Zmiana użytkownika - za pomocą tej funkcjonalności jeden użytkownik może sprawnie się wylogować i otworzyć okno logowania dla innego użytkownika.

Import modelu księgowego firmy - polecenie to jest ściśle związane z poleceniem Eksport modelu księgowego. O tej funkcjonalności wspomniano podczas omawiania okna na rys. 37. Jest ona praktyczna i ważna. Pozwala przenosić między firmami np. plan kont, układy sprawozdań, definicje dokumentów czy rejestrów. Aby móc model księgowy importować, najpierw trzeba go wyeksportować z innego miejsca. Tę czynność wykonuje się za pomocą polecenia Eksport modelu księgowego. Kliknięcie tego polecenia uruchamia okno widoczne na rys. 40.

Rys. 40. Okno z danymi na potrzeby eksportu modelu księgowego firmy

W wyświetlonym oknie należy wpisać informacje, które scharakteryzują model księgowy zapisywany do pliku. W przykładzie jest widoczne wskazanie na branżę budowlaną oraz nazwę firmy, z której pobrano model. W ostatnim polu widnieje ścieżka zapisu pliku. Po naciśnięciu przycisku OK dane zostaną zapisane w pliku widocznym w ostatnim polu. W tym przykładzie występuje plik Budmex.xml i użytkownik zobaczy komunikat jak na rys. 41.

Rys. 41. Komunikat po prawidłowym wykonaniu eksportu modelu księgowego

W ten sposób można przechowywać modele księgowe różnych branż i firm. Z tej funkcjonalności bardzo chętnie korzystają biura rachunkowe, ponieważ w łatwy i szybki sposób mogą konfigurować zakładane w programie bazy nowych firm. Aby przeprowadzić sprawną konfigurację nowej bazy, należy skorzystać z polecenia Importuj model księgowy. Po wybraniu tego polecenia użytkownik ujrzy okno (rys. 42), w którym należy wskazać plik z modelem księgowym do importowania.

Rys. 42. Importowanie pliku modelu księgowego

Po zaznaczeniu pliku, w którym jest zapisany model księgowy, należy wprowadzić go do systemu za pomocą przycisku Otwórz. Okno, które zostanie wówczas wyświetlone, widoczne jest na rys. 43.

Należy zwrócić uwagę przede wszystkim na komunikat widoczny w dolnej części okna. Informuje on, że zanim zostanie zaimportowany model księgowy, należy wykonać kopię bezpieczeństwa bazy. Jest to ważny komunikat, ponieważ gdyby zdarzyło się coś nieprzewidzianego podczas procedury wczytywania konfiguracji, można odtworzyć dane sprzed wykonania tej operacji.

Oprócz modelu księgowego w tym pliku znajdują się także definicje dokumentów, rejestrów VAT oraz stawek VAT. Tę konfigurację można wczytać tylko w sytuacji, gdy nie rozpoczęto jeszcze ewidencji dokumentów do bazy. Niezależnie od rejestracji dokumentów można natomiast wczytywać układy sprawozdań. Dotyczy to sytuacji, gdy np. w programie został zdefiniowany rachunek wyników w układzie porównawczym, a w danej firmie potrzebny jest dodatkowo układ kalkulacyjny. W takiej sytuacji, aby nie definiować go ręcznie, można go przenieść z innej bazy za pomocą właśnie tej funkcjonalności.

Rys. 43. Model księgowy firmy - import

Po wykonaniu importu układów sprawozdań użytkownik powinien ujrzeć komunikat jak na rys. 44.

Rys. 44. Komunikat końcowy po imporcie

Pobierz z Repozytorium - za pomocą tego polecenia można łączyć się z modułem Repozytorium Dokumentów, który jest częścią Sage 50cloud. Jest to miejsce pobierania do modułu finansowo-księgowego dokumentów w formie elektronicznej z obszarów: handlowego (faktury sprzedaży i zakupu) oraz bankowego (wyciągi bankowe).

Import specjalny - to miejsce, w którym można również pobierać dane w formie elektronicznej, ale za pośrednictwem plików przez wykorzystanie zdefiniowanych szablonów.

