek 114. Sortowanie listy adresatów

Inny sposób sortowania wymaga kliknięcia nagłówka wybranej kolumny i wybrania sposobu sortowania (rys. 115).

Rysunek 115. Sortowanie według pojedynczego pola

Poniżej sortowania umieszczona jest bardzo przydatna opcja filtrowania. Pozwala na wybór określonych rekordów bez konieczności ich odręcznego zaznaczania. Po kliknięciu przycisku Filtruj wyświetlone zostaje okno umożliwiające wybór pola, według którego będzie filtrowana lista. To samo okno możemy również otworzyć, klikając nagłówek wybranej kolumny i zaznaczając na rozwijalnej liście Zaawansowane. Jeśli w oknie wybierzemy pole Nazwisko, na liście Porównanie wybierzemy Równe, a na liście Porównaj z wpiszemy „Kowalska”, to wyświetlone zostaną wyłącznie kobiety noszące to właśnie nazwisko (rys. 116).

Poniżej tego wiersza widoczny jest operator Oraz. Jeżeli obok wprowadzimy drugi warunek, na przykład pole Imię Równe Maria, to wyświetlone zostaną dane wszystkich kobiet spełniających oba kryteria. Jeśli natomiast zamiast operatora Oraz zastosujemy Lub, w wyniku otrzymamy listę wszystkich kobiet o nazwisku Kowalska oraz wszystkich noszących imię Maria.

Rysunek 116. Filtrowanie adresatów

Korespondencja seryjna MS Word 2013 wyposażona jest w dodatkowy zestaw reguł pozwalających na warunkowe wyświetlanie różnych rekordów korespondencji dla adresatów spełniających (lub nie) pewne kryteria. Jeżeli na przykład projektujemy wzór spersonalizowanego listu do klientów sklepu i chcemy, by ci z nich, którzy mieszkają w Krakowie, dostawali automatycznie powiadomienie o przysługującym im prawie do dowozu towaru bez dodatkowej opłaty, to używamy reguły jeśli… to… inaczej… W omawianym przykładzie klienci, którzy mieszkają poza Krakowem, dostaną powiadomienie innej treści niż mieszkańcy Krakowa. Reguła ta pozwala bowiem wstawić do dokumentu tekst warunkowy.

W bazie danych klientów musi istnieć kolumna, na podstawie której będzie można określić miejsce zamieszkania. Zmodyfikujmy zatem nieco plik lista uczestników.docx. Rozdzielmy kod pocztowy i miasto między dwie kolumny oraz dodajmy co najmniej dwa nowe rekordy (tab. 2).

Tabela 2. Zmodyfikowana lista adresatów

Imię

Nazwisko

Adres

Kod pocztowy

Miasto

Anna

Kowalska

ul. Słoneczna 1/2

52-119

Wrocław

Maria

Kowalska

ul. Szeroka 15

30-018

Kraków

Jan

Nowak

ul. Długa 3/8

88-180

Gdańsk

Krystyna

Andrzejewska

ul. Niepołomicka 6

30-025

Kraków

Andrzej

Jabłczyński

ul. Piastowska 3/20

30-025

Kraków

Aby zatem umieścić w projekcie korespondencji różne wiadomości dla mieszkańców różnych miejscowości, ustawiamy kursor w miejscu dokumentu, gdzie te wiadomości mają się pojawić. Następnie na karcie Korespondencja w sekcji Wpisywanie i wstawianie pól klikamy Reguły. Na rozwijalnej liście zaznaczamy pozycję Jeśli… to…inaczej…

W oknie dialogowym wprowadzamy odpowiednie dane. Najpierw musimy określić, które pole będzie sprawdzane pod względem zawartości. W tym wypadku będzie to, rzecz jasna, Miasto, zatem w Nazwie pola, które oferuje nazwy pól dostępnych w podłączonej bazie danych, wskazujemy właśnie na nie. Następnie ustalamy, na jakiej zasadzie opierać się ma Porównanie: czy pole Miejscowość ma się równać jakiejś wartości, a może przeciwnie, ma być mniejsze (co miałoby większy sens, jeśli pracowalibyśmy na polu liczbowym) lub po prostu niepuste. W omawianym przykładzie pozostaniemy przy domyślnie wybranej funkcji Równe. Ostatnie pole wymaga wpisania wartości, z którą porównywane ma być pole wybrane z kategorii Nazwa pola. W tym wypadku wystarczy wpisać „Kraków”.

Ostatnie dwie czynności wymagane do poprawnego stworzenia reguły polegają na uzupełnieniu treści Wstaw ten tekst – dla tych rekordów, które spełniają zadane kryterium, oraz W przeciwnym razie wstaw ten tekst – dla wszystkich innych. Po kliknięciu OK w miejscu, gdzie umieszczony był kursor, pojawi się nowe pole z przygotowanym tekstem, zmieniającym się w zależności od tego, który rekord jest wyświetlany obecnie (rys. 117).

Po wybraniu za pomocą filtra danych do korespondencji seryjnej oraz opcjonalnym ustawieniu reguł trzeba wstawić pola korespondencji seryjnej w odpowiednie miejsca dokumentu. Dodajemy powyżej tekstu listu pusty akapit i ustawiamy w nim kursor. Na karcie Korespondencja w sekcji Wpisywanie i wstawianie pól klikamy przycisk Wstaw pola korespondencji seryjnej. Na rozwijalnej liście zaznaczamy pole Imię. Pole zostaje umieszczone w dokumencie. Dajemy po nim spację i wstawiamy w taki sam sposób pole Nazwisko. W następnym akapicie wstawiamy kolejne pole. Postępujemy tak do momentu, aż wszystkie potrzebne pola znajdą się w dokumencie (rys. 118).

Rysunek 117. Wstawianie reguły jeśli… to… inaczej…

Rysunek 118. Wstawianie pól korespondencji seryjnej

Po zredagowaniu pisma i wstawieniu pól korespondencji seryjnej w odpowiednie miejsca dokumentu scalamy utworzony dokument z bazą. Na karcie Korespondencja w sekcji Kończenie klikamy przycisk Zakończ i scal, a na liście rozwijalnej wybieramy opcję Edytuj poszczególne dokumenty. W oknie dialogowym Scal rekordy zaznaczamy Wszystko (rys. 119).

Rysunek 119. Scalanie dokumentu z bazą z danymi

Po kliknięciu przycisku OK w miejsca pól korespondencji seryjnej zostaną wstawione odpowiednie dane, a dokument zostanie powielony w tylu kopiach, ile rekordów wybrano z bazy danych. Jeśli wszystko zostało wykonane prawidłowo, powinniśmy otrzymać pięć listów i różne noty, w zależności od miejsca zamieszkania adresata (rys. 120).

Rysunek 120. Przykład korespondencji seryjnej

Zadanie 9

Uruchom plik korespondencja.docx z dołączonego zestawu ćwiczeń i wykonaj następujące działania:

1. Wykorzystując dokument korespondencja.docx jako dokument główny korespondencji i dokument Dane do korespondencji.docx jako źródło danych, wykonaj korespondencję seryjną.

2. W miejsce kropek w dokumencie głównym wstaw odpowiednie pola korespondencji seryjnej.

3. Edytuj listę adresatów i zastosuj filtr, za pomocą którego do korespondencji mają być wybrane wszystkie osoby o imieniu Anna oraz wszystkie osoby zamieszkałe w Krakowie. Użyj odpowiedniego operatora.

4. Scal dokument główny ze źródłem danych.

5. Zapisz dokument na pulpicie.

1.4.4. Łączenie, linkowanie

Obecnie wiele dokumentów jest udostępnianych innym użytkownikom nie w formie wydruku, lecz pliku. Przesyłamy je pocztą elektroniczną lub publikujemy na stronach internetowych. W przypadku takiego dokumentu ważne jest, aby znalazły się w nim hiperłącza – tak jak w przypadku spisu treści. Dzięki zastosowaniu linków wystarczy nacisnąć Ctrl i jednocześnie kliknąć odpowiednią pozycję spisu treści. Czasami jednak trzeba umieścić w dokumencie hiperłącza do innych miejsc, na przykład innego dokumentu lub strony internetowej. W programie MS Word 2013 hiperłącza prowadzące do stron internetowych są tworzone automatycznie, pod warunkiem jednak, że adres poprzedzimy wpisaniem www, a następnie naciśniemy Enter albo spację.

Istnieje jeszcze druga metoda tworzenia niestandardowego hiperłącza do dokumentu, pliku lub strony sieci Web. Aby z niej skorzystać, zaznaczamy tekst lub obraz, który ma być wyświetlony jako hiperłącze, następnie na karcie Wstawianie w grupie Łącza klikamy przycisk Hiperłącze. Można także kliknąć prawym przyciskiem myszy tekst lub obraz, a następnie wybrać polecenie Hiperłącze z menu podręcznego. W obu przypadkach wyświetlone zostanie okno dialogowe, w którym najpierw należy określić, do jakiego elementu ma prowadzić link. Zacznijmy od dodania hiperłączy do pliku zewnętrznego lub strony internetowej.

W polu Tekst do wyświetlenia powinien zostać wczytany zaznaczony tekst. Na liście Połącz z wybieramy pierwszą opcję Istniejący plik lub strona sieci Web. Decydując się na plik, możemy wybrać nie tylko format DOCX, lecz także plik bazy danych, arkusz kalkulacyjny, plik graficzny itp. Wskazujemy go na dysku i zatwierdzamy zmiany, klikając OK (rys. 121).

Rysunek 121. Tworzenie hiperłącza do istniejącego pliku

W oknie wstawiania hiperłącza tuż obok tekstu do wyświetlenia dostępna jest opcja Etykietka ekranowa. Jeśli z niej skorzystamy, ścieżka dostępu do pliku, widoczna po najechaniu kursorem na link, zostanie zastąpiona tekstem etykietki ekranowej (rys. 122).

Rysunek 122. Dołączenie do hiperłącza etykietki ekranowej

Gdy zamiast nazwy i lokalizacji pliku podajemy adres strony internetowej, wybieramy go spośród adresów niedawno przeglądanych stron lub wpisujemy w polu Adres. Warto również określić ramkę docelową – jeśli na przykład będziemy publikować dokument w internecie, może się zdarzyć, że po kliknięciu hiperłącza w miejsce naszego dokumentu zostanie wczytana strona, do której ono prowadzi. Aby tak się nie stało, możemy skorzystać z opcji Nowe okno (rys. 123).

Rysunek 123. Wybór ramki docelowej

Jeśli chcemy za pomocą hiperłącza otworzyć określone miejsce w bieżącym dokumencie – musi ono być oznaczone na przykład stylem nagłówkowym lub zakładką. Po uruchomieniu okna Wstawianie hiperłącza na liście po lewej stronie wybieramy Miejsce w tym dokumencie; następnie w środkowej części okna rozwinięte zostają listy nagłówków oraz zakładek. Po wybraniu właściwego elementu zatwierdzamy zmiany przyciskiem OK (rys. 124).

Rysunek 124. Wstawianie hiperłącza do miejsca w tym samym dokumencie

Jeśli chcemy utworzyć łącze do dokumentu, który jeszcze nie istnieje, w obszarze Połącz z klikamy opcję Utwórz nowy dokument i wpisujemy nazwę pliku w polu Nazwa nowego dokumentu. Wystarczy, że wpiszemy nazwę, rozszerzenie program dopisze automatycznie. Następnie w obszarze Kiedy edytować wybieramy opcję Edytuj nowy dokument później lub opcję Edytuj nowy dokument teraz – w tym drugim przypadku otwarty zostanie nowy plik, który należy wypełnić treścią (rys. 125).

Rysunek 125. Wstawianie hiperłącza do nowego pliku

Równie łatwo można skonfigurować hiperłącze tak, aby po jego kliknięciu otwierany był klient pocztowy oraz okno z nową wiadomością. Tym razem po wybraniu opcji Adres e-mail uzupełniamy dane związane z tworzeniem wiadomości pocztowej: adres e-mail, na który będzie przesłana wiadomość, oraz opcjonalnie temat, który zostanie jej automatycznie przypisany (rys. 126).

Rysunek 126. Wstawianie hiperłącza do adresu e-mail

Hiperłącze możemy w każdej chwili zmodyfikować lub usunąć. W tym celu klikamy hiperłącze, a następnie na karcie Wstawianie z grupy Łącza wybieramy Hiperłącza. Wyświetlone zostanie okno, w którym wprowadzamy stosowne zmiany lub klikamy Usuń łącze (rys. 127).

Rysunek 127. Modyfikacja i usuwanie hiperłącza

Druga możliwość to kliknięcie linku prawym przyciskiem myszy i wybranie z menu kontekstowego polecenia Edytuj hiperłącze (pojawi się okno edycji) lub Usuń hiperłącze.

Bardzo użyteczną funkcją edytora tekstu jest łączenie danych z różnych dokumentów w jednym pliku. Umieszczając w dokumencie dane z innych źródeł, do wyboru mamy dwie opcje:

• osadzenie obiektu w dokumencie,

• połączenie danych z dokumentem.

Podstawowymi różnicami między obiektami połączonymi a obiektami osadzonymi są: miejsce przechowywania danych oraz sposób ich aktualizacji w dokumencie MS Word. W przypadku obiektu połączonego dane mogą być aktualizowane tylko wtedy, gdy jest modyfikowany plik źródłowy, na przykład arkusz MS Excel. Połączone dane są przechowywane w pliku źródłowym. W dokumencie MS Word jest wyświetlana zawartość pliku źródłowego i przechowywana informacja o jego lokalizacji. Główne zalety tego typu połączenia to: automatyczna aktualizacja danych w dokumencie MS Word, jeśli dane w pliku źródłowym się zmienią, oraz możliwość przechowywania w osobnym pliku samego dokumentu MS Word i osobno danych, na przykład w pliku arkusza MS Excel.

Jeśli w dokumencie MS Word osadzimy dane z innego pliku, modyfikacja pliku źródłowego nie powoduje zmiany danych w pliku programu Word. W chwili wstawienia obiekty osadzone stają się częścią pliku dokumentu i przestają być związane z plikiem źródłowym.

W wybranym miejscu istniejącego lub nowego dokumentu ustawiamy kursor. Następnie na karcie Wstawianie w grupie Tekst klikamy Obiekt. Na rozwijalnej liście zaznaczamy ponownie Obiekt. Otwarte zostaje okno dialogowe, w którym znajdują się dwie zakładki. Na razie skorzystamy z pierwszej z nich. Załóżmy, że chcemy wstawić do dokumentu arkusz kalkulacyjny. Wybieramy jedną z dostępnych opcji i klikamy OK (rys. 128).

Rysunek 128. Wstawianie do dokumentu arkusza kalkulacyjnego

Program wstawia arkusz i automatycznie uruchamia właściwą aplikację, w której można modyfikować arkusz, czyli w tym przypadku MS Excel. Uzupełniamy arkusz. Możemy w nim zastosować dowolne funkcje dostępne w Excelu. Aby włączyć tryb edycji dokumentu tekstowego, klikamy obok arkusza. Jeśli chcemy wprowadzić w nim nowe dane, wystarczy w tym celu kliknąć dwukrotnie arkusz lub kliknąć go raz prawym przyciskiem myszy i wybrać z menu kontekstowego Obiekt Arkusz, a następnie Edytuj – ponownie wyświetlone zostaną funkcje programu do obsługi arkuszy kalkulacyjnych. W menu kontekstowym do dyspozycji jest też opcja Otwórz (rys. 129) – po skorzystaniu z niej aplikacja skojarzona z typem osadzonego pliku zostanie uruchomiona w niezależnym oknie.

Rysunek 129. Osadzanie arkusza kalkulacyjnego w dokumencie

W oknie Obiekt, obok listy dostępnych typów plików, znajduje się opcja Wyświetl jako ikonę. Jeżeli ją zaznaczymy, w dokumencie będzie widoczna tylko ikona odpowiadająca formatowi pliku. W tym przypadku, niezależnie od tego, czy klikniemy ikonę dwukrotnie, czy skorzystamy z opcji Edytuj lub Otwórz, zawsze zostanie uruchomiona aplikacja skojarzona z wybranym formatem (rys. 130).

Rysunek 130. Wyświetlanie osadzonego obiektu w postaci ikony

Aby do dokumentu wstawić dane z połączonego pliku, również skorzystamy z karty Wstawianie. W grupie Tekst klikamy listę Obiekt i wybieramy opcję o tej samej nazwie. Jednak w wyświetlonym oknie dialogowym tym razem otwieramy zakładkę Utwórz z pliku. Następnie klikamy Przeglądaj i wskazujemy na dysku plik, na przykład inny dokument tekstowy. Zaznaczamy Połącz z plikiem; opcjonalnie można też wybrać wyświetlanie danych w postaci ikony. Zatwierdzamy ustawienia przyciskiem OK (rys. 131).

Rysunek 131. Łączenie dokumentu z plikiem zewnętrznym

W dokumencie, w którym umieszczono dane, nie można wprowadzać zmian. Jeśli jednak zmodyfikujemy plik źródłowy, a modyfikacje mają zostać uwzględnione także w dokumencie, klikamy obiekt prawym przyciskiem myszy, po czym z menu kontekstowego wybieramy opcję Aktualizuj łącze (rys. 132). Pamietać należy, że aktualizacja powiedzie się tylko wówczas, gdy zmiany w pliku źródłowym będą zapisane.