Kopia bezpieczeństwa - już wcześniej wspomniane, bardzo ważne zagadnienie związane z zabezpieczeniem danych. W tym miejscu zostały umieszczone trzy polecenia dotyczące wykonywania archiwum danych: Kopia bezpieczeństwa, Odtwarzanie danych oraz Ustawienia kopii bezpieczeństwa.

Aby wykonać kopię bezpieczeństwa, wystarczy kliknąć na polecenie Kopia bezpieczeństwa. Po wykonaniu tej czynności zostanie wyświetlone okno, jak na rys. 45.

Rys. 45. Tworzenie kopii bezpieczeństwa

System automatycznie nadaje nazwę plikowi kopii, która składa się z nazwy firmy oraz daty sporządzenia kopii widocznej w pierwszym polu okna z rys. 45. Poniżej wskazane jest miejsce zapisu archiwum oraz informacja o tym, że użytkownik musi mieć uprawnienia do katalogu, w którym zapisywana jest kopia bezpieczeństwa. Po naciśnięciu przycisku Wykonaj dane zostaną zapisane i użytkownik zostanie o tym poinformowany (rys. 46).

Rys. 46. Komunikat po utworzeniu kopii bezpieczeństwa

Informację tę można zapisać do pliku PDF za pomocą przycisku, który znajduje się w prawym dolnym rogu.

Aby odtworzyć dane, czyli przywrócić stan danych z momentu zapisania ich kopii, należy skorzystać z polecenia Odtwarzanie danych widocznego na rys. 39, które otwiera okno widoczne na rys. 47.

Rys. 47. Okno odtwarzania kopii bezpieczeństwa

W oknie Odtwarzanie kopii bezpieczeństwa znajdują się informacje o tym, jakiej firmy dane mają być odtworzone, oraz o miejscu ich zapisania. Gdyby dane, które mają być odtworzone, były w innym miejscu niż widoczne w polu Kopia, można korzystając z przycisku Wybierz, wskazać inny plik lub inną lokalizację.

Ostatnie polecenie związane z archiwizowaniem danych obejmuje ustawienia kopii bezpieczeństwa (rys. 48). W tym miejscu użytkownik może włączyć przypominanie o wykonaniu kopii bezpieczeństwa, określić częstotliwość tej czynności oraz wskazać miejsce w sieci, w którym zapisywana jest kopia.

Ostatnie polecenia w grupie Firma to Koniec pracy z firmą oraz Koniec. Pierwsze polecenie służy do przełączania się między bazami różnych firm, głównie wykorzystywane w biurach rachunkowych, drugie natomiast kończy pracę z programem.

Rys. 48. Ustawienia kopii bezpieczeństwa

Następna grupa poleceń w górnym menu to Rok (rys. 49).

Rys. 49. Polecenia w grupie poleceń Rok

Prawie wszystkie widoczne tutaj polecenia zostały omówione w rozdziałach 16 i 18. W tym miejscu zostaną przedstawione tylko dwa ostatnie: Usuwanie roku oraz Długość roku.

Usuwanie roku - z tego polecenia prawdopodobnie użytkownik będzie korzystał bardzo rzadko lub wcale. Może być ono wykorzystane w sytuacji, gdy został założony nowy rok za wcześnie lub błędnie. Wskazane jest, aby usuwanie roku odbywało się, zanim zostały do niego wprowadzone jakiekolwiek dokumenty, ponieważ usunięcie roku spowoduje również usunięcie wszystkich danych w usuwanym roku, o czym mówi komunikat (rys. 52).

Rys. 50. Okno usuwania roku

Po wybraniu polecenia Usunięcie roku zostaje wyświetlone okno widoczne na rys. 50. Należy w nim zaznaczyć rok, który ma być usunięty. Trzeba przestrzegać dwóch zasad:

Po zaznaczeniu usuwanego roku należy nacisnąć przycisk na dole okna Usuń. W następstwie wykonania tej czynności zostanie wyświetlone okno, w którym trzeba wskazać użytkownika, który usuwa rok (rys. 51). Po wpisaniu loginu w polu Sygnatura użytkownika ponownie należy skorzystać z przycisku Usuń.

Rys. 51. Usuwanie roku

Następnie zostanie wyświetlony komunikat, o którym była już wcześniej mowa, ostrzegający o tym, że usunięcie roku usuwa wszystkie wprowadzone w nim dane.