Rysunek 132. Aktualizacja łącza między dokumentem a plikiem połączonym

Klikając na karcie Wstawianie przycisk Obiekt, na liście rozwijalnej mamy dostępną jeszcze jedną opcję – Tekst z pliku. Dotyczy to tylko dokumentów w formatach z rozszerzeniem .docx (i starszych .doc) oraz .pdf. Wskazujemy na dysku plik – jeśli zostały w nim zdefiniowane nagłówki lub zakładki, można z nich skorzystać, aby wskazać konkretny fragment tekstu. W tym celu wybieramy przycisk Zakres. Jeśli natomiast chcemy umieścić w bieżącym dokumencie cały tekst, klikamy Wstaw. Można też rozwinąć listę i wybrać z niej wstawianie jako łącze (rys. 133). Jeżeli zdecydujemy się na tę opcję, a następnie wprowadzimy zmiany w pliku źródłowym i zapiszemy ten plik, to będzie można uwzględnić zmiany w bieżącym dokumencie. W dowolnym miejscu wstawionego do dokumentu tekstu klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy z menu kontekstowego Aktualizuj pole.

Rysunek 133. Osadzanie w pliku tekstu z pliku zewnętrznego

Opcjonalną metodą osadzania i łączenia danych z pliku źródłowego z dokumentem jest wklejanie specjalne. O ile jednak użycie funkcji dostępnych na karcie Wstawianie nie wymaga otwierania istniejących plików, o tyle aby skorzystać z wklejania, trzeba wcześniej zaznaczyć kopiowaną treść i umieścić ją w Schowku.

Jeśli zatem chcemy wstawić do dokumentu MS Word arkusz MS Excel jako obiekt połączony, tworzymy dokument programu MS Word i arkusz MS Excel zawierający dane. W programie MS Excel zaznaczamy cały arkusz lub zakres komórek. Kopiujemy zaznaczony zakres do Schowka (na przykład naciskając kombinację klawiszy Ctrl+C). W dokumencie programu Word klikamy w miejscu, gdzie ma być wstawiony obiekt połączony. Na karcie Narzędzia główne w grupie narzędzi Schowek rozwijamy listę Wklej i wybieramy z niej polecenie Wklej specjalnie.

W oknie dialogowym mamy dwie możliwości wklejania zawartości Schowka – jeśli zaznaczymy Wklej, zmiany wprowadzane w pliku źródłowym nie będą uwzględniane w dokumencie. Druga opcja to Wklej łącze. W oknie dialogowym zaznaczamy opcję Arkusz programu Microsoft Office Excel – obiekt. Zatwierdzamy wybór, klikając OK (rys. 134).

Rysunek 134. Wstawianie arkusza MS Excel do dokumentu MS Word

Jeśli w dokumencie zamieszczono łącza, każdorazowe uruchomienie pliku wiąże się z pytaniem o aktualizację tych łączy. Aby tak się nie działo, trzeba zlikwidować łącza, uzyskując w efekcie obiekt osadzony. Klikamy obiekt prawym przyciskiem myszy i z menu kontekstowego wybieramy Połączony obiekt (typ obiektu – w przykładzie Dokument), a następnie Łącza (rys. 135).

Rysunek 135. Uruchamianie opcji łącza

W oknie dialogowym klikamy przycisk Przerwij łącze (rys. 136). Po jego wybraniu wyświetlony zostanie jeszcze monit, w którym trzeba potwierdzić usunięcie łącza.

Rysunek 136. Przerywanie łącza

Jeśli natomiast chcemy usunąć obiekt osadzony w dokumencie, wystarczy kliknąć go, a następnie nacisnąć klawisz Delete.

1.4.5. Automatyzacja

Tworząc dokument, często nie zwracamy uwagi na drobne korekty, jakie program sam wykonuje w tekście, na przykład na zamianę prostych cudzysłowów na drukarskie lub łączników (-) na półpauzy (–). Korekty te wynikają z ustawień narzędzia Autoformatowanie oraz Autoformatowanie podczas pisania. Dostęp do tych ustawień narzędzi uzyskujemy, wybierając Opcje na karcie Plik.

Klikamy zakładkę Sprawdzanie, a następnie przycisk Opcje Autokorekty. W oknie dialogowym znajduje się kilka zakładek – należy wybrać Autoformatowanie. Wszystkie opcje są domyślnie zaznaczone. Pozwalają m.in. na automatyczną zamianę adresów stron internetowych i adresów e-mail na hiperłącza. W tym miejscu można również zdecydować, czy chcemy korzystać z wbudowanych stylów, nagłówków oraz list punktowanych automatycznie (rys. 137).

Rysunek 137. Opcje narzędzia Autoformatowanie

Na zakładce Autoformatowanie podczas pisania uzyskujemy więcej opcji automatycznego formatowania tekstu. Część z nich powtarza się, niektóre opcje znajdują się tylko tutaj. Na przykład znak * jest automatycznie zamieniany na znak wypunktowania. Można również wyłączyć odpowiednie opcje w tym właśnie miejscu, na przykład pozostawić proste cudzysłowy w listingach programów (rys. 138).

Rysunek 138. Opcje narzędzia Autoformatowanie podczas pisania

Oprócz funkcji autoformatowania MS Word oferuje również Autokorektę. Pisząc dowolny tekst, można na przykład zauważyć, że pierwsza litera akapitu jest zazwyczaj zamieniana na dużą, a w wyrazach, w których występują polskie znaki (ą, ć, ę itp.), brakujące litery są uzupełniane. Ponownie otwieramy okno z ustawieniami, klikając kartę Plik, a następnie Opcje. W oknie dialogowym wybieramy zakładkę Sprawdzanie i klikamy na niej przycisk Opcje Autokorekty.

Jeśli chcemy dodać do listy inną treść, wpisujemy ją odpowiednio w polach Zamień oraz Na. Na przykład chcemy, aby skrót ul., niezależnie od tego, czy występuje w środku tekstu, czy na początku akapitu, zawsze był pisany małymi literami (rys. 139).

Dalsze opcje zostaną wyświetlone po kliknięciu przycisku Wyjątki. Jeżeli w tekście pojawia się kropka, to program zazwyczaj interpretuje ją jako koniec zdania i rozpoczyna dalszy tekst dużą literą. Można dopisać do listy inne pozycje, po których ma występować mała litera. To samo odnosi się do wersalików. W tekście mogą się pojawić nazwy, skróty itp., w których pierwsze dwie litery są zawsze duże. Jeśli często ich używamy, dodajmy wyjątek – dzięki temu pierwsze dwie litery pozostaną duże (rys. 140).

Rysunek 139. Opcje Autokorekty

Rysunek 140. Wyjątki Autokorekty

Przydatną, choć niezbyt popularną funkcją Worda jest autouzupełnianie. Umożliwia ono szybkie wstawienie hiperłącza, obiektu graficznego, podpisu itp. Aby skorzystać z tej funkcji, trzeba ją włączyć. W tym celu na karcie Plik wybieramy Opcje. W oknie dialogowym klikamy zakładkę Zaawansowane i sprawdzamy, czy opcja Pokaż sugestie Autouzupełniania jest zaznaczona (rys. 141). Jeśli tak, można przejść do kolejnego kroku.

Rysunek 141. Włączanie sugestii Autouzupełniania

Przygotujemy teraz autotekst. Wbrew swojej nazwie może to być również dowolny obiekt graficzny. Załóżmy, że w większości dokumentów, które tworzymy, chcemy wstawiać podpis, który zawsze ma wyglądać identycznie. Wpisujemy go w dowolnym dokumencie oraz formatujemy – wybieramy czcionkę, styl oraz wyrównanie akapitu (rys. 142).

Rysunek 142. Przykład podpisu, który zostanie użyty jako autotekst

Zaznaczamy cały podpis, po czym na karcie Wstawianie w grupie Tekst klikamy przycisk Szybkie części. Spośród opcji dostępnych na liście wybieramy Zapisz zaznaczenie w galerii szybkich części. Wyświetlone zostanie okno dialogowe Tworzenie nowego bloku konstrukcyjnego. W oknie dialogowym pojawia się domyślna nazwa utworzona na podstawie pierwszego z zaznaczonych wierszy. Nazwę można, oczywiście, zmienić – istotne, aby kojarzyła się z zawartością autotekstu. Na liście Galeria określa się, jak powinien wyglądać dostęp do podpisu. Domyślnie to Szybkie części – oznacza to, że jeśli klikniemy na karcie Wstawianie przycisk Szybkie części, nowo utworzony podpis pojawi się powyżej opcji wyświetlonych dotychczas na rozwijalnej liście (rys. 143).

Rysunek 143. Tworzenie autotekstu z ustawieniami domyślnymi

Jeśli zamiast Szybkich części wybierzemy Autotekst, podpis będzie dostępny po kliknięciu przycisków Szybkie części, a następnie Autotekst. Dodatkowo można umieścić podpis w określonej kategorii. Na razie to kategoria Ogólne, lecz jeśli rozwiniemy listę, okaże się, że jest na niej opcja tworzenia nowej kategorii, która będzie później dostępna na tej liście. Przy jednym autotekście podział na kategorie nie jest niezbędny, jednak po dodaniu większej liczby tekstów ułatwia odnalezienie właściwego autotekstu. Akceptujemy obydwa okna, klikając w nich kolejno OK (rys. 144).

Rysunek 144. Opcje tworzenia nowego autotekstu

Oczywiście, cały czas mamy możliwość zmiany wcześniej wprowadzanych bloków autotekstu. Aby dokonać jakichkolwiek modyfikacji, należy ponownie na karcie Wstawianie kliknąć Szybkie części, a następnie najechać kursorem na autotekst, kliknąć wybrany element prawym przyciskiem myszy i wybrać z menu kontekstowego polecenie Edytuj właściwości (rys. 145).

Rysunek 145. Edycja właściwości autotekstu

Wyświetlone zostaje okno Modyfikowanie bloku konstrukcyjnego, w którym znajdują się opcje dostępne w oknie Tworzenie nowego bloku konstrukcyjnego. Po wprowadzeniu zmian zatwierdzamy je, klikając OK.

Jeśli natomiast chcemy usunąć utworzony autotekst, jeszcze raz klikamy na Wstążce przycisk Szybkie części i z rozwijalnej listy wybieramy opcję Organizator bloków konstrukcyjnych. To samo okno możemy uruchomić również, rozwijając listę autotekstów i klikając wybrany autotekst prawym przyciskiem myszy. Z menu kontekstowego wybieramy Organizuj i usuń. Okno, które zostaje wyświetlone, umożliwia edycję właściwości wybranego bloku, jego usuniecie lub wstawienie do dokumentu (rys. 146).

W jaki sposób skorzystać z funkcji autouzupełniania? Otóż jeśli teraz zaczniemy w dowolnym miejscu dokumentu wpisywać „pozdrawiam”, wyświetlony zostanie dymek z sugestią: „Aby wstawić, naciśnij klawisz ENTER”. Naciśnięcie w tym momencie klawisza Enter spowoduje wstawienie treści podpisu (rys. 147). Jeśli nie chcemy wstawić utworzonego podpisu, wystarczy pisać dalej.

Rysunek 146. Usuwanie i modyfikacja autotekstu

Rysunek 147. Zastosowanie autouzupełniania

Makro jest ciągiem instrukcji, jakie program ma wykonać, przypisanym do jednego polecenia. Dzięki stosowaniu makropoleceń możemy przyśpieszyć i automatyzować często powtarzane działania. Jeśli na przykład bardzo często wykorzystujemy narysowany w programie kształt, możemy instrukcję jego narysowania wpisać do makra. Każdorazowe uruchomienie makra spowoduje narysowanie żądanego kształtu.

Makra najczęściej stosujemy w celu:

• przyśpieszenia czynności związanych z edycją i formatowaniem,

• połączenia kilku poleceń – na przykład wstawiania jednakowych tabel o określonym rozmiarze i obramowaniu oraz o określonej liczbie wierszy i kolumn, kształtów, schematów,

• ułatwienia dostępu do opcji znajdujących się w określonym oknie dialogowym.

Pierwsze makro, które zarejestrujemy, pozwoli na zmianę ustawień strony. Na karcie Deweloper w grupie Kod klikamy przycisk Zarejestruj makro. W oknie dialogowym nadajemy nazwę nowemu makropoleceniu. Należy pamiętać, że w nazwie nie wstawia się spacji – można je zastąpić znakiem podkreślenia. Następnie wybieramy miejsce, gdzie makro ma być przechowywane – jest to istotne, ponieważ decydujemy, czy makro ma być dołączone tylko do tego dokumentu, czy też zostanie dołączone do wszystkich dokumentów. Opcjonalnie możemy wprowadzić opis. Zatwierdzamy ustawienia, klikając przycisk OK (rys. 148). Wykonujemy operacje, które mają zostać przypisane do makropolecenia, tzn. na karcie Układ strony w sekcji Ustawienia strony wybieramy orientację poziomą, marginesy wąskie, a następnie na karcie Deweloper w grupie Kod klikamy Zatrzymaj rejestrowanie.

Rysunek 148. Rejestrowanie makra

W oknie Rejestrowanie makra są dostępne dwa przyciski, które umożliwiają przypisanie makra do przycisku oraz utworzenie skrótu klawiszowego. Jeśli klikniemy Przycisk, wyświetlone zostanie okno opcji programu Word (okno to można w każdej chwili uruchomić, korzystając z karty Plik), a w nim dwie listy. Pierwsza to dostępne makra, druga natomiast to polecenia paska Szybki dostęp. Zaznaczamy na pierwszej liście nasze makro i za pomocą przycisku Dodaj przenosimy je na drugą listę. Do makra jest przypisana domyślna ikona – aby ją zmienić, klikamy Modyfikuj i w kolejnym oknie zaznaczamy jeden z dostępnych symboli. Zamykamy oba okna, klikając OK. Makro zostało przypisane do przycisku i umieszczone na pasku Szybki dostęp. Aby uruchomić makro, wystarczy kliknąć wybraną wcześniej ikonę (rys. 149).

Rysunek 149. Przypisywanie makra do przycisku

Makropolecenie można w taki sam sposób dodać do dowolnej karty Wstążki. W oknie Opcje programu Word klikamy zakładkę Dostosowywanie Wstążki (rys. 150).

Rysunek 150. Dodawanie przycisku z przypisanym makropoleceniem do wybranej karty Wstążki

Jeśli natomiast w oknie Rejestrowanie makra wybierzemy opcję Klawiatura, pojawi się okno, w którym możemy utworzyć skrót klawiszowy uruchamiający makro. Należy pamiętać, że niektóre kombinacje są zarezerwowane, na przykład dla uzyskania polskich znaków, pogrubionej czcionki, kursywy oraz podkreślenia. Naciskamy nową kombinację, po czym klikamy Przypisz (rys. 151). Od tej pory naciśnięcie utworzonego właśnie skrótu klawiszowego będzie uruchamiało makro.

Rysunek 151. Przypisywanie skrótu klawiszowego do makra

Zarejestrujmy inne makro, które będzie wstawiało tabelę z włączoną funkcją powtarzania wiersza nagłówka. Zatem, jak poprzednio, najpierw na karcie Deweloper w sekcji Kod wybieramy polecenie Zarejestruj makro. Nadajemy mu nazwę, możemy od razu przypisać makro do przycisku lub utworzyć skrót klawiszowy, po czym przystępujemy do czynności związanych z tworzeniem tabeli.

Klikamy kartę Wstawianie, w sekcji Tabele rozwijamy listę Tabela i wybieramy z niej Wstaw tabelę. Ustalamy parametry tabeli, czyli liczbę kolumn i wierszy oraz sposób autodopasowania tabeli. Zatwierdzamy ustawienia – tabela zostaje umieszczona w dokumencie, a kursor ustawiony w pierwszym jej wierszu. Nie zmieniamy jego położenia, lecz na karcie Układ w grupie Tabela klikamy przycisk Właściwości. W oknie dialogowym wybieramy zakładkę Wiersz i zaznaczamy na niej opcję Powtórz jako wiersz nagłówka na początku każdej strony. Zatrzymujemy rejestrację makra.

Podobnie jeśli w wielu dokumentach wstawiać będziemy określone elementy do nagłówka lub stopki, na przykład autora, tytuł dokumentu, bieżącą datę czy numery kolejnych stron, możemy czynność tę zautomatyzować. Tak jak w poprzednich przypadkach, po włączeniu rejestrowania makra wykonujemy te same czynności, co podczas wstawiania elementów do nagłówka. Zatem na karcie Wstawianie w grupie Nagłówek i stopka wybieramy przycisk Nagłówek i na rozwijalnej liście zaznaczamy Edytuj nagłówek lub – w przypadku stopki – klikamy odpowiednio Stopka, a następnie Edytuj stopkę.

W trybie edycji nagłówka z karty Projektowanie grupy Wstawianie wybieramy Szybkie części. Po rozwinięciu listy zaznaczamy na niej Właściwości dokumentu lub Pole (w zależności od tego, jakie informacje chcemy umieścić w nagłówku). Wybieramy z listy na przykład autora lub nazwę pliku. Zatrzymujemy rejestrowanie makra.

Utworzone makra, które w miejscu przechowywania miały wybraną opcję Wszystkie dokumenty (Normal.dotm), czyli zapisywanie w szablonach dokumentów z obsługą makr, są dostępne w każdym dokumencie. Aby uruchomić makro, na karcie Deweloper w sekcji Kod trzeba kliknąć przycisk Makra. Można też na karcie Widok w sekcji Makra rozwinąć dostępną listę, a następnie zaznaczyć na niej Wyświetl makra. W oknie dialogowym wyświetlona zostaje lista makropoleceń. Wybieramy właściwe i klikamy Uruchom (rys. 152).

Rysunek 152. Uruchamianie makra

1.5. Współpraca przy edycji

1.5.1. Śledzenie i podgląd zmian

Bardzo często, pisząc pracę dyplomową, publikację czy tworząc dokumentację projektową, trzeba udostępniać plik innym osobom. Pozwala to na wprowadzanie zmian redakcyjnych, a także korekty lub nowych danych, bezpośrednio do pliku. Istotne jest, aby autor widział, w którym miejscu dokument został zmodyfikowany i mógł zaakceptować lub odrzucić wprowadzone zmiany. Aby wszystkie zmiany były widoczne, należy włączyć ich śledzenie.