Rys. 52. Komunikat przed usunięciem roku

W końcowym kroku usuwania roku pojawia się informacja, że rok został pomyślnie usunięty (rys. 53).

Rys. 53. Końcowy komunikat procedury usuwania roku

Drugie polecenie z grupy Rok umożliwia zmianę długości roku. Zdarza się, że już po założeniu w programie bazy danych rok obrachunkowy kończy się później, niż to zostało pierwotnie wprowadzone. Dzięki poleceniu Długość roku można ten rok wydłużyć. Wykonuje się to w oknie wywołanym poleceniem Długość roku (rys. 54).

Rys. 54. Zmiana długości roku

W tym oknie do edycji jest tylko pole Koniec roku, więc użytkownik może zmienić tylko datę końca roku. Ponadto należy wiedzieć, że taką zmianę można wykonać tylko w odniesieniu do ostatniego roku.

Następna grupa poleceń to grupa Funkcje (rys. 55). Przyglądając się tej grupie poleceń, można zauważyć, że jest to niemal dokładnie taka sama lista poleceń, jaką widać w bocznym panelu okna, po jego lewej stronie (na szarym tle). Wszystkie polecenia z zakładek lewego panelu są opisywane w trakcie prezentowania poszczególnych czynności w programie, dlatego w tym miejscu zostaną wyjaśnione tylko trzy z nich: Ewidencja EDP, Kontakty i Kalendarz.

Ewidencja EDP - to miejsce zarządzania danymi powiązanymi z deklaracjami podatkowymi. Rozwinięcie skrótu EDP oznacza ewidencję danych podatkowych. Funkcjonalność ta ściśle współpracuje z wieloma innymi działaniami w programie (opisano ją m.in. w rozdziale 15).

Kontakty - okno to jest powiązane z kartoteką kontrahentów i służy do rejestracji informacji o kontaktach osobowych dotyczących kon­trahentów.

Rys. 55. Grupa poleceń Funkcje

Kalendarz - miejsce rejestracji czynności planowanych, cyklicznych czy pilnych (rys. 56).

Rys. 56. Kalendarz rejestracji czynności

Okno Kalendarz jest obsługiwane intuicyjnie i nie wymaga specjalnych wyjaśnień. Warto z niego korzystać, ponieważ pozwala na porządkowanie działań.

Kolejną grupą poleceń jest grupa Administracja (rys. 57). Wszystkie polecenia z tej grupy zostały omówione w rozdziale 2.2.

Rys. 57. Grupa poleceń Administracja

Administracja to obszar funkcjonalności programu, w którym są wykonywane czynności związane z uprawnieniami użytkowników, hasłami czy licencjami.

Ostatnie grupy poleceń to Okno i Pomoc. W części Pomoc można znaleźć dokumentację związaną z korzystaniem z programu i archiwum wiadomości wysyłanych z firmy Sage do użytkowników. Natomiast w związku z poleceniem Okno warto wiedzieć, że podczas pracy z systemem Sage 50cloud jest otwieranych wiele okien, które nie zamykają się samo­czynnie.

Na rys. 58 przedstawiono menu z listą otwartych okien. Można tu przenosić się między oknami, klikając na odpowiednie okno. Okno, które jest "na wierzchu", zostało zaznaczone "ptaszkiem". Jeśli podczas pracy zostanie otwartych zbyt wiele okien, wówczas można je wszystkie szybko zamknąć poleceniem Zamknij wszystkie okna.

Rys. 58. Polecenie Okno i lista otwartych okien

2.2. Uprawnienia użytkowników

Program Sage 50cloud udostępnia pełną obsługę uprawnień użytkowników, co pozwala na odpowiednią kontrolę nad tym, jakie czynności mogą wykonywać poszczególni użytkownicy w systemie. Jest to ważne, ponieważ przydzielanie określonych uprawnień konkretnym osobom bezpośrednio przekłada się na jakość danych w systemie oraz ich bezpieczeństwo.