Na karcie Recenzja w grupie Śledzenie klikamy Śledzenie zmian. Od tej chwili każda zmiana w dokumencie, na przykład wstawienie lub usunięcie, będzie rejestrowana, a informacja o niej będzie się pojawiała na marginesach lub w tekście i na marginesach, w zależności od ustawień adiustacji. Adiustacją są znaczniki, takie jak linie, podkreślenia, przekreślenia, które wskazują, w którym miejscu wprowadzono zmianę oraz na czym ona polega. Na Wstążce na tej samej karcie i w tej samej sekcji znajduje się rozwijalna lista, na której można wybrać, czy ma być wyświetlana cała adiustacja, prosta (tylko znaczniki na marginesie), czy adiustacja ma się w ogóle nie pojawiać (rys. 153).

Rysunek 153. Opcje wyświetlania adiustacji

Jeśli natomiast rozwiniemy następną listę – Pokaż adiustację, możemy samodzielnie określić, jakie elementy mają być objęte śledzeniem zmian (rys. 154).

Rysunek 154. Opcje adiustacji

Po wybraniu opcji śledzenia możemy zacząć modyfikować dokument. Jeśli włączymy wyświetlanie całej adiustacji, na marginesie pojawią się informacje dotyczące zmiany formatowania. W treści dokumentu wszystko, co dopiszemy, będzie podkreślone. To, co usuniemy, zostanie przekreślone. Natomiast przeniesiony tekst w miejscu, z którego go usuwamy, zostanie przekreślony podwójną linią oraz oznaczony innym kolorem. Natomiast w miejscu, w którym go wklejamy, również będzie oznaczony innym kolorem oraz podkreślony podwójną linią (rys. 155).

Rysunek 155. Cała adiustacja

Jeśli włączymy Prostą adiustację, na marginesie zobaczymy tylko oznaczenie miejsc, w których zostały wprowadzone zmiany (rys. 156).

Rysunek 156. Prosta adiustacja

Zmiany widoczne w dokumencie można zaakceptować lub odrzucić. Aby przejrzeć poszczególne zmiany, na karcie Recenzja w grupie Zmiany klikamy odpowiednio Poprzednie lub Następne. Jeśli natomiast chcemy od razu akceptować lub usuwać zmiany, w tej samej grupie rozwijamy odpowiednio listę Zaakceptuj lub Odrzuć. Pojawi się na niej możliwość zaakceptowania pojedynczej zmiany i przejścia do następnej (odpowiednio na drugiej liście będzie to odrzucenie zmiany i przejście do następnej) oraz zaakceptowania zmiany, jednak kursor pozostanie w miejscu, w którym się aktualnie znajduje. Pozostałe opcje pozwalają na zaakceptowanie wszystkich zmian jednocześnie oraz na zatrzymanie śledzenia (rys. 157).

Rysunek 157. Akceptowanie zmian w dokumencie

Opcje akceptowania i odrzucania zmian znajdziemy również w menu kontekstowym. Klikamy prawym przyciskiem myszy zmodyfikowany fragment. W menu obok obu opcji pojawia się konkretna informacja, na czym polegała zmiana (rys. 158).

Rysunek 158. Akceptowanie i odrzucanie zmian w dokumencie za pomocą menu kontekstowego

Należy pamiętać, że wyłączenie śledzenia zmian nie oznacza usunięcia prześledzonych i oznaczonych dotychczas zmian ani komentarzy, a jedynie wyłączenie rejestrowania zmian od tego momentu.

Jeśli dokument jest opracowywany przez kilka osób, coś w dokumencie wymaga wyjaśnienia lub uzupełnienia, można umieścić w nim odpowiedni komentarz. Najpierw oznaczamy miejsce, obiekt lub fragment tekstu, który mamy na myśli. Możemy na przykład kliknąć w akapicie lub zaznaczyć określoną jego część. Na karcie Recenzja w grupie narzędzi Komentarze klikamy Nowy komentarz. W dymku komentarza wprowadzamy odpowiedni tekst. Nazwisko lub inicjały autora komentarza oraz czas dodania komentarza wstawiane są automatycznie (rys. 159). Jeśli komentarze są wprowadzane przez różne osoby, każda z nich zostanie dodatkowo oznaczona innym kolorem.

Rysunek 159. Dodawanie nowego komentarza

Komentarze można ukryć lub wyświetlić komentarze tylko wybranych osób. W tym celu na karcie Recenzja w grupie Komentarze klikamy przycisk Pokaż komentarze. Wbrew nazwie przycisku, komentarze zostają ukryte. Ponowne wybranie tego przycisku spowoduje ich wyświetlenie.

Druga możliwość to rozwinięcie na tej samej karcie w grupie Śledzenie listy Pokaż adiustację. Jeśli komentarze mają być widoczne, pozostawiamy je zaznaczone. Jeśli chcemy je ukryć, likwidujemy zaznaczenie. Nieco niżej na tej samej liście możemy zaznaczyć, czyje komentarze mają być prezentowane (oczywiście, jeśli wprowadzonych jest więcej recenzentów).

Przeglądanie komentarzy polega na tym samym, co przeglądanie zmian. Klikamy dowolny komentarz, a następnie na karcie Recenzja w grupie Komentarze wybieramy odpowiednio Poprzedni lub Następny.

Chcąc edytować i ewentualnie usunąć komentarz, klikamy prawym przyciskiem myszy tekst lub obiekt, do którego został sporządzony komentarz, i z menu kontekstowego wybieramy w zależności od potrzeb Edytuj komentarz lub Usuń komentarz (rys. 160).

Rysunek 160. Edycja i usuwanie komentarza

Druga możliwość edycji to kliknięcie bezpośrednio treści komentarza i wprowadzenie zmian. Aby go usunąć, również korzystamy z menu kontekstowego.

Trzecia i zarazem ostatnia metoda usunięcia komentarza to przejście do karty Recenzja i rozwinięcie w sekcji Komentarze listy Usuń. Pozwala ona na usunięcie wybranego komentarza lub wszystkich komentarzy znajdujących się w dokumencie.

Jeśli nie włączyliśmy śledzenia zmian, ale mamy zapisany oryginalny plik, możemy porównać go z plikiem, który otrzymaliśmy na przykład od recenzenta lub współpracownika. W tym celu na karcie Recenzja w sekcji Porównywanie rozwijamy listę, na której należy kliknąć Porównaj.

W oknie dialogowym wskazujemy dokument oryginalny oraz dokument zmodyfikowany. Jeśli ważne są konkretne korekty, na przykład wstawianie i usuwanie treści, a mniej istotne, czy zmieniło się formatowanie, możemy kliknąć Więcej, aby wyświetlić opcje i wybrać spośród nich odpowiednie. Zatwierdzamy ustawienia, klikając OK (rys. 161).

Rysunek 161. Wybór plików do porównania oraz elementów, które mają zostać wzięte pod uwagę podczas porównywania

Dokumenty zostaną porównane, a zmiany w postaci listy wyświetlone w bocznym panelu. W porównywanym dokumencie usunięte, przeniesione wyrazy, obiekty graficzne lub akapity będą przekreślone, natomiast dodane elementy – wyróżnione (rys. 162).

Rysunek 162. Porównywanie dokumentów

Po zakończeniu porównywania dokumentów możemy zamknąć okno – wyświetli się monit o zapisanie wyniku porównania w nowym pliku. Będzie w nim umieszczona treść z uwzględnieniem zaakceptowanych i odrzuconych poprawek.

Nie zawsze chcemy wyświetlać jednocześnie dokument oryginalny, porównywany oraz skorygowany. Czasami wygodniej jest przeglądać ostatnie zmiany w jednym z tych dokumentów. W takiej sytuacji ponownie klikamy kartę Recenzja i na liście Porównaj wybieramy Pokaż dokumenty źródłowe, po czym zaznaczamy jedną z dostępnych opcji (rys. 163).

Rysunek 163. Opcje pokazywania dokumentów źródłowych

Jeżeli dokument był poprawiany przez kilku recenzentów i mamy teraz na przykład oryginalny plik oraz pięć innych, to przeglądanie każdego z osobna może być nieco żmudne. Możemy jednak połączyć naniesione zmiany i wyświetlić je w jednym dokumencie. Tak samo jak podczas porównywania plików, na karcie Recenzja w sekcji Porównywanie rozwijamy listę Porównaj. Zaznaczamy na niej Połącz. Następnie wybieramy oryginalny plik oraz pierwszy zmodyfikowany plik. Dokumenty zostaną wyświetlone w taki sam sposób, jak podczas porównywania. Zapisujemy wynik jako nowy plik. Następnie jeszcze raz uruchamiamy polecenie Połącz. Tym razem jednak jako plik oryginalny wskazujemy nowo powstały plik, a na drugiej liście zaznaczamy kolejny zmodyfikowany plik. Operację powtarzamy do momentu, kiedy wszystkie pliki zostaną połączone.