Zarządzanie uprawnieniami jest realizowane z grupy poleceń Administracja, gdzie administrator systemu może wykonywać następujące działania:

Zanim administrator zacznie dodawać nowych użytkowników, trzeba wcześniej przygotować zestawy uprawnień. Filozofia projektowania tych zestawów jest podyktowana tym, że łatwiej zarządza się zestawami uprawnień niż uprawnieniami przypisanymi do konkretnych osób. Aby zrozumieć sens takiego podejścia, trzeba przyjrzeć się zestawom utworzonym w programie, jako predefiniowane (rys. 59).

Po zainstalowaniu programu użytkownik ma do dyspozycji gotowe zestawy uprawnień dla modułu Finanse i Księgowość:

Pozostałe widoczne w oknie zestawy dotyczą uprawnień dla modułu Handel.

Okno zestawów uprawnień składa się dwóch paneli: lewego i prawego (rys. 59).

Rys. 59. Okno zestawów list praw

W lewym panelu znajduje się lista zestawów już zdefiniowanych w programie oraz tych, które utworzył użytkownik. Po zaznaczeniu zestawu uprawnień w prawym panelu wyświetlone zostaną szczegóły tego zestawu podzielone według zakładek dolnych:

Na rys. 59 został zaznaczony zestaw Główny księgowy - uprawnienia pełne. Na zakładce Właściwości zestawu praw są tylko jego nazwa i skrót. Istota zestawu znajduje się na zakładce Praw w zestawie. Jak widać, można bardzo precyzyjnie określać to, do czego ma dostęp dany zestaw uprawnień, m.in. można określić, jakie rodzaje dokumentów będą dostępne w danym zestawie. Włączenie określonego uprawnienia odbywa się przez postawienie znaczka w polu Przypisana.

Druga zakładka to Prawa do modułów w zestawie (rys. 60). Można tutaj udostępnić (lub nie) możliwość pracy w module Finanse i Księgowość lub Repozytorium, lub obu naraz, przez zaznaczenie lub odznaczenie pola w kolumnie Przypisana.

Rys. 60. Prawa do modułów w zestawie

Kolejna zakładka okna zestawu praw to prawa do słowników. Tutaj również można bardzo dokładnie wskazywać dostępy do określonych słowników oraz to, czy słownik można edytować, usuwać czy modyfikować jego elementy.

Rys. 61. Definiowanie dostępu do słowników

Ostatnia zakładka w zestawach uprawnień to Użytkownicy z nadanym zestawem praw (rys. 62). Jest tu prezentowana lista użytkowników oraz wskazanie przez znaczek w kolumnie Przypisany tych użytkowników, którzy są dołączeni do danego zestawu praw.

Rys. 62. Użytkownicy przypisani do danego zestawu praw

Tworzenie zestawów praw w kontekście stanowisk pracy w danym przedsiębiorstwie pozwala na elastyczne zarządzanie uprawnieniami. Dzięki zdefiniowanym zestawom można je łatwo przypinać do wskazanych użytkowników lub w łatwy sposób je zmieniać.

Gdy już zestawy zostaną opracowane na potrzeby danej firmy, wówczas trzeba wprowadzić do systemu użytkowników. Wykonuje się to w oknie Użytkownicy wywoływanego z menu Administracja (rys. 63).

Rys. 63. Zarządzanie użytkownikami

Zanim będzie można dodać nowego użytkownika, najpierw trzeba wprowadzić dane osoby, która będzie użytkownikiem. Wykonuje się to w oknie Osoby dostępnym w lewym panelu okna z zakładki Kartoteki (rys. 64). W oknie Osoby za pomocą przycisku Dodaj należy wprowadzić dane pracownika, takie jak: imię, nazwisko, kod. Kodem mogą być np. inicjały, które następnie można wykorzystać jako login użytkownika. W tym oknie można wprowadzić więcej danych takich jak adres czy zgody wymagane przez RODO.

Po wprowadzeniu wszystkich danych można wrócić do okna Użytkownicy i wprowadzić nowego użytkownika (rys. 65).

Aby dodać nowego użytkownika, należy za pomocą przycisku Dodaj, w oknie Użytkownicy rozpocząć procedurę wprowadzania danych o nowym użytkowniku (rys. 65). Skorzystanie z tego przycisku spowoduje edycję panelu z prawej strony okna, dzięki czemu można wpisać wszystkie potrzebne dane.