1.5.2. Dokument główny

Pracując zespołowo nad projektem, możemy zastosować do jego zorganizowania dokument główny. Dokument główny zawiera łącza do dokumentów podrzędnych, będących częściami większego projektu. Dzięki temu, pracując nad dokumentem, możemy z poziomu dokumentu głównego przechodzić do poszczególnych dokumentów podrzędnych (klikając odpowiednie łącza) lub edytować je jako osobne pliki. Każdy dokument podrzędny może być w danym momencie edytowany tylko przez jednego użytkownika. Drugim istotnym elementem usprawniającym pracę jest ujednolicenie formatowania we wszystkich dokumentach podrzędnych. Zachowujemy te same style oraz ustawienia strony, takie jak ich orientacja czy marginesy.

Pierwszą zalecaną czynnością jest utworzenie folderu, w którym przechowywane będą dokumenty stanowiące jeden projekt. Niech na przykład projekt dotyczy pierwszego etapu budowy domu – tak też nazwiemy folder. Otwieramy nowy, pusty dokument; w tytule dokumentu możemy wpisać tę samą treść. Tytuł dokumentu formatujemy stylem Nagłówek 1. Najczęściej w dokumencie głównym stosuje się wyższy poziom nagłówka, natomiast w dokumentach podrzędnych niższe poziomy. Następnie wprowadzamy treść dokumentu i zapisujemy go w utworzonym folderze (rys. 164).

Rysunek 164. Dokument główny

Przygotowujemy dokumenty podrzędne, pamiętając, aby również do nich wstawić tytuły (wprowadzimy tytuły identyczne z nazwami plików) i sformatować je stylem Nagłówek 2:

• zakres prac do wykonania.docx,

• potrzebni wykonawcy.docx,

• nadzór budowy.docx,

• logistyka budowy.docx.

Poniżej tytułów wprowadzamy treść dokumentów. Jeśli dokumenty są gotowe, możemy je włączyć do dokumentu głównego. Zmieniamy sposób wyświetlania tego dokumentu – na karcie Widok w grupie Widoki wybieramy Konspekt (rys. 165).

Rysunek 165. Dokument główny w widoku Konspekt

Po wyświetleniu dokumentu głównego, w widoku Konspekt pojawia się karta Tworzenie konspektu. Umieszczamy kursor w miejscu, w którym chcemy wstawić dokument podrzędny. Na Wstążce należy kliknąć przycisk Wstaw . Nie zawsze jednak jest on domyślnie wyświetlony. W takim wypadku najpierw klikamy Pokaż dokument, a następnie Wstaw. Wskazujemy pierwszy dokument podrzędny i zatwierdzamy go, klikając Otwórz (rys. 166).

Rysunek 166. Wstawianie dokumentów podrzędnych

Jeśli w wybranym pliku są te same style, które zastosowano w dokumencie głównym, wyświetli się pytanie, czy zmienić ich nazwę. Nie ma jednak takiej potrzeby, więc klikamy Nie. Wstawiamy do dokumentu pozostałe dokumenty podrzędne (rys. 167).

Rysunek 167. Widok dokumentu głównego wraz z dokumentami podrzędnymi

Po wstawieniu dokumentów podrzędnych, domyślnie wyświetlana jest cała ich treść. Można ją jednak ukryć, wybierając na Wstążce z sekcji Narzędzia tworzenia konspektu jeden z dostępnych poziomów (Poziom 1 oznacza dokument główny, kolejny poziom to dokument podrzędny) lub klikając najpierw dokument podrzędny, a następnie przycisk (rys. 168). Ponownie wyświetlamy treść, klikając . Możemy też dwukrotnie kliknąć przycisk , aby ukryć tekst, i ponowić operację, aby się pojawił.

Rysunek 168. Zwijanie treści dokumentu

Jeśli nie tworzyliśmy wcześniej dokumentów podrzędnych, możemy to zrobić również z poziomu dokumentu głównego. Ustawiamy kursor w odpowiednim miejscu dokumentu głównego i wybieramy odpowiedni poziom dokumentu – na przykład poziom 2. Na Wstążce w sekcji Dokument główny klikamy przycisk Utwórz. Pojawia się pole wyznaczające obszar nowego dokumentu. Wpisujemy w nim „Podsumowanie I etapu” (rys. 169). Zapisanie dokumentu głównego powoduje automatyczne zapisanie w tym samym folderze nowego pliku. Nazwa pliku zostaje utworzona na podstawie tytułu, czyli w tym przypadku to Podsumowanie I etapu.docx.

Rysunek 169. Utworzenie nowego dokumentu podrzędnego z poziomu dokumentu głównego

Aby usunąć dokument podrzędny z dokumentu głównego, klikamy ikonę wybranego dokumentu podrzędnego . Dokument zostaje zaznaczony. Następnie naciskamy klawisz Delete.

W widoku konspektu istnieje możliwość zmiany położenia poszczególnych akapitów. Załóżmy, że treść dokumentu logistyka budowy.docx powinna być powyżej treści dokumentu nadzór budowy.docx. Klikamy przycisk , aby zaznaczyć tytuł i treść dokumentu podrzędnego. Następnie, aby przenieść zaznaczony tekst wyżej, na karcie Tworzenie konspektu w grupie Narzędzia tworzenia konspektu klikamy przycisk ▲ (rys. 170). Oczywiście chcąc przenieść tekst niżej, trzeba skorzystać z przycisku ▼. W taki sam sposób można przesuwać wybrane akapity – jeśli dotyczy to jednego akapitu, ustawiamy w nim kursor. Jeśli kilku akapitów, należy je zaznaczyć.

Rysunek 170. Zmiana położenia wybranego fragmentu lub całego dokumentu podrzędnego

Podczas wstawiania dokumentów podrzędnych każdemu z nich został przypisany domyślnie poziom drugi. Jeśli wybierzemy wyświetlanie tylko poziomu pierwszego, wszystkie dokumenty podrzędne zostaną ukryte. Można jednak zmienić poziom wybranych dokumentów. Załóżmy, że oprócz słowa wstępu w dokumencie głównym chcemy też wyświetlać podsumowanie, czyli ostatni dokument podrzędny.

Ustawiamy kursor w obrębie tytułu ostatniego dokumentu. Na karcie Tworzenie konspektu w sekcji Narzędzia tworzenia konspektu rozwijamy listę poziomów i wybieramy z niej Poziom 1 (rys. 171).

Rysunek 171. Przypisywanie poziomu konspektu do wybranego dokumentu

Z obu stron listy poziomów dostępne są przyciski:

• podwyższenie wybranego poziomu do poziomu pierwszego,

• podwyższenie poziomu o jeden,

• obniżenie poziomu o jeden,

• obniżenie poziomu do tekstu podstawowego.

Zadanie 10

Otwórz dokument konspekt.docx i wykonaj następujące czynności:

1. Utwórz na pulpicie nowy folder o nazwie Zadanie i zapisz w nim dokument konspekt.docx.

2. W folderze Zadanie utwórz nowy pusty dokument MS Word 2013 i przekopiuj do niego zawartość pierwszej strony dokumentu konspekt.docx. Nowo utworzony dokument zapisz w bieżącej lokalizacji (folderze Zadanie) pod nazwą pamięci.docx.

3. Dokument pamięci.docx będzie dokumentem głównym, zatem sformatuj pierwszy wiersz tego dokumentu (pamięci flash) stylem Nagłówek 1. W dokumentach podrzędnych znajdą się informacje o poszczególnych typach pamięci flash.

4. Z zawartości pozostałych czterech stron dokumentu konspekt.docx utwórz w folderze Zadanie cztery osobne dokumenty. Każdy z tych dokumentów powinien zawierać treść jednej strony dokumentu konspekt.docx.

5. Sformatuj pierwszy wiersz każdego z tych dokumentów stylem Nagłówek 2. Zapisz cztery utworzone dokumenty pod takimi nazwami, jaka jest treść pierwszego wiersza (tytułu dokumentu).

6. Wyświetl dokument główny w widoku Konspekt i wstaw do niego kolejno cztery dokumenty podrzędne.

7. Zwiń dokumenty podrzędne do widoku hiperłączy.

8. Zapisz dokument główny wraz ze wstawionymi dokumentami podrzędnymi w folderze Zadanie pod nazwą Rodzaje pamięci flash.docx.

1.5.3. Ochrona

W programie MS Word 2013 można za pomocą haseł chronić dokumenty przed otwarciem lub zmodyfikowaniem przez inne osoby. Aby umożliwić wyświetlanie zawartości tylko wybranym osobom, należy zabezpieczyć cały dokument hasłem. W tym celu klikamy kartę Plik. Wyświetlone zostają Informacje, wśród których klikamy przycisk Ochrona dokumentu. Na rozwijalnej liście zaznaczamy opcję Szyfruj przy użyciu hasła (rys. 172).