Rys. 64. Dodawanie osoby powiązanej z użytkownikiem

Rys. 65. Dodawanie nowego użytkownika

W polu Login należy wprowadzić ciąg znaków, który będzie identyfikował danego użytkownika, i - jak to zostało wcześniej zasugerowane - może to być kod osoby podany w kartotece Osoby. W polu poniżej oznaczonym nazwą Osoba, za pomocą przycisku po prawej stronie tego pola, należy otworzyć okno kartoteki Osoby i wskazać dane, które mają powiązać pracownika z użytkownikiem programu. Naciskając przycisk Użyj, to powiązanie jest uaktywniane. Po wykonaniu tych czynności za pomocą przycisku Zapisz (u góry prawego panelu) wprowadzone dane zostają zachowane.

Rys. 66. Okno definiowanie uprawnień dla użytkowników

W tym miejscu należy wyjaśnić dwa pojęcia. Podczas wprowadzania nowego użytkownika trzeba określić rodzaj logowania. Do wyboru są opcje: logowanie standardowe i logowanie zintegrowane. Logowanie zintegrowane jest oparte na użytkowniku Windows i oznacza, że zalogowanie do systemu Windows jednocześnie pozwala już bez dalszych identyfikacji zalogować się do programu Sage 50cloud. Logowanie standardowe natomiast jest sposobem wejścia do programu przez niezależny login i hasło. W przykładzie zostało przedstawione logowanie standardowe.

Po wprowadzeniu nowego użytkownika należy zdefiniować jego uprawnienia, czyli czynności, jakie będzie mógł wykonać w programie. Do wyboru są opcje: Zestawy praw dla użytkownika oraz Prawa efektywne. Jak już wspomniano, praktyczniejsze jest dołączanie zestawów uprawnień niż pojedynczych uprawnień. Zarządzanie zestawami pozwala na sprawne przypisywanie uprawnień do osób według stanowisk ich pracy. Określanie uprawnień według pojedynczych praw efektywnych jest czynnością mozolną i mało efektywną.

Rys. 67. Przypisanie użytkownika MCH do zestawu Główny księgowy - upraw. pełne

Po zaznaczeniu pola przy zestawie Główny księgowy - upraw. pełne (predefiniowane) użytkownikowi zostają udostępnione czynności, które widać na zakładce Prawa efektywne. Dostęp do wykonywania czynności wynikających z zestawu praw jest zaznaczony tutaj jako "kropka" w polu kolumny Dostęp, a dostęp wynikający z pojedynczego wskazania (poza zestawem) jest zaznaczony "ptaszkiem" (rys. 68).

Rys. 68. Oznaczenie dostępu do możliwości wykonywania określonych czynności dla użytkownika MCH

2.3. Parametryzacja programu

W tej części książki zostanie zaprezentowany fragment parametryzacji programu, a pozostałe ustawienia będą wyjaśniane sukcesywnie w dalszej części w kontekście prezentowanych operacji gospodarczych. Należy podkreślić, że od czasu gdy organy skarbowe wprowadzają pełną elektroniczną wymianę danych z podatnikami, prawidłowa konfiguracja programu jest bardzo ważna, aby dane przekazywane bezpośrednio z programu, takie jak JPK czy e-deklaracje, były poprawne.

Definiowanie parametrów pracy, jakie może wykonać księgowy bez wsparcia informatyka, jest dostępne w oknie Ustawienia ? Parametry stałe (rys. 69). W tym miejscu zostaną omówione niektóre z parametrów, a pozostałe zostaną wyjaśnione w powiązaniu z funkcjonalnościami takimi jak deklaracje VAT czy ulga na złe długi.

Należy również zwrócić uwagę na to, że domyślnie ustawione parametry są oparte na aktualnie obowiązujących przepisach i stosowanych przez większość podatników.

Rys. 69. Parametry stałe

Jako pierwsze zostanie omówione okno Naliczanie odsetek (rys. 70). Warto zwrócić uwagę na pole Podpowiadany termin płatności. Wstawiona jest wartość 14, ponieważ jest to najczęściej podawany termin płatności na fakturach. W efekcie takiego ustawienia, podczas wprowadzania faktur w terminie zapłaty zawsze będzie podawana data dokumentu plus 14 dni. Jeśli w danej firmie częściej występuje inny termin płatności (7, 21 dni), wówczas można to tutaj skorygować.

Rys. 70. Naliczanie odsetek

Parametry i ustawienia, które są zdefiniowane, odpowiadają aktualnie obowiązującym przepisom. I tak, zgodnie z kodeksem cywilnym art. 481 § 2 odsetki ustawowe wynoszą obecnie 7%, tak też jest podane w prezentowanej tabeli. Jeśli dane te zostaną zmienione, wówczas użytkownik powinien w tym oknie przyciskiem Dodaj wprowadzić aktualną stawkę z datą rozpoczęcia jej obowiązywania. Warto wiedzieć, że bieżące instalowanie uaktualnień programu również aktualizuje parametry związane ze zmieniającymi się przepisami.

Kolejnym oknem z parametrami jest okno Konta specjalne (rys. 71).

Konta specjalne to konta biorące udział w automatach księgujących.

Podczas automatycznego generowania planu kont zostaje m.in. założone konto 755 - Różnice kursowe. Konto to zostało wyodrębnione jako osobne konto syntetyczne, ponieważ ma ono szczególne znaczenie w wyliczaniu różnic kursowych oraz prawidłowym prezentowaniu ich w rachunku zysków i strat. Na przykład można do tego konta dodać analitykę:

ale nie można dodatnich i ujemnych różnic kursowych rozdzielać na dwa różne konta syntetyczne. Wynika to z tego, że zgodnie z Ustawą o rachunkowości art. 42 ust. 3 w rachunku wyników przedstawiana jest nadwyżka różnic kursowych dodatnich nad ujemnymi w przychodach lub ujemnych nad dodatnimi w kosztach.

Aby rachunek zysków i strat mógł być wygenerowany prawidłowo, dla różnic kursowych musi być przeznaczone jedno konto w celu jednoznacznej oceny salda tego konta.

Rys. 71. Konta specjalne

Pozostałe konta wskazane w tym oknie to konta 860 i 490. Oba te konta również uczestniczą w automatycznych księgowaniach, dlatego muszą być wprost zadeklarowane w tym miejscu, aby automaty działały prawidłowo.

Kolejne miejsce konfiguracji, które można wstępnie omówić, to okno definiowania księgowań równoległych oraz dokumentów, na których będą księgowane różnice kursowe i kompensaty.

Rys. 72. Okno konfiguracji księgowań

Na rys. 72, w górnej części okna zostały włączone automatyczne księgowania równoległe, które polegają na tym, że po zaksięgowaniu operacji na konto zespołu "4" księgowanie równolegle włącza się automatycznie, gdzie po stronie Ma wpisywane jest konto 490 - rozliczenie kosztów. W tym oknie można również ustawić, by księgowanie równoległe zbierało kwoty z księgowań na kontach "4" w zbiorczy dekret lub by księgowanie równoległe było prezentowane oddzielnie pod każdym księgowaniem na konto kosztów rodzajowych.

Ponadto w oknie Księgowania można wskazać, jaki rodzaj dokumentu będzie wykorzystany do automatycznych księgowań różnic kursowych oraz kompensat. Dobrą praktyką jest przygotowanie odrębnych rodzajów dokumentów dla tych operacji. Zagadnienie to zostało omówione w rozdziale 4.1.

Ostatnie okno parametrów, które warto omówić, to określenie przez użytkownika tego, czy w dokumencie mają być odrębne opisy dla księgowań kwot Wn i Ma, czy wspólne dla obu stron (rys. 73). Jako domyślne ustawiono, aby opisy dla księgowań były wspólne - Skrócona postać opisów pozycji. Użytkownik może to zmienić przez zaznaczenie pozycji: Pełne opisy na dokumencie. Warto wiedzieć, że nawet gdy w parametrach będą ustawione skrócone opisy dla zapisów, to użytkownik może wprowadzać różne opisy dla stron Wn i Ma księgowania, korzystając z kombinacji klawiszy Ctrl+F5. Opcja ta została opisana w rozdziale 10.

Rys. 73. Definiowanie opisów pozycji na dokumentach