Wyświetlone zostaje okno dialogowe Szyfrowanie dokumentu. Wprowadzamy w nim hasło i zatwierdzamy je, klikając OK (rys. 173).

Rysunek 172. Wybór sposobu ochrony dokumentu

Rysunek 173. Ustawianie hasła dla dokumentu

Ponownie trzeba podać hasło – ma to na celu sprawdzenie, czy obydwa wprowadzone ciągi znaków są takie same. Na karcie Plik przycisk Ochrona dokumentu jest od tej pory podświetlony na żółto, co sygnalizuje, że do dokumentu zostało dodane hasło zabezpieczające (rys. 174).

Rysunek 174. Żółty kolor podkreślenia przycisku Ochrona dokumentu, informujący o zabezpieczeniu dokumentu

Jeżeli zapiszemy i zamkniemy dokument, a następnie spróbujemy go ponownie otworzyć, zostaniemy poproszeni o podanie hasła (rys. 175). W przypadku gdy użytkownik nie zna hasła, zmuszony będzie wybrać przycisk Anuluj, co skutkuje przerwaniem procesu otwierania pliku.

Rysunek 175. Wpisywanie hasła otwierającego dokument

Jeżeli chcemy usunąć hasło, to musimy postępować dokładnie tak samo, jak podczas wprowadzania hasła. Różnica polega na tym, że w oknie Szyfrowanie dokumentu pozostawiamy pole Hasło nieuzupełnione (rys. 176).

Rysunek 176. Usuwanie hasła zabezpieczającego dokument przed otwarciem

Nie zawsze hasło ma zabezpieczać dokument przed otwarciem. Czasami, jak w przypadku omawianych wcześniej formularzy, chcemy dać użytkownikowi możliwość odczytu i ewentualnie wypełnienia określonych pól. Sprawdźmy, jak zabezpieczyć hasłem dokument, aby możliwy był tylko jego odczyt lub odczyt z możliwością dodawania do niego komentarzy.

Na karcie Plik ponownie klikamy Ochronę dokumentu i na rozwijalnej liście zaznaczamy Ograniczanie edytowania. Możemy również skorzystać z karty Recenzja, gdzie w grupie Ochrona klikamy przycisk Ogranicz edytowanie.

W prawej części okna pojawia się panel poznany już w rozdziale 1.4.2., dotyczącym formularzy. Zaznaczamy w nim drugi punkt i ustalamy, na jakie operacje zezwolimy użytkownikowi (por. rys. 107).

Po wybraniu właściwej opcji klikamy w dolnej części panelu przycisk Tak, zacznij wymuszanie ochrony. Spowoduje to wyświetlenie okna, w którym musimy wprowadzić hasło, a następnie powtórzyć je.

1.6. Końcowa obróbka dokumentu

1.6.1. Sekcje

W dokumentach tekstowych można stosować sekcje. Stanowią one podziały dokumentu na części. Zaletą takiego rozwiązania jest fakt, że w każdej sekcji można zastosować inny sposób formatowania, numeracji czy układu strony. Utworzenie sekcji w obrębie tej samej strony pozwoli na przykład część treści rozmieścić w jednej kolumnie, a pozostałą w kilku kolumnach.

Przyjrzyjmy się poszczególnym podziałom i sprawdźmy, czym się różnią. Najpierw jednak utwórzmy dowolny dokument. Możemy go wypełnić samym tekstem lub tekstem i obiektami graficznymi – podczas podziału na sekcje nie ma to znaczenia.

Umieszczamy kursor w miejscu, w którym chcemy uzyskać podział. Następnie na karcie Układ strony w grupie Ustawienia strony rozwijamy listę Znaki podziału. Lista podzielona jest na dwie części – w pierwszej znajdują się opcje podziału strony, w kolejnej – sekcji. Pierwsza opcja to Strona. Po jej wybraniu treść znajdująca się za kursorem zostaje przesunięta na początek następnej strony. Podział ten uzyskamy również za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl+Enter. Jeśli nie ma pewności, jaki typ podziału jest zastosowany w dokumencie i w którym dokładnie miejscu, włączamy wyświetlanie znaczników akapitu. W miejscu podziału pojawi się stosowna informacja (rys. 177).

Rysunek 177. Podział strony

Kolejny podział to Kolumny, wspomniany w rozdziale 1.1.4. Za pomocą tej opcji można przenosić wybrany fragment tekstu do następnej kolumny (rys. 178).

Rysunek 178. Podział na kolumny

Jeśli wybierzemy Zawijanie tekstu, zostanie on rozdzielony wokół pozostałych obiektów na stronie. Jest to szczególnie widoczne przy obiektach graficznych (rys. 179).

Rysunek 179. Zawijanie tekstu

Kolejne podziały dotyczą sekcji. Następna strona sprawia, że treść umieszczona za kursorem zostaje przeniesiona na nową stronę. Teoretycznie otrzymujemy efekt podobny do pierwszej opcji, czyli do Strony. Znak podziału będzie jednak wyglądał inaczej i oferował więcej możliwości podczas formatowania poszczególnych stron (rys. 180). Ten typ podziału przydaje się zwłaszcza do rozpoczynania nowych rozdziałów w dokumencie.

Rysunek 180. Następna strona

Wybór opcji Ciągły powoduje wstawienie podziału sekcji i rozpoczęcie nowej sekcji na tej samej stronie (rys. 181). Ten typ wydaje się szczególnie ważny, gdy trzeba zmienić formatowanie strony, na przykład liczbę kolumn.

Ostatnie dwie opcje: Strona parzysta lub Strona nieparzysta, umożliwiają wstawienie podziału sekcji i rozpoczęcie nowej sekcji odpowiednio na następnej parzystej lub nieparzystej stronie (rys. 182).

Rysunek 181. Podział ciągły

Rysunek 182. Podział na stronie parzystej

Aby usunąć podział sekcji, należy go zaznaczyć, a następnie nacisnąć klawisz Delete.

Załóżmy teraz, że mając utworzone sekcje, chcemy w jednej z nich wprowadzić na przykład inną orientację strony. Umieszczamy kursor w dowolnym miejscu wybranej sekcji. Następnie na karcie Układ strony i w grupie Ustawienia strony klikamy przycisk Orientacja. Zaznaczamy orientację inną niż domyślnie ustawiona w dokumencie – w tym wypadku będzie to orientacja pozioma (rys. 183).

Rysunek 183. Ustawienie różnej orientacji stron dla dwóch sekcji

Jeżeli chcemy, by tekst określonej sekcji nie był wyrównany do góry strony, jak jest to ustawione domyślnie, na karcie Układ strony klikamy strzałkę w prawym dolnym rogu grupy Ustawienia strony.

Wyświetlone zostaje okno Ustawienia strony, w którym znajdują się trzy zakładki pozwalające na zmianę właściwości strony. Wybieramy zakładkę Układ, a następnie rozwijamy listę Wyrównanie w pionie. Zaznaczamy na przykład opcję Wyśrodkowane i rozwijamy kolejną listę – Zastosuj do. W tym wypadku zmiana ma dotyczyć tylko bieżącej sekcji, zatem wybieramy Ta sekcja i zatwierdzamy ustawienia za pomocą przycisku OK (rys. 184).

Sprawdźmy jeszcze, jak wygląda zmiana marginesów dla wybranej sekcji. Jeśli nadal mamy włączone okno Ustawienia strony, klikamy zakładkę Marginesy. Podajemy szerokość marginesów i upewniamy się, że na liście Zastosuj do zaznaczona jest Ta sekcja. Zatwierdzamy ustawienia (rys. 185). Jeżeli okno jest zamknięte, na karcie Układ strony w grupie Ustawienia strony rozwijamy listę Marginesy i wybieramy z niej jedną z dostępnych szerokości (domyślnie zmiana nastąpi tylko w bieżącej sekcji) lub Marginesy niestandardowe, co spowoduje ponowne uruchomienie okna ustawień strony.

Rysunek 184. Zmiana ustawień wyrównania w pionie

Rysunek 185. Okno Ustawienia strony

1.6.2. Ustawienia dokumentu

W poprzednich rozdziałach pokazane zostało, jak do nagłówka lub stopki wstawić pola specjalne. Jeśli stosujemy ustawienia domyślne, nagłówki i stopki są jednakowe w całym dokumencie.

W tym dokumencie utworzymy różne nagłówki dla różnych sekcji. Klikamy dwukrotnie w obszarze nagłówka. Poniżej nagłówka pojawia się informacja, do jakiej sekcji należy nagłówek. Jeśli korzystano z podziałów Ciągły lub Kolumna, numery tych sekcji są pomijane. W nagłówku sekcji pierwszej wprowadzamy dowolny tytuł, na przykład „Wprowadzenie”. Tytuł automatycznie pojawia się w nagłówku następnej sekcji (rys. 186).

Po zmianie treści nagłówka w sekcji drugiej nowy tekst zostałby wprowadzony oczywiście również w sekcji pierwszej. Aby tak się nie stało, klikamy w nagłówku drugiej sekcji i otwieramy kartę Projektowanie. Na Wstążce widoczne są dwie karty noszące tę samą nazwę; korzystamy z tej wyświetlanej w ramach Narzędzi nagłówków i stopek. W grupie Nawigacja jest domyślnie zaznaczona opcja Połącz z poprzednim. Klikamy ją, aby przerwać połączenie. Następnie zmieniamy tekst nagłówka na „Rozdział 1” (rys. 187).

Rysunek 186. Ustawienie tego samego nagłówka dla całego dokumentu

Rysunek 187. Przerywanie połączenia między nagłówkami różnych sekcji

W taki sam sposób postępujemy z kolejnymi sekcjami. W obrębie każdej sekcji możemy dodatkowo ustawić inny nagłówek na pierwszej stronie sekcji, a inne na kolejnych stronach. Załóżmy, że każdy rozdział dokumentu jest pisany przez innego autora i chcemy to zaakcentować nagłówkiem. Edytując nagłówek wybranej sekcji, na karcie Projektowanie w grupie Opcje zaznaczamy Inne na pierwszej stronie, po czym wprowadzamy w nagłówku na pierwszej stronie sekcji treść: „Rozdział 1 – Jan Kowalski” (rys. 188).

Rysunek 188. Nagłówek na pierwszej stronie wybranej sekcji

Można również wstawić inne nagłówki i stopki na stronach parzystych i nieparzystych. Tym razem do stopki na stronach parzystych wstawimy numerację w formacie str. 1, natomiast na nieparzystych str. 1 z 1. Edytujemy stopkę, dwukrotnie klikając w jej obszarze. Na karcie Projektowanie w sekcji Opcje zaznaczamy pole wyboru Inne na stronach parzystych i nieparzystych. Następnie klikamy stopkę strony parzystej i nadal korzystając z tej samej karty, w grupie Nagłówek i stopka rozwijamy listę Numer strony. Wybieramy na niej odpowiednie położenie numeru (dół strony) oraz jego format. Powtarzamy operację w stopce strony nieparzystej. Możemy wyrównać akapity, na przykład na stronach parzystych do lewej, na nieparzystych – do prawej. Zauważmy, że również w przypadku stopki mamy możliwość przerwania połączenia z poprzednią sekcją. Jednak numeracja stron jest o tyle specyficzna, że nawet jeśli stopki poszczególnych sekcji nie będą ze sobą połączone, numeracja pozostanie ciągła (rys. 189).

Rysunek 189. Zastosowanie różnego formatu numeracji na stronach parzystych i nieparzystych

Aby usunąć nagłówek lub stopkę, na karcie Wstawianie w grupie Nagłówek i stopka klikamy przycisk Nagłówek lub Stopka. Na rozwijalnej liście wybieramy odpowiednio polecenie Usuń nagłówek lub Usuń stopkę. Nagłówki lub stopki zostaną usunięte z całego dokumentu lub wybranej sekcji.

W dokumentach często stosuje się znaki wodne. Mają one postać półprzezroczystego napisu lub rysunku i są umieszczane w tle strony, czyli pod jej główną zawartością. Jeśli pobieramy wzór dokumentu, pisma, rozliczenia itp. z internetu, na większości dokumentów taki znak zobaczymy.

Umieszczając znak wodny w dokumencie, należy pamiętać, że jeśli dokument nie jest podzielony na sekcje, znak wodny pojawi się na wszystkich stronach. Jednak w sytuacji gdy korzystamy z sekcji, zostanie on umieszczony w tej sekcji, w której aktualnie znajduje się kursor. Jeżeli wstawiając nagłówek lub stopkę, dodatkowo zaznaczyliśmy, że na pierwszej stronie lub na stronach parzystych i nieparzystych mają wyglądać inaczej, ustawienie to obejmie także znak wodny.

Aby wstawić znak wodny do dokumentu, należy na karcie Projektowanie kliknąć znajdujący się w grupie narzędzi Tło strony przycisk Znak wodny. Na liście można wybrać jeden ze standardowych znaków wodnych (rys. 190).

Rysunek 190. Wzorce znaków wodnych w programie MS Word 2013

Chcąc umieścić w dokumencie, na przykład, logo swojej firmy lub inny tekst, zaznaczamy na tej samej liście Niestandardowy znak wodny. Znakiem wodnym może być dowolny plik graficzny. Przy wstawianiu rysunku jako znaku wodnego zazwyczaj stosujemy opcję Rozmycie, która powoduje jego dodatkowe rozjaśnienie (rys. 191).

Rysunek 191. Wstawianie niestandardowego znaku wodnego: a) bez rozmycia, b) z rozmyciem

Znak wodny można usunąć, klikając kartę Projektowanie, a następnie w grupie narzędzi Tło strony przycisk Znak wodny. Na rozwijalnej liście wybieramy polecenie Usuń znak wodny.

Przykładowy test egzaminacyjny – MS Word 2013

1. Uruchom plik Karty.docx. W całym dokumencie zastosuj czcionkę Arial. Nie zmieniaj rozmiaru czcionki.

2. Wyśrodkuj tekst pierwszego akapitu na pierwszej stronie dokumentu. Ustaw odstępy między znakami dla tego tekstu na rozstrzelone co 3 punkty. Usuń efekt indeksu górnego dla litery R na początku tego akapitu.

3. Zmień odstępy przed pierwszym akapitem pierwszej strony i po nim. Odstęp przed akapitem powinien wynosić 12 punktów, natomiast odstęp po akapicie 18 punktów.

4. Usuń wprowadzony do dokumentu podział strony.

5. Zmień wygląd punktora dla obu list wypunktowanych na stronie pierwszej. Obrazem punktora powinna być grafika Humpback.jpg, dołączona do ćwiczeń.

6. Przeskaluj pierwszy rysunek na stronie pierwszej, tak aby miał 120% oryginalnej wysokości i szerokości. Zachowaj współczynnik proporcji.

7. Utwórz nowy styl akapitu o nazwie Tytuły, oparty na stylu Nagłówek 1. Krojem czcionki w akapitach objętych tym stylem powinien być Arial o rozmiarze 16 punktów. Dodatkowo akapity powinny być wyśrodkowane i numerowane cyframi rzymskimi. Zastosuj utworzony styl do akapitów z pogrubioną czcionką.

8. Na początku dokumentu wstaw spis treści w formacie Swobodny. W spisie treści powinny być widoczne numery stron, na których znajdują się akapity umieszczone w spisie. Jako znaki wiodące tabulacji wybierz kropki. W spisie treści powinny się znaleźć akapity objęte stylem Tytuły.

9. Do każdego rysunku w dokumencie dodaj podpis. Do podpisów zastosuj etykietę Ilustracja oraz numerację cyframi rzymskimi.

10. Na końcu dokumentu wstaw spis ilustracji. Zastosuj format Klasyczny.

11. Włącz podgląd ukrytych znaczników akapitu i sprawdź, jakie wyrazy zostały oznaczone jako hasła indeksu. Oznacz jako hasło indeksu tekst „MultiMedia Card”, znajdujący się w drugim akapicie na pierwszej stronie.

12. Na końcu dokumentu wstaw indeks haseł w formacie Klasyczny. We wstawionym indeksie haseł powinny być widoczne numery stron, na których znajdują się hasła.

13. Wstaw znak podziału strony przed akapitem „CompactFlash”, znajdującym się na drugiej stronie dokumentu.

14. Zaktualizuj spis treści, spis ilustracji oraz indeks.

15. Zarejestruj nowe makro o nazwie Układ, zmieniające orientację strony z pionowej na poziomą.

16. Przypisz do nowo utworzonego makra kombinację klawiszy Alt+K.

17. Otwórz plik Formularz testowy.docx.

18. W miejsce kropek pod polem wyboru formularza, w punkcie drugim, wstaw takie samo pole, a obok napisz „w mieście”.

19. Do listy rozwijalnej w punkcie trzecim dodaj opcję Hodowla zwierząt. W pomocy umieść tekst „Wybierz odpowiednią opcję z zakładki”. Zablokuj formularz.

20. Zapisz plik, w którym znajduje się formularz na pulpicie jako szablon dokumentu Word pod nazwą Ankieta.dotx. Zabezpiecz go przed otwarciem hasłem qwerty.

21. Otwórz plik Zaproszenie.docx. Wykonaj korespondencję seryjną, stosując jako dokument główny Zaproszenie.docx. Jako źródło danych wskaż plik Dane do korespondencji.docx.

22. W miejsce kropek w dokumencie głównym wstaw odpowiednie pola korespondencji seryjnej.

23. Wyedytuj listę adresatów. Wybierz do korespondencji osoby zamieszkałe w Krakowie oraz dodatkowo wszystkie osoby o imieniu Anna. Użyj odpowiedniego operatora filtra.

24. Scal dokument główny z listą adresatów i zapisz plik na pulpicie